Campus Pelayo: la evolución de la formación hacia un ecosistema de desarrollo flexible y atractivo

¿Cómo se concibe la formación en Pelayo?

Alicia Alameda, responsable de Talento y Desarrollo en Pelayo (A.A.): Entendemos la formación como un acompañamiento continuado a lo largo de toda la vida de la plantilla. Es un proceso constante que estructuramos en tres grandes grupos de necesidades. Primero, las generales, que incluyen toda la formación normativa obligatoria, los reciclajes y las renovaciones anuales que exige nuestro sector. 

Segundo, las específicas por dirección. Para cubrirlas, mantenemos reuniones de detección de necesidades con cada área, lo que da lugar a formaciones evolutivas, de desarrollo y de adaptación al negocio.

Y, en tercer lugar, las necesidades personales. Aquí queremos ofrecer un catálogo transversal en el que cada persona pueda buscar proactivamente los contenidos que le apetezcan, necesite o quiera realizar en ese momento.

¿Qué objetivos estratégicos querían alcanzar con la nueva solución de formación?

A.A.: Buscábamos una solución que nos permitiese gestionar y desarrollar el talento de nuestros equipos, no solo desde la perspectiva de la formación tradicional, sino que permitiese trazar diferentes vías para el desarrollo de la plantilla.

Pilar Villar, técnico de Formación en Pelayo (P.V.): Queríamos que cuando el empleado entrara, la plataforma le invitara a navegar. Además, que fuera muy flexible, que pudiera adaptarse a la evolución de la propia compañía y a las necesidades que pudiéramos tener a futuro.

Patricia Campos, Learning Solutions consultant en Actua (P.C.): El equipo de Talento de Pelayo es muy creativo, con muchas ganas de trabajar, pero la plataforma anterior lo limitaba. Uno de los puntos clave del proyecto fue poder integrar su ERP, su sistema de RRHH, con la nueva plataforma Totara. Esto les ha agilizado enormemente la gestión: las altas de usuarios, las bajas, poder cargar información de perfil como la posición o el departamento... todo este flujo de automatizaciones les ha permitido dedicarse a tareas de más valor.

¿Por qué escogieron como partner a Actua?

A.A.: Totara encajaba con nuestra búsqueda dual de formación y desempeño, pero lo que marcó la diferencia fue su enfoque. No nos vendieron el producto directamente, sino que quisieron conocernos primero para ver cómo adaptar la herramienta a nuestras necesidades reales.

En este diagnóstico en profundidad, ¿qué aspectos clave se analizaron?

A.A.: Analizaron cuál era nuestro modelo de negocio y la estrategia de formación que teníamos. Quisieron reunirse con distintas personas clave para conocer su percepción directa. Profundizamos mucho en los perfiles y roles que tenían que desempeñar los usuarios en la plataforma, las estrategias de adhesión a implementar para conseguir la mayor vinculación del usuario y, un tema que para nosotras era crítico, las métricas.

P.V.: Sí, el producto anterior se nos había quedado muy pequeño en este aspecto. Necesitábamos una herramienta con multitud de informes que nos permitiera hacer estudios sobre qué está pasando con la formación y, fundamentalmente, poder presentar resultados a la dirección. Totara encajaba perfectamente en esto.

¿Qué recomendaciones fueron especialmente relevantes para tomar la decisión sobre Totara?

A.A.: Una recomendación clave de Actua fue la de ir poco a poco. Nos explicaron que era necesario que la organización se acostumbrase a la nueva solución y se generase una cultura de aprendizaje diferente, y que este proceso debía ser paulatino.

¿Hubo algún punto clave en la implementación?

A.A.: Quizá la migración de datos. Migramos todo el expediente de la formación finalizada de la plataforma anterior. En un sector tan regulado como el nuestro, la trazabilidad de la formación es fundamental. Además, trabajamos muy de la mano con la representación sindical en las Comisiones de Formación, por lo que nos importaba mucho mantener esa continuidad en la información. No queríamos que los usuarios lo percibieran como una ruptura, sino como una evolución natural.

¿Cómo fue para Actua esa implementación?

P.C.: Nos sentamos con el cliente y, mediante varias dinámicas, analizamos sus “dolores” actuales y sus “ideales”, es decir, dónde les gustaría estar. Con todo esto, extrajimos insights, detectamos oportunidades y, junto a ellos, priorizamos y “cosechamos” lo que sería el MVP (Producto Mínimo Viable). Ese MVP se convirtió en nuestra brújula. Ahora mismo estamos en el “Horizonte 1” del proyecto y ya tenemos definido un “Horizonte 2”.

P.V.: Nos ayudaron mucho, lo hicieron muy fácil y estructurado, y la experiencia de trabajo conjunto fue muy ágil y agradable.

¿Qué papel jugó el equipo interno de Talento y Desarrollo?

A.A.: Nuestra participación fue total, quisimos estar ahí desde el primer momento. Nuestro objetivo era conocer la herramienta a fondo para ser autónomas desde el principio. Queríamos que Actua, además de ayudarnos y asesorarnos, nos diera el conocimiento para que, tras la fase de lanzamiento e implementación, nosotras pudiéramos seguir trabajando y desarrollando cosas solas.

Además, como nos importaba mucho que el proceso de cambio y migración fuese lo más breve y sencillo posible para nuestra plantilla, pusimos mucha atención en el cumplimiento de plazos.

¿Qué contenidos y funcionalidades pueden encontrar sus profesionales en Campus Pelayo?

A.A.: “Campus Pelayo” gestiona toda la formación: online, virtual en directo y física (o en el aula). Además, queremos evolucionarlo a otros espacios como comunidades de aprendizaje o espacios colaborativos.

En cuanto a las novedades, una de las mayores diferencias, y que es clave para nuestro modelo de liderazgo, es que ahora los managers tienen capacidad de visualizar en qué está formándose su equipo. Dar esta visibilidad al responsable es fundamental para que puedan impulsar el desarrollo de sus equipos.

Respecto a los contenidos, la experiencia es totalmente diferente. Antes el catálogo estaba desmembrado; ahora tenemos un catálogo integrado y único, agrupado por temáticas. La búsqueda es mucho más lógica. Hemos incorporado también recursos y playlists que antes no teníamos. Campus Pelayo es ahora una ayuda más allá del aprendizaje. Por ejemplo, hemos incorporado todos los recursos de marca, imágenes corporativas, procedimientos, plantillas… Nos dimos cuenta de que la plataforma no solo debía servir para formarse, sino para capacitar al empleado para hacer cosas.

Sergio Villa, Learning Solutions consultant de Actua (S.V.): Desde Actua, trabajamos a dos bandas. Primero, en la centralización, integrando su catálogo de GoodHabitz, que antes estaba desconectado. Segundo, abordamos su contenido interno sobre el que hicimos un análisis tecnopedagógico de sus formaciones. Detectamos puntos fuertes y les propusimos nuevas metodologías o incluso matices concretos que contribuyeron a potenciar el impacto.

Pilar Villar, Alicia Alameda, Patricia Campos y Sergio Villa.

¿Cómo han planteado los itinerarios formativos y el look&feel para optimizar la adherencia?

A.A.: El look&feel es mucho más atractivo, que era uno de los objetivos. Pero la clave de la accesibilidad y la adherencia está en la simplicidad de la búsqueda. Antes, los empleados tenían que pensar qué formación querían hacer, luego pensar dónde podía estar ubicado ese contenido y después buscarlo. Ahora, todo está en el mismo catálogo y simplemente tienen que usar los filtros. 

P.V.: La plataforma permite incluir diferentes categorías dentro del catálogo que hacen la localización de contenidos mucho más fácil. Pueden buscar por temáticas, como bienestar o desarrollo de negocio, o filtrar por duración, por ejemplo, cursos de una hora o de más de una hora.

S.V.: Trabajamos directamente con su equipo de Marketing para adaptar su libro de estilo. El objetivo era que el entorno fuese “lo más Pelayo posible”. Además, esta personalización es también funcional. En el análisis, definimos junto a su equipo de Talento y Desarrollo qué era lo primero que debía ver un usuario al entrar. Diseñamos un dashboard que pone a disposición del empleado lo que es crítico y
fácil de encontrar, para ayudarle en todo el ciclo: empezar, continuar y finalizar su formación.

P.C.: Para facilitar esa primera entrada, también creamos tours de usuario, para que todo fuese muy guiado, muy sencillo, y que realmente invitase al empleado a formarse, que era justo lo que no estaba pasando antes.

¿Han notado cambios en la participación o en la satisfacción de los profesionales desde la implementación? ¿Hay un mayor engagement?

A.A.: Sí, rotundamente. Comparando los datos, hemos visto que se ha incrementado la realización de estos cursos entre un 40 % y un 45 %. En cuanto a la satisfacción, nos lo están agradeciendo muchísimo y está teniendo un impacto importante.

P.V.: El menú de responsables, por ejemplo, lo ven fundamental. Todas las novedades, como la búsqueda simple o las playlists de recursos, las ven muy prácticas y funcionales.

Hablando de la comunicación, ¿cómo han trasladado este cambio a la plantilla?

A.A.: Hicimos una campaña de lanzamiento. Empezamos con una precampaña de intriga (“algo se mueve”, “algo está cambiando”, “permanece atento a tu pantalla”). Cuando lo lanzamos, usamos todos los canales: comunicación corporativa, noticias, y también acciones físicas, como carteles en los ascensores y espacios comunes. Luego, lo combinamos con comunicaciones individuales y segmentadas. Hicimos una comunicación específica para los usuarios generales y otra diferente para las personas con equipo a cargo, explicándoles la nueva funcionalidad de visualización que iban a tener.

P.V.: Además, realizamos sesiones en vivo, muy cortitas, a las que la gente se podía inscribir libremente, donde explicábamos el funcionamiento y la navegación de la nueva plataforma.

Comentaban que han reforzado el papel del manager como impulsor del desarrollo. ¿Cómo les ayuda Campus Pelayo a conocer mejor a su equipo y a proponer iniciativas?

P.C.: Queríamos empoderar a esos managers. Por eso, una de las claves del proyecto fue trabajar en un dashboard específico para ellos. Ahora pueden hacer un seguimiento sobre qué formación le falta a su equipo, qué intereses tienen, cuándo la hacen... Les permite estar mucho más cerca de su desarrollo.

¿Qué aprendizajes destacarían del proceso de cambio de plataforma?

A.A.: El aprendizaje principal es que hay que implicarse. Hay que estar ahí desde el primer día. Cuando buscas un cambio así, hay que tener a alguien que te acompañe en ese proceso, un partner que te ayude y te impulse a crecer. Porque el propio equipo de Talento tiene que crecer. Tienes que aprender a hacer cosas que no hacías y, sobre todo, a pensar de una manera diferente y ese es un proceso de aprendizaje en sí mismo, que no es fácil, pero ha sido muy agradable y muy enriquecedor.

Para terminar, ¿qué próximos pasos tienen previstos para seguir evolucionando la formación con Actua?

A.A.: Queremos hacer crecer la plataforma en varias líneas. La primera es impulsar comunidades de aprendizaje, que es algo que la organización ya nos está demandando. La segunda línea clara es evolucionar la estrategia de insignias que se logran al terminar los cursos. Ahora que estamos más maduros, queremos que tengan mayor entidad. Queremos que ayuden a la empleabilidad y que, de verdad, “abran puertas”.