Revista digital
El sector > 17/05/2021

El potencial de Personio reside en la absoluta personalización de sus módulos

Hemos multiplicado por diez el número de clientes en el último año

Personio nace en 2015, en Munich, y en estos cinco años ha tenido un crecimiento exponencial. Actualmente, cuenta con filiales en cuatro países, España, Alemania, Reino Unido e Irlanda y cuenta con más de 3.500 clientes, además de dar soporte a empresas en más de 80 países con una plantilla de alrededor de 700 profesionales. Su Country manager en España, Aarón Cogolludo, nos explica las ventajas de su solución de software de RRHH y cómo han vivido estos últimos meses acompañando a las áreas de gestión de personas.

¿En qué momento está Personio en España?

Personio lleva en nuestro país desde hace alrededor de un año y medio y en este tiempo se ha convertido en el segundo mercado más importante para la compañía, tanto por número de clientes como por ingresos. Hemos multiplicado por diez el número de clientes en el último año.

 

Este es un mercado con muchos actores en juego. ¿Qué diferencia a su software?

El hecho de que sea un mercado con muchos actores beneficia al propio sector y también a las empresas, que tienen más opciones para escoger y comparar la herramienta que mejor se adecúe a sus necesidades. El potencial que ofrece Personio a RRHH es la flexibilidad y la personalización de la propia herramienta, tanto para una pequeña compañía como para una mediana o grande. Eso quiere decir que, a lo largo del recorrido y crecimiento de una empresa, podemos acompañarla sin que tenga que cambiar de plataforma, ya que crecemos con ella. Nuestro producto es muy personalizable y se puede ir ampliando en función de las necesidades que nos plantee el cliente debido a su crecimiento, ya que no son las mismas las necesidades cuando tiene 50 empleados que cuando tiene 500.

 

Explíquenos cómo es este software…

El nuestro es un software de RRHH, enfocado a pymes, de 20 a 2.000 empleados, y se encarga de digitalizar y optimizar las tareas administrativas de RRHH. Desde la contratación y selección de personal, la gestión de los empleados y el pago de nóminas, todo el ciclo de vida del empleado. Cubrimos desde la búsqueda y selección de talento, permitiendo la redacción de las ofertas de empleo y su publicación en los portales más conocidos –con los que tenemos acuerdos–, un seguimiento de los candidatos a lo largo de un proceso de entrevistas que, como varía en función de cada empresa, puede personalizarse, a la realización de la oferta al candidato seleccionado, que se extiende de manera automática y este puede aceptarla y firmarla de manera digital pasando a ser un empleado con todos sus datos ya dentro de la aplicación. También cubrimos el proceso de onboarding, para guiar al nuevo empleado en su puesto y que el resto de sus compañeros de trabajo lo conozcan y sepan qué pasos seguir. En la misma plataforma, multidispositivo, el empleado tiene acceso a la información sobre su nómina, registro de jornada, ausencias y permisos, gestión documental con datos sobre el empleado y sus características, y toda esta información se conecta directamente con la preparatoria de nóminas para que se hagan en función de estos datos. Además, de cara a la alta dirección de la compañía, se permite que en todos estos módulos tengan acceso a un panel de control en el que todos los datos de RRHH están digitalizados y cruzados para que puedan extraer la información necesaria en tiempo real para tomar decisiones.

 

¿Qué plazos manejan en una implementación?

Nuestra implementación dura alrededor de seis a ocho semanas, pero depende del cliente. Nuestro objetivo es dar el mejor servicio y que cuando salimos y dejamos al cliente que trabaje solo, esté todo preparado y todas las posibles incidencias resueltas; también nos aseguramos de que tanto los profesionales de RRHH como el resto de los empleados sepan cómo trabajar con Personio. En ese mes y medio, trabajamos con los profesionales de Recursos Humanos formándoles y haciendo que practiquen con nuestra aplicación para que la conozcan y podamos ayudar en aquello que les cuesta más hasta que dominen los aspectos operativos. Realizamos una implementación con mucho cariño, con un seguimiento para ver el uso que se hace, y el grado de satisfacción que alcanza, lo que permite que nos recomienden y el boca a boca es nuestra mejor publicidad.

  

¿Qué ventajas aporta esta digitalización a RRHH?

Hay un estudio que dice que el 42 % del tiempo de un profesional de RRHH se invierte en tareas administrativas que pueden ser automatizadas por un software como el nuestro. Si cogemos ese porcentaje de tiempo y se lo liberamos para que pueda enfocarse en tareas en las que sí puede aportar valor añadido, en lo que importa, en sus empleados, todos ganarían. He conocido a muchísimos profesionales de RRHH y todavía ninguno me ha dicho que había escogido esta profesión para estar todo el día con tareas administrativas. Esta es una profesión vocacional con foco en las personas, en su gente. Y si les ponemos a trabajar todo el día con tareas repetitivas que no aportan valor, hay descontento por parte de estos profesionales y, además, les estamos desaprovechando totalmente.

Nuestro marketplace nos convierte en un hub tecnológico para que el cliente no tenga que volverse loco integrando aplicaciones diferentes.  

Con su experiencia en otros países, ¿cómo ven el grado de digitalización de los departamentos de RRHH en España?

El panorama en España es muy asimétrico. Hay muchas casuísticas y depende de la cultura corporativa de la empresa, si tiene el foco en sus empleados y en qué es lo mejor para ellos. A nadie se le ocurriría que el departamento de Gestión de Clientes o el Financiero tuviesen que hacer sus operativas con lápiz y papel o con un Excel, sino que se da por hecho que están automatizados. Pero en RRHH, en general en las pymes, aún no hay esa conciencia de la necesidad de digitalizar, hay una discrepancia entre los profesionales de RRHH y los directivos que toman las decisiones sobre esta automatización, aunque la situación que estamos viviendo en el último año ha ayudado a darle un empujón a esta digitalización de la función.

 

Entonces, ¿hay mucho camino que recorrer?

Nos queda camino por recorrer, sobre todo si nos fijamos en nuestros vecinos del norte, que tienen mucho más integrada la importancia y el valor de invertir en la digitalización de RRHH. Pero en España falta conciencia de que RRHH debe ser parte de la toma de decisiones, que su papel administrativo ha cambiado, y que con los datos que obtiene de las diferentes soluciones que aplica en su trabajo puede contribuir a la mejora del negocio. Es verdad que tras el momento que hemos pasado, sobre todo al principio, con el confi namiento, el directivo de RRHH ha ganado fuerza como interlocutor de la directiva. Y nuestra tarea como propietarios de software de RRHH es ayudarles a convencer a la directiva de la importancia de tener este tipo de herramientas, de las ventajas que aporta. 

 

¿Cómo han vivido esta pandemia?

Hemos visto de todo. Al principio, hubo una paralización absoluta tras la incertidumbre inicial. Muchas empresas decidieron detenerlo todo, incluso aquellas que ya tenían procesos en marcha, y se pusieron a apagar fuegos. Tras esto, las empresas que sí tienen realmente foco en el empleado, que entienden el valor de invertir en lo que les beneficia, apostaron rotundamente por la digitalización. Y nos pidieron ayuda para poder apoyar a sus empleados a seguir siendo productivos y efi caces, para que siguiesen estando comprometidos con la empresa, ayudándoles en su gestión emocional, y proporcionando trazabilidad de quién estaba de baja, quién estaba trabajando... Personio es una herramienta facilitadora para estos profesionales. Las empresas que se dieron cuenta de esto en aquel momento han salido reforzadas.

El nuestro es un software de RRHH, enfocado a pymes, y se encarga de digitalizar y optimizar las tareas administrativas de RRHH.

¿E internamente?

No ha sido nada fácil. Como cualquier empresa, lo hemos sufrido en nuestras carnes. Como conocedores de las ventajas de nuestro producto, nos hemos apoyado mucho en nuestro propio software para de la noche a la mañana poder tener una trazabilidad de quién estaba trabajando y desde dónde, la comunicación con empleados sobre diferentes medidas que implementamos relacionadas con la salud integral, con recursos para trabajar desde casa… Nuestros profesionales de RRHH han podido dedicar su tiempo a pensar, actuar y ejecutar en lugar de estar realizando tareas más administrativas, estando más cerca de los empleados.

 

¿Qué aprendizaje extraen de estos meses?

En estos meses, hemos intentado estar al lado de nuestros clientes y poner a su disposición nuestros módulos. Y nos hemos dado cuenta de que debíamos poder interconectar diferentes softwares de gestión de personal que tienen los clientes, ser un paraguas que acogiese a todos ellos, y hemos lanzado un marketplace. Una página en la que Personio actúa como hub central y se puede conectar con herramientas de comunicación interna o con tracking systems. Queremos ser ese hub tecnológico para que nadie tenga que volverse loco integrando aplicaciones diferentes.   

 

¿Y los retos actuales?

El camino de mejora nos lo marcan nuestros clientes. Realizamos sesiones de comunicación con ellos en los 80 países en los que estamos presentes para conocer sus necesidades e inquietudes, cómo están usando Personio y cómo podemos mejorar. Y además tenemos una comunidad en la que participan profesionales de RRHH usuarios de Personio que también nos dan feedback sobre cómo seguir mejorando, y pueden relacionarse entre ellos. Y, en función de este feedback que recogemos, nuestro equipo de producto y de negocio diseña la ruta a seguir para continuar creciendo. Este año ya hemos cumplido algunos objetivos. Nos hemos centrado en el desarrollo de la firma digital, también hemos desarrollado el módulo de evaluación del desempeño y hemos hecho más amigable el registro de jornada para que sea más intuitivo. Somos más de 700 empleados y de ellos aproximadamente 200 son profesionales de producto e ingeniería que están trabajando continuamente en la optimización de Personio. Por eso, cuando contratas el software de Personio no solo contratas el producto actual, sino también todas las mejoras que iremos añadiendo con el tiempo. En nuestra web, tenemos a disposición de los clientes la posibilidad de realizar una demo con nosotros o realizar una prueba de 14 días de forma totalmente gratuita, y de pedir más información sobre el producto sin compromiso.   

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