Comunicación y apoyo emocional, las mejores prácticas en el offboarding
El webinar comenzó con una actividad creativa dirigida por Ana Mariani, Client Solutions director en LHH, en la que mostraba seis imágenes diferentes y cada participante escogía una respondiendo, de manera metafórica, a la cuestión: ¿Cómo describirías el momento actual del proceso de offboarding? Con todas las respuestas, el objetivo era realizar una síntesis sobre el concepto de offboarding y lo que este proceso implica.
El resultado, según explicó Mariani, fue: “En el proceso de offboarding deseamos conseguir un equilibrio entre múltiples variables buscando poner en el centro a las personas. En este sentido, el apoyo emocional es clave tanto para el colaborador que se desvincula como para los equipos que se quedan. Supone un duelo en el que debemos acompañar y responsabilizarnos de esta transición hacia nuevos proyectos que representen una nueva ilusión. Sabemos que todo esto supone un gran esfuerzo, pero es fundamental invertir nuestras energías para continuar progresando, de forma sostenida hacia esa meta y aportar, de manera aún más comprometida y humana, en este proceso de cambio”.
Tras esta pequeña introducción, Macarena Serrano, directora Comercial Territorial en LHH, comenzó la mesa redonda pidiendo a David Guinart, Global C&B, Labour Relations & HR Administration director de Almirall, que explicara cómo gestionan el proceso interno de comunicación en la desvinculación de un colaborador y las diferencias que detectan cuando es de manera voluntaria a cuando no lo es. Guinart respondió que cuando el colaborador toma la decisión de abandonar la compañía es él mismo el principal encargado de comunicar a los demás su marcha y desde RRHH ayudan a encontrar la mejor manera de hacerlo: “Lo que buscamos es eliminar el miedo y la incertidumbre que puede haber en la decisión que toma una persona que quiere irse de la organización”, destacó. Cuando la decisión está tomada, resaltó, es cuando se inicia el proceso de acompañamiento para intentar conocer las razones de esa salida voluntaria. Por el contrario, “cuando la decisión la toma la propia compañía, el plan de comunicación cobra más importancia.” Así, preparan toda una escaleta de comunicación en la que quedan muy claros los tiempos y cómo será cada mensaje, desde las causas hasta qué tipo de acompañamiento va a recibir esa persona y qué pone la compañía a su disposición”, explicó Guinart. “Por lo tanto, se toma la iniciativa desde el Departamento de Personas y, junto con el manager del profesional. Intentamos que esta comunicación no sea el primer momento en el que se habla del tema. Trabajamos con una metodología muy alineada con nuestros valores, en la que animamos a todo el mundo a dar feedback desde un punto de vista humano y siempre con respeto, pero que, a la vez, sea un feedback valiente”, expresó Guinart, quien concluyó que “con la comunicación de la desvinculación no debe haber sorpresas, tiene que quedar muy claro cuál es el mensaje y el porqué de la decisión. También es muy importante acompañar al resto del equipo en el proceso y que sepan qué sucederá a continuación, que no quede esa incertidumbre”.
En este sentido, Leticia Cascales, directora de Personas y Cultura de Vorwerk España, profundizó en los aspectos que se indagan en la entrevista de salida. “Tenemos un procedimiento establecido que se realiza de manera formal con las bajas voluntarias; pero intentamos también que tenga un aspecto informal, entendiendo cuáles han sido los factores que le han llevado a tomar esta decisión e indagando en cómo ha sido su experiencia como empleado en la compañía. Le preguntamos qué puntos han sido positivos y cuáles cambiaría dándole mucha importancia tanto al estilo de liderazgo directo que ha tenido este profesional como al de la compañía”, declaró Cascales. Asimismo, explicó que un pilar fundamental en su estrategia corporativa es el liderazgo de sus managers y, por ello, quieren entender cómo es percibido este estilo de liderazgo por los empleados. “También le pedimos a la persona que abandona la compañía que deje por escrito un consejo a la persona que va a reemplazar su posición, qué le gustaría que esa persona supiera y qué le aconsejaría. Con esta información se realiza una reunión con el manager directo para que conozca tanto los puntos fuertes de su gestión como aquellas áreas donde hace falta trabajar más. Desde el Departamento de Personas y Cultura, utilizamos esta información de forma estadística, pero también analizamos en profundidad las causas principales de fuga de talento que podemos tener en un momento determinado para trabajar el employer branding interno”, finalizó Cascales.
De la misma manera, Núria Pairot, Senior HR manager de HIPRA, contó que seguían el mismo proceso que realizan en Vorwerk y que llevan muchos años realizando entrevistas de salida. “Nuestra sede central se encuentra en Girona y tenemos filiales en 40 países. Con tantas culturas diferentes, la entrevista de salida cobra muchísima importancia ya que se comentan temas sobre la cultura que muchas veces nos aportan datos sobre lo que aún debemos trabajar”, afirmó. Y siguió explicando que lo primero que preguntan en una entrevista de salida son los motivos de esa desvinculación continuando con qué trabajo va a realizar ahora y qué diferencias existen con la posición que deja. Además, indagan en todos los aspectos del desarrollo y la experiencia que ha tenido el empleado en su puesto de trabajo. “El liderazgo es importantísimo en nuestra cultura. Por lo tanto, en las entrevistas profundizamos en la relación que ha tenido la persona que se va con su responsable, qué ha sido lo que ha valorado más y cuáles han sido los aspectos que ha echado en falta y que le han llevado a tomar esa decisión”, continuó Pairot. Y concluyó declarando que: “Al final, le preguntamos si nos deja compartir la información que hemos obtenido con sus respuestas. Es un punto importante en la transparencia, es decir, vamos a utilizarlo para trabajarlo conjuntamente con sus responsables”.
Núria Pairot explicó que en HIPRA no tienen un protocolo como tal en lo que respecta a fechas. “Creo que aquí es cuando el valor de la flexibilidad y la adaptabilidad toman mayor importancia ya que cada caso es distinto; y, por ello, nosotros nos adaptamos”, declaró. “Tenemos una formación específica en comunicaciones difíciles y otra de momentos de la verdad, donde se incluyen las desvinculaciones. Por ello, los responsables ya vienen preparados”, concluyó Pairot.
A continuación, Andrés González, HR manager para EMEA en Novus Spain, opinó que el offboarding es un proceso muy sensible y que tiene un potencial de impacto negativo altísimo si no se lleva de manera correcta. “Para nosotros, es igual de importante realizar este proceso de una manera respetuosa y profesional tanto con las personas que se desvinculan como con las personas que se quedan en la organización. Por lo tanto, el proceso de comunicación se realiza en paralelo en esas dos vertientes y se lleva a cabo de manera muy alineada entre el departamento de Recursos Humanos y los managers de las personas que salen”, afirmó. Además, subrayó que ofrecen apoyo, acompañamiento y programas de outplacement, que es una práctica global en su organización para las personas que desvinculan. “Ofrecemos un programa de tres meses y la persona que sale de la compañía decide cuándo comenzarlo aunque, normalmente, suele ser unas semanas después de conocer la noticia. En otras ocasiones, bien por la edad o por el puesto, hemos ofrecido programas más largos o los hemos extendido”, afirmó. Además, explicó que no cortan totalmente la relación con esas personas, sino que hacen un seguimiento para interesarse en cómo llevan el programa y cuál es su situación actual. “Creo que es fundamental ese tipo de acompañamiento. Quienes participan, destacan mucho el apoyo emocional. El feedback que transmiten denota el buen trato que han tenido por parte de la empresa; y, por ello, esos programas son una buena decisión y contribuyen a poner en práctica y demostrar con hechos que el mejor activo de las empresas son las personas”, finalizó Andrés González.
También en Vorwerk ofrecen servicios de outplacement sobre todo para colectivos de baja empleabilidad o a líderes que dejan la compañía y coinciden en la importancia de tener muy presente la parte emocional en los procesos. “En estos casos, solemos acudir a empresas externas y solemos ofrecer programas de nueve meses, principalmente porque necesitamos profesionales expertos en ayudarles a dar el siguiente paso, especialmente esa parte previa de recuperación de la confianza en uno mismo y la gestión de esta ruptura, muchas veces inesperada. Toda esa parte emocional, previa a buscar un empleo nuevo, es fundamental que la lleven profesionales con experiencia en el ámbito”, declaró Leticia Cascales.
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