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25/10/2017 Planificar de un modo óptimo la jornada de trabajo con el fin de mejorar la productividad, es algo que, a priori, parece sencillo y fácil de poner en práctica. Sin embargo, tal y como se destaca desde la startup Woffu, son muchos los empleados que repiten de forma constante una serie de errores que les hacen ser menos eficaces.

Los españoles malgastan un 30% del tiempo en su trabajo, según se desprende de un estudio de Steelcase. Sin embargo, muchos empleados no son conscientes de esa falta de buena gestión del tiempo y cometen una serie de errores que les lleva a ser menos eficaces. En este sentido Woffu ha identificado y analizado los más comunes.

1. Mala gestión del correo electrónico. Un estudio de la Carleton University en Canadá concluye que los empleados pasan un tercio de su tiempo en la oficina leyendo y respondiendo e-mails, con la consecuente carga de trabajo y generación de estrés. Por ello, desde la startup recomiendan establecer pautas de selección que mejoren la eficiencia en el tiempo que se le dedica a discriminar entre correos, es decir, a identificar cuáles requieren de respuesta y cuáles sólo lectura, así como crear reglas en los gestores de correo que permitan filtrar los mensajes relevantes y su prioridad.
   
   
2. Comunicación ininterrumpida. Al tener el correo abierto, se opta por responder de forma constante a cada correo que entra. “Muchas veces es conveniente cerrar el programa , para concentrarse en la tarea que se esté llevando a cabo", afirman desde Woffu. "El método Pomodoro, desarrollado por Francesco Cirillo, que propone ciclos de máxima concentración de 25 minutos, puede ser una manera de concentrarse evitando todo tipo de distracciones", añaden.
   
   
3. Reuniones innecesarias. Una buena práctica para evitarlas consiste en determinar el objetivo de la reunión, el tiempo máximo dedicado y el rol de cada persona, antes de convocarla. "Habrá personas que tendrán que informar, unas tendrán que ser informadas y otras tendrán que debatir y construir con el resto una solución o una propuesta", explica Woffu.
   
   
4. Trabajo sin descando. Una pausa a tiempo, en un momento de sobrecarga, puede generar en un corto plazo una mayor productividad. En muchas ocasiones, se dan situaciones en el trabajo en las que el trabajador se ofusca y no encuentra la solución. Pararse, salir, “airearse”, es vital para volver totalmente renovado y reanudar el trabajo de una forma eficaz.
   
   
5. Herramientas inadecuadas para cada actividad. La tecnología nos permite usar herramientas hechas a medida prácticamente para cada necesidad del día a día en el trabajo. Saber seleccionar las mejores soluciones para ahorrar tiempo de los empleados es crítico. Software de chat corporativo, vídeo llamadas, gestión de tareas, coordinación de proyectos… "Prácticamente hay un software a medida para cada utilidad, y todos ellos buscan la eficiencia y el ahorro de tiempo para sus usuarios", concluyen desde Woffu.

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