Tenemos que abordar un proceso de tecnificación de la plantilla, dar el paso hacia la digitalización

¿Cuál es su filosofía/estrategia de trabajo?

Me incorporé al puesto de Dirección hace un año y medio y hemos abordado algunos cambios importantes orientados a resolver el problema fundamental de la Administración que es la gestión de los procesos selectivos para proveer a los servicios de las personas que necesitan.

La plantilla del Ayuntamiento de Alcobendas y sus organismos autónomos tiene un total 1.400 personas. La media de edad de dicha plantilla está por encima de los 45 años, lo que nos obliga a pensar en el corto plazo en una renovación de las personas. En los próximos años, vamos a abordar un proceso que denominamos “tecnificación” de la plantilla. Es decir, necesitamos transformar el perfil administrativo predominante en nuestra estructura y evolucionar hacia un perfil más técnico y tecnológico. El modelo de gestión administrativa basado en el papel ha de evolucionar hacia un modelo de gestión del dato, de tratamiento de la información para poder adecuar los servicios que prestamos a la ciudadanía a partir de la información que obtenemos en las redes sociales, en los sistemas de sugerencias, las apps o los sistemas de control de uso de instalaciones, por ejemplo.

En esta línea, también nos preocupa la pérdida del saber hacer que puede estar asociada a las numerosas jubilaciones que se están produciendo por lo que se hace necesario planificar los procesos selectivos atendiendo a las previsiones de jubilación.

¿Cómo ha influido la evolución tecnológica en sus procesos en los últimos años?

En los procesos de selección se ha incorporado la tecnología para la corrección de pruebas de forma que se anonimizan las persona candidatas y se automatiza la corrección de las mismas. En la gestión de la nómina, altas y bajas de Seguridad Social, los sistemas informáticos nos permiten un acceso permanente a los datos y han reducido tiempos de gestión. También se evitan desplazamientos a otras Administraciones, como la Tesorería de la Seguridad Social, al realizarse las gestiones de forma electrónica. Por lo que respecta a la formación, como ya he comentado anteriormente, la tecnología nos ha permitido realizar una oferta formativa en modalidad a distancia, realizando todo el proceso, desde la inscripción hasta la evaluación, de forma electrónica. El control de estancia, fichajes, ausencias e incidencias también se realiza a través del portal del empleado, reduciendo el uso del papel que antes existía para comunicar las incidencias, vacaciones, etc.

Lo cierto es que cabe preguntarse qué hacíamos antes sin toda la tecnología que hoy en día soporta la gestión.

¿Cómo afecta/influye en su relación tanto con los profesionales del Ayuntamiento como en la de estos con el ciudadano?

Un ejemplo claro del impacto tecnológico en todas las Administraciones ha sido la abrupta y rápida implantación del teletrabajo derivado de la fase de confinamiento por Covid-19. Esta triste situación nos ha obligado a ampliar la relación tecnológica con la ciudadanía en general y con nuestros propios equipos en particular. De la noche a la mañana nos hemos visto invadidos por las videoconferencias, la documentación compartida, la conexión permanente al ordenador y los grupos de whatsapp para comunicarnos de forma rápida, también en el entorno laboral.

Nuestro Ayuntamiento ha prestado una atención telefónica y electrónica a la ciudadanía tanto en Servicios Sociales como en Atención Ciudadana, Recaudación, Policía, etc. Si bien es cierto que no estábamos preparados para asumir un cambio tan drástico de modelo, la realidad en nuestro municipio es que hemos hecho un esfuerzo muy importante por atender a nuestros vecinos.

Por lo que respecta a Recursos Humanos, gracias al intenso trabajo realizado por nuestro Servicio de Informática, hemos podido tener acceso virtual a los escritorios corporativos y de esta forma hemos podido acceder en remoto a la aplicación Ginpix7 que nos proporciona Savia. La combinación de ambas tecnologías nos ha permitido gestionar la nómina, la relación de puestos de trabajo, las ayudas sociales y la contratación.

Han escogido a Savia como partner tecnológico. ¿Qué les aporta trabajar con esta compañía?

Savia es un socio tecnológico solvente y con un equipo de profesionales que son conocedores de la Administración pública en profundidad. Esto nos permite beneficiarnos de sus productos para agilizar nuestros procesos de gestión. Es el segundo ayuntamiento en el que trabajo con los productos de Savia y la experiencia ha sido siempre positiva. Los responsables de desarrollo de los productos se preocupan de adaptar continuamente las soluciones a las necesidades que se plantean, tanto legislativas como tecnológicas.

¿Cómo ha visto la evolución de Savia en estos últimos años?

Creo que han hecho un esfuerzo muy importante en adaptarse a los cambios e incorporar los avances tecnológicos en sus productos. En estos momentos, estamos explorando con ellos la vía de la gestión de la nómina en cloud, la explotación de indicadores de gestión y el uso de la plataforma Convoca. Son dos ejemplos claros de adaptación a las nuevas formas de gestión digital.

El modelo de gestión administrativa basado en el papel ha de evolucionar hacia un modelo de gestión del dato

También es destacable el esfuerzo que han realizado en hacernos partícipes a los responsables de RRHH de la evolución de los productos. Me refiero a la organización de encuentros, grupos de trabajo y foros en los que nos invitan a compartir experiencias, dificultades, retos y éxitos con otras Administraciones. Esta línea de trabajo es de especial relevancia para que avancemos en direcciones convergentes y ayuda a generar sensación de equipo, cuestión que a menudo echamos de menos desde las direcciones.

Uno de sus últimos proyectos conjuntos ha sido una plataforma de gestión de procesos selectivos. ¿Cómo y por qué surge la necesidad de contratar esta plataforma?

Ahora mismo, estamos inmersos en este reto. Queremos eliminar el papel y la presencia en las oficinas de las personas que se presentan a convocatorias de plazas y puestos de trabajo en la Administración. Estamos obligados desde el año 2007 a relacionarnos electrónicamente con ciudadanos, empresas, entidades y entre las propias Administraciones. Sin embargo, seguimos estando en una fase muy incipiente de la implantación de sistemas de relación y servicios de consulta, gestión o tramitación electrónica. Nuevamente, hago referencia a que las condiciones sanitaras y medidas preventivas incorporadas por las autoridades sanitarias con la pandemia nos están “obligando” a buscar soluciones y priorizar su implantación para evitar desplazamientos, colas de espera, saturación de los servicios, etc. Este ha sido un elemento importante para decidir incorporar la plataforma Convoca en nuestros sistemas de gestión de las oferta de empleo público. Algunas ofertas de empleo pueden llegar a recibir más de 2.000 solicitantes y hoy en día tenemos suficientes medios tecnológicos como para permitir a dichos solicitantes que la presentación de documentos, la comprobación de sus datos o el pago de las tasas de la convocatoria se realice mediante sistemas digitales.

A menudo el día a día nos arroya y nos impide dedicar tiempo a buscar alternativas que optimicen nuestros procesos. La pandemia nos ha traído, desgraciadamente, muchas cosas malas, pero nos ha obligado a repensar lo que hacemos y cómo lo hacemos.

¿Qué le atrajo de “Convoca”?

La presentación que nos hizo Savia mediante un webinar, primero, y una videoconferencia, posterior, me resultó interesante porque el producto resulta fácil y rápido de implantar, se integra con el Registro electrónico, es accesible desde nuestra web corporativa y tiene un coste moderado y escalable en función del número de procesos selectivos que se desee gestionar.

No puedo hablar aÚn de resultados porque estamos en fase de integración del sistema con nuestros aplicativos. Nos queda por resolver la cuestión del pago de tasas de examen, que de momento no está integrada en la gestión, pero estoy segura de que Savia seguirá perfeccionando la plataforma para atender esta y otras necesidades, como la integración de las consultas con la Plataforma de Intermediación del Estado, de forma que podamos reducir la documentación que les requerimos a los candidatos: certificados, títulos académicos, DNI, etc. y sustituirlas por consultas a las bases de datos de otras Administraciones.

¿Qué competencias digitales exigirán a sus futuros empleados?

La competencia digital es una de las ocho competencias transversales definidas por la Comisión Europea para el currículo de la ciudadanía, competencias que son consideradas clave para el desarrollo personal, la inclusión social y el empleo en la Sociedad de la Información. La competencia digital permite utilizar las tecnologías digitales de una manera crítica, colaborativa y creativa; incluyendo cuestiones como el almacenamiento de información, la identidad digital, el desarrollo de contenidos y la participación digital, tanto en la vida cotidiana como para trabajar, comprar y participar en la sociedad.

La regulación normativa de las competencias digitales tiene su origen en el Marco Europeo de Competencias Digitales (DIGCOM), que está orientado a la identificación y validación a escala europea de los componentes clave de la competencia digital. Este marco de competencia se está utilizando ya por muchas Administraciones como referente para la formación y certificación tanto de la ciudadanía como de las personas que trabajan en el sector público.

El Ayuntamiento de Alcobendas ha empezado un proyecto de formación que se desarrollará en los próximos dos años utilizando dicho modelo europeo de competencias digitales en cinco áreas de competencia: comunicación y colaboración, creación de contenidos digitales, información y alfabetización informacional, seguridad y resolución de problemas.

Sería deseable normalizar el reconocimiento de las competencias digitales en el empleo público, en la medida en que existen carencias importantes en la capacitación digital de las plantillas para adaptarnos a los retos y exigencias que plantea la Ley 39/2015, en relación con la digitalización de los servicios que se prestan a la ciudanía.

Atendiendo a que un importante número de empleados y empleadas públicos se aproximan a la edad de jubilación, deberíamos aprovechar el natural relevo generacional para incorporar nuevos perfiles profesionales con competencias digitales y que este proceso se convierta así en una vía para modernizar las Administraciones.

¿Qué retos tiene por delante el Ayuntamiento de Alcobendas en lo que a gestión de personas se refiere?

Claramente, dos. El primero, adecuar las competencias y perfiles que actualmente tenemos para alcanzar el objetivo de digitalización y gestión electrónica que requieren tanto las leyes como la ciudadanía. El otro sería conseguir que el servicio público resulte atractivo para los jóvenes que se incorporan al mercado de trabajo. Están preparados, son nativos digitales, tienen otra forma de acercarse a los problemas y la Administración está muy necesitada de talento nuevo, de personas con talento, con inteligencia emocional, capaces de entender que el servicio público es clave para llegar a todos, para minimizar desigualdades y velar por la calidad de los servicios.