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Sodexo identifica dónde se producen las ineficiencias en gastos de empresa

El gasto anual por empleado cuyas funciones implican gastos profesionales se eleva a 4.000 euros

 
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10/10/2017 Sodexo ha revelado que la falta de política de gastos profesionales y la no recuperación del IVA son los dos
caballos de batalla de la gestión de gastos de las empresas, al tiempo que ha enumerado en seis las grandes prácticas que suelen ser las responsables de parte de estas
ineficiencias en los gastos profesionales.

Sodexo Beneficios e Incentivos (BI) ha identificado las dos grandes áreas en las que se producen las principales ineficiencias en la gestión de los gastos de empresa y que causan importantes pérdidas de dinero a las organizaciones. “Se trata de la ausencia de políticas de gastos estructuradas y de la no recuperación del IVA de la mayoría de los pequeños gastos, dos aspectos que las empresas pueden solventar mediante una gestión más eficiente”, expone Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo BI.

En cuanto a las cuestiones relacionadas con la política de gastos, según un estudio propio realizado entre 2.000 empleados de empresas españolas, el 14% de los empleados no conoce la política de gastos de sus empresas, mientras que 1 de cada 5 menciona que sus gastos han sido cuestionados por un superior e incluso no se los han validado, cifras envueltas en un contexto en el que se comprueba que el 20% de los gastos no respeta las políticas internas.

En el día a día aparecen seis grandes prácticas que conllevan confusión en esta área, como es la falta de justificante o los datos concretos del gasto; superar el importe de gasto autorizado; realizar comidas de empresas desproporcionadas por cantidad o por coste; usar el móvil de empresa para fines personales; utilizar gasolina fuera del ámbito profesional y tener un kilometraje que no se corresponde con el real.

Los desvíos, aunque difíciles de cuantificar, suponen a las organizaciones un volumen a tener en cuenta, considerando que el 39 % de los empleados incurren mensualmente en gastos profesionales y que el gasto de empresa por empleado se eleva a 4.000 euros anuales. Detrás de estas realidades muy a menudo está el desconocimiento, mientras que en otras se puede hablar de
relajamiento con las normas, que a veces se desconocen. De hecho, este control supone muchas veces un procedimiento tedioso y poco eficiente si se considera que el 76 % del control de los gastos se realiza a posteriori y manualmente.

A estos desvíos involuntarios o voluntarios hay que sumar pérdidas de más de 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurantes, taxis y aparcamientos. En esta línea, el gasto medio anual de un empleado genera un IVA en torno a los 200 euros entre restaurantes, aparcamientos y taxis, que mínimamente se recupera ante la dificultad para conseguir facturas.

La situación conlleva que la insatisfacción de los directivos financieros españoles con la gestión de gastos se eleve hasta un 65,4%, frente al 57% de los europeos, según la investigación realizada por Numsight para Sodexo entre altos directivos con responsabilidad en finanzas de 522 grandes empresas con más de 500 empleados. La insatisfacción de las pymes, también analizada, solo es un punto inferior, con un 64 %, frente a las grandes.

Toda política de gastos ha de implementar un control de desvíos a priori y posteriori

“Precisamente la labor de investigación confirmó de manera cuantitativa hasta dónde el descontrol, y por tanto la ineficacia e insatisfacción, alcanzaba a los departamentos financieros en España y en Europa”, explica Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo Beneficios e Incentivos.

Asimismo la experta añade que fruto de esta labor fue la creación de la Tarjeta Business Pass y de la app Sodexo ES, servicios que "facilitan la vida de los departamentos financieros incluyendo el control previo y la recuperación automática del IVA, así como la de los empleados que pueden gestionar desde el móvil todos los servicios de su tarjeta".

"Muy en síntesis -explica Martín- con la tarjeta se parametriza el perfil de cada persona, especificando cuándo, dónde y cómo utilizarla, que el interesado puede ver y gestionar a través de su app en el móvil". Por ejemplo, “restaurantes de lunes a viernes, entre las dos y las cinco, por un importe máximo de 22 euros”.

Pero esta solución es incompleta si la organización no crea una política de gastos profesionales resultado de las necesidades de la empresa y sustentada en la realidad de cada colectivo según las actividades que realiza. Paralelamente, toda política de gastos ha de implementar un control de desvíos a priori y posteriori, algo que hoy a través de la correcta integración de sistemas de gestión de gastos es más fácil y elimina el descontrol y el tiempo que en el pasado requería y que tantas veces no era posible”, concluye Miriam Martín.

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