Cómo aumentar la productividad de tus reuniones

Infojobs ha publicado un artículo en que revela la realidad en muchas empresas: reuniones que se alargan consumiendo tiempo, recursos y energías de los profesionales que acuden a ellas diariamente. En este sentido, el portal de empleo ha dado a conocer las cinco prácticas a llevar a cabo, si lo que se busca es impedir el alargamiento del tiempo de reunión y la inefectividad que eso conlleva. Asimismo, ha aportado una serie de consejos que permiten replanificar la organización y formas de comunicación que se dan en ellas.

1. Un líder por cada reunión. Asignar un responsable genera una mejor distribución de temas y turnos de preguntas. También conlleva una elección precisa de los temas importantes a tratar, siempre y cuando esa persona sea especializada en el tema. Asimismo, será el encargado de citar, dirigir la reunión y enviar la documentación o resumen final sobre las decisiones tomadas a cada uno de los miembros.
2. Evitar la masificación en las reuniones. Concretar el personal supone convocar a aquellas personas que realmente tienen algo que aportar al tema o proyecto a tratar. Hay que asegurarse de que no asisten personas que, aunque están implicadas en el asunto, su tarea no conlleva la compresión de los objetivos, o que éstos pueden ser comunicador por el líder directo de su equipo.
3. Ser previsores. Hay que comprobar que todo el equipo funciona a la perfección a fin de evitar retrasos innecesarios.
4. Marcar un objetivo. Se debe saber qué es lo que se va transmitir para pensar, después, en el cómo se hará. El mensaje perderá proyección, por muy bien explicado y debatido que esté, si no se sabe a dónde se quiere llegar con él. Asimismo, no se podrán tomar decisiones concretas porque no se entenderá cuál es la meta marcada.
5. Evitar alargar los tiempos. Si una reunión ha sido especialmente corta no tiene porqué significar que no ha sido efectiva o que no se han concretado todos los temas. De nuevo, la concisión impide que los participantes divaguen sobre temas que poco o nada tienen que ver con el asunto de la reunión. Asimismo, hay que impulsar la comunicación y sinceridad en los encuentros, dado que eso evitará errores en la comprensión del mensaje y problemas de compromiso de los empleados y asistentes con el proyecto pero siempre evitando que las conversaciones personales invadan los discursos.