Cuatro aprendizajes para trabajar en remoto en tiempos de crisis

Transformarse y adaptarse o morir. Jamás había resonado tanto esta frase como en el actual entorno empresarial, donde el coronavirus y todas sus consecuencias presionan a profesionales, pymes y corporaciones a transformar su forma de trabajar y adaptar sus servicios en cuestión de días. Todo esto, además, con la preocupación no sólo por que sobreviva la empresa y sanee la economía, sino por la salud de la comunidad de cada uno y la suya propia (amigos, familiares, conocidos, clientes, compañeros…) y por el impacto social de esta situación. En las últimas semanas hemos visto a las empresas desalojar sus plantas de trabajo y a sus empleados llevándose sus ordenadores, a veces con hasta 4 pantallas, a sus domicilios para trabajar desde ellos y prevenir el riesgo de contagio. Hemos visto cómo se vaciaban nuestros 14 espacios de trabajo flexibles, poco a poco, hasta que la comunidad que los habitada ha pasado a ser una comunidad virtual. Igual de unida, pero virtual.

Si hasta ahora el cambio cultural que una empresa tenía que adoptar para pasar a trabajar en remoto era un proceso que solía durar meses, hoy la necesidad pide que se haga en días. Jamás habíamos vivido tan de cerca el tan conocido acrónimo VUCA – el ambiente de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad que caracteriza nuestros tiempos.

¿La buena noticia? El trabajo en remoto y la colaboración virtual, implementada de forma adecuada, puede llegar a ser incluso más productiva, ofreciendo mayor flexibilidad al profesional cuando lo requiere.  Eso sí, siempre sin olvidarnos de la importancia del valor humano y de la necesidad de verse físicamente cada cierto tiempo, una vez pase esta tormenta.

Pero es esta tormenta la que produce la transformación forzosa en muchas empresas. Y ante este cambio repentino – teletrabajo en estado de emergencia - debemos adoptar ciertas pautas, comportamientos y hábitos para sacar el máximo rendimiento de la situación.

Desde UtopicSchool, ecosistema de aprendizaje de Utopicus, ponemos nuestro granito de arena para ayudar a las empresas ofreciendo una serie de webinars gratuitos para que líderes y profesionales desarrollen las habilidades necesarias para trabajar en remoto de forma efectiva, eficiente, creativa y humana. Son píldoras de aprendizaje que ponemos a disposición y que forman parte de las experiencias de aprendizaje que impartimos para impulsar la inteligencia emocional, la productividad, la creatividad y la capacidad de comunicar y vender con propósito, tan necesarios en todo proceso de digitalización. Compartimos cuatro aprendizajes clave que nuestra red de expertos ha ido transmitiendo a lo largo de los webinars impartidos hasta ahora:

El equipo es lo primero

Hoy más que nunca los miembros de los equipos de trabajo se necesitan entre ellos, como líderes, como compañeros. Es importante trabajar con empatía, abrir espacios para el diálogo, ser sinceros, dejar hablar al miedo para abordarlo. Poner al equipo por encima de uno mismo y poner el talento en función del equipo. Este cuidado también debe de pasar al resto de la comunidad de la empresa: clientes y otros stakeholders. Preocuparse por ellos, colaborar desde la autenticidad. Hoy más que nunca, debemos remar juntos.

Liderazgo por retos, no por objetivos

El líder es un detector de problemas y debe de saber cuál es el mayor reto del equipo. Para liderar equipos deslocalizados involucrando a todos los miembros en la consecución de los objetivos primero hay que identificar para qué trabajamos, qué aporta la empresa para que este mundo sea cada vez mejor. Con la dirección identificada y siguiendo el proceso agile, es conveniente planificar los retos de los próximos quince días (muy difícilmente podremos planear a más tiempo en este entorno VUCA). Identificado el reto, cada miembro, con sentido de responsabilidad individual, debe de ponerse sus objetivos personales para abórdalo – es mejor que sean realistas a demasiado ambiciosos, pues cumplirlos genera confianza y credibilidad de equipo.

Comunicación eficiente

La mala comunicación, fuente de malos entendidos, es una de las mayores causas de las ineficiencias en el trabajo en remoto. Todo proceso de comunicación debe de estar pautado y comunicado de forma clara, precisa y concisa: identifica un canal para cada fin (pon en Trello un sección de “bloqueos”, utiliza el Whatsapp solo para buenas noticias, Slack para el día a día..), establece el objetivo de cada reunión, identificando el rol en la reunión de cada miembro convocado y aclarando el plan de acción requerido tras acabarlo, grábala para referencias futuras y redacta los puntos clave.

Planificación y seguimiento constante 

En remoto es el doble de importante planificar el trabajo de la semana y alinear al equipo con las tareas más importantes, desglosando cada tarea en microtareas y siguiendo los avances. Para ello recomendamos comenzar la semana con un Sprint Planning de una hora, donde se analizan los objetivos y necesidades de cada proyecto y se identifican los retos internos. Además, cada día debe de comenzar con un Daily de unos 15 minutos para alinear al equipo y acabar con otro para despejar bloqueos. La Retrospective sirve para analizar qué hemos aprendido, cómo podemos mejorar y acabar la semana con cercanía.

Seguiremos ofreciendo webinars a lo largo de los próximos meses y desarrollando nuestra comunidad de aprendizaje, un foro desde el cual empresas y profesionales se apoyan en sus procesos de adaptación. No te pierdas los próximos webinars y no dejes de ponerte en contacto para cualquier otro tipo de apoyo que podáis necesitar relacionados con el aprendizaje y la innovación organizativa. Estamos juntos en esto, preparemos a todas las empresas para la contingencia. Nos comprometemos a utilizar nuestro talento y nuestro expertise para aportar, en lo que podamos, a que las empresas que forman parte de la economía española se transformen y no mueran. Para que crezcamos y salgamos de esta situación crítica juntos y mejores. Más humanos, más eficientes y más creativos. Trabajando siempre hacia el bien común.

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