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TRIBUNA
junio 2017

Portal del empleado: siempre cerca y accesible

Carles Castilla,
director general de Grupo Castilla

 
Carles CastillaSi un día nos encontráramos por la calle y te preguntara cómo ves a tu empresa dentro de diez años, reconozco que no sé exactamente qué me responderías. Quizá me hablarías de unas cuentas de resultados más abultadas, de una plantilla más numerosa o de nuevas sedes inauguradas fuera de España, no lo sé. Lo que sí tengo claro es que, aspires a lo que aspires, no querrías verla hecha añicos por la competencia. Por desgracia, si no te pones las pilas y buscas soluciones digitales capaces de satisfacer tus necesidades y las de tus empleados, puede pasar. ¿Crees que exagero? No solo lo digo yo: varios expertos aseguran que la digitalización es hoy una cuestión de vida o muerte.
La consultora especializada en TIC Setesca asegura en un estudio que “el 25% de las organizaciones tradicionales podría desaparecer en los próximos años si no lleva a cabo un proceso de transformación digital adaptado a las necesidades del momento”. Y créeme: esas necesidades van más allá de subir tus archivos a la nube.

La transformación digital en la que todos deberíamos estar ya sumidos, de hecho, es algo más que una cuestión tecnológica: supone un cambio radical en nuestra manera de trabajar y también en la forma de comunicarnos entre nosotros. No solo con los clientes, sino también con los empleados. Sobre todo con los empleados.

Estoy convencido de que, como cualquier cambio estructural que se precie, la digitalización debe empezar por las personas. Por eso los portales del empleado son tan importantes. Estas soluciones, que buscan una comunicación efectiva y muchas veces en tiempo real, son una entrada abierta a todas las personas que trabajan en una organización, independientemente de su localización geográfica. Funcionan como una especie de red social corporativa y son capaces de crear relaciones modernas, abiertas y accesibles entre los proyectos, los departamentos y las distintas estructuras de la compañía. ¿Acaso no es la buena comunicación lo que garantiza una sostenibilidad a largo plazo?


¿Qué ventajas te ofrecen los portales del empleado?

La consultora independiente Penteo acaba de publicar un estudio en el que describe estas herramientas como “una palanca de cambio e innovación” que ayudan a “potenciar el engagement de los empleados y el conocimiento colectivo”. Pero conseguir un mayor grado de compromiso de los trabajadores no es su única ventaja: un portal del empleado también acelera la velocidad de circulación de la información, reduciendo los tiempos de espera y evitando la duplicidad de tareas. Además, la mejora de la comunicación interna repercute también en un menor uso del correo electrónico y en una importante reducción del número de reuniones, que según los últimos estudios nos roban una cuarta parte de nuestra jornada laboral. Increíble, ¿verdad?

Como puedes ver, con estas soluciones la productividad de los trabajadores aumenta de manera considerable, sobre todo la del equipo de RRHH, que puede olvidarse de la burocracia para ocuparse de otros asuntos más importantes: las decisiones estratégicas que afectan a toda la compañía y el talento de los empleados. Ellos también se benefician: pueden acceder en cualquier momento y lugar a los recibos de las nóminas, a los certificados de retenciones o a cualquier otro documento personal que, sin estas redes, tendrían que solicitar presencialmente o a través de un correo electrónico. Grandes ventajas que ahorran tiempo y dinero, y que gracias a algunas empresas pioneras del sector de los RRHH ya se pueden disfrutar directamente en tu Smartphone.

¿Quieres resultados probados? La investigación de Penteo
de la que hablaba más arriba te los da: las empresas que ya han apostado por el portal del empleado reconocen que ha habido un antes y un después desde su implantación. Entre otras cosas, han notado una mejora en la satisfacción de los empleados, mayor eficiencia, optimización de proyectos y unificación de la imagen comercial de la marca ante clientes de todas las regiones. En entidades del sector bancario, además, gracias a esta tecnología más del 80% de la plantilla está involucrada en innovación interna. ¿Cómo puede ser?, te preguntarás. ¡Fácil! Según el estudio, este tipo de soluciones “preservan y crean conocimiento, mejorando de manera exponencial la utilidad de la información y creando una nueva inteligencia combinada, gracias a los trabajadores, para solucionar ágilmente los problemas e impulsar la innovación”.

En definitiva, son soluciones que eliminan barreras físicas, temporales y también jerárquicas, ya que una comunicación lineal fomenta el sentimiento de pertenencia a un grupo y nos convierten a todos los empleados –directivos o no– en personas más cercanas y accesibles.
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