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El sector > 07/09/2023

La externalización de procesos aporta la flexibilidad laboral que cualquier empresa necesita

Virginia Roman directora nacional BPO de Randstad

En Randstad conocen la importancia de contar con un equipo de especialistas en los que confiar la externalización de las funciones auxiliares de sus clientes, para que estos puedan enfocar sus recursos en su propio crecimiento. Son conscientes de que la automatización de los procesos de trabajo reduce tiempos, costes y mejora la experiencia de usuario, por lo que, a través de sus BPO de procesos administrativos, facilitan a sus clientes el acceso a la tecnología RPA, un paso más en una transformación digital que contribuye a incrementar la eficiencia de sus organizaciones.

Es la responsable nacional de BPO en Randstad. ¿Qué abarca esta área de negocio del grupo en España? ¿Cómo es su día a día?

La externalización de procesos administrativos. Mi día a día lo llenan nuestros clientes y empleados. Todas las tareas que realizo tienen como objetivo aportar valor a nuestros clientes, cumplir con los objetivos para los que hemos sido contratados y trabajar muy de cerca con los equipos para terminar el día satisfechos por el trabajo bien hecho.

 

¿Qué servicios ofrecen y a qué tipo de clientes?

El mercado acude a nosotros para externalizar procesos administrativos de negocio, para cualquier área de su compañía. Principalmente, en áreas financieras y administrativas, marketing y ventas o atención al cliente, donde las cargas de tarea administrativa son elevadas. Cualquier cliente es susceptible de necesitar nuestros servicios, ya que cada uno persigue unos objetivos diferentes. Nuestra cartera de clientes es muy diversa: grandes corporaciones, pero también pequeñas y medianas empresas que están empezando con un modelo de transformación digital. También la Administración pública. Los sectores más representativos son entidades financieras, seguros, farmacéuticas, energías o la industria.

 

La externalización de procesos administrativos aporta numerosas ventajas a las empresas, aunque se suele destacar la reducción de costes. ¿Qué otras resaltaría?

Como bien dice, la reducción de costes es una de ellas, pero no la única. Yo destacaría la flexibilidad laboral que cualquier empresa necesita, convirtiendo costes fijos en variables. Al final, nuestros clientes buscan hacer esos procesos más eficientes, y esto se consigue de muchas formas. Por ejemplo, la escasez de talento cada vez está más presente en nuestro mercado laboral, así que disponer de talento experto en su compañía gracias a la externalización es otra ventaja importante. Un equipo de trabajo enfocado en realizar esas tareas, sin otro fin que conseguir identificar mejoras en los procesos, también es ahorro de costes. Y contar con un partner como Randstad, que ofrece la consultoría, el análisis y la automatización de procesos administrativos, es, sin duda, una gran ventaja competitiva.

 

¿Cómo asesoran a una empresa que desea contratar a Randstad BPO Administrativo? ¿Cómo es el proceso de externalización?

Lo más importante es conocer los objetivos que el cliente desea lograr y las dificultades que tiene. Le asesoramos sobre cómo nosotros abordaríamos esos objetivos a través de nuestra experiencia y capacidades. Pintamos junto con el cliente un roadmap, estableciendo diferentes fases, tiempos y recursos necesarios, que vamos cumpliendo siempre trabajando en equipo con él. Con mucho seguimiento y comunicación con todos los involucrados.

 

¿Qué procesos administrativos son más susceptibles de externalizar?

Cualquier proceso administrativo es susceptible de externalizar. Si bien es cierto que aquellos en los que hay tareas repetitivas susceptibles de automatizar constituyen el grupo en el que se consiguen mejores resultados, combinando puesta en marcha de RPA (automatización robótica de procesos) y componente humano para aquellas fases del proceso que los necesiten.

 

Se apoyan en la automatización, la robótica y la información para entregar a sus clientes estos servicios. ¿Cómo lo hacen?

Randstad dispone de capacidades suficientes para integrar en sus servicios RPA para automatizar aquellos procesos que sean susceptibles, así como basarnos en los datos para la toma de decisiones.

 

Además, tienen una plataforma en la que se puede acceder a información sobre el proyecto en tiempo real. ¿Qué ventajas aporta este dashboard?

La principal ventaja es que el cliente dispone de información en tiempo real de la actividad que estamos realizando, así como de los objetivos y su cumplimiento.

 

Su objetivo es mejorar la eficiencia de los procesos, y para ello deben conocer a fondo el negocio de sus clientes. ¿Cómo lograrlo? ¿Qué papel tienen en ello sus profesionales?

Nuestros profesionales trabajan enfocados en conocer cada uno de los procesos de trabajo, por lo que un modelo de gobierno bien planteado ayuda a identificar la mejora continua de estos procesos. Todo el equipo que forma parte del proyecto está enfocado en identificar esas mejoras y compartirlas para que puedan ser abordadas, desde las más sencillas a las más complejas.

 

¿Cómo les ayudan a estar al tanto de las últimas tendencias en este ámbito para poder asesorar al cliente?

Gracias al talento que trabaja en Randstad que aporta su experiencia y conocimientos y a nuestra experiencia con una amplia cartera de clientes.

 

Para muchos, la clave para el éxito de esta externalización es que se establezca una relación entre cliente y partner externo en la que el segundo sea tratado como un colaborador interno más. ¿Cuál es su experiencia al respecto?

Nuestra experiencia en este sentido es muy buena, crear un entorno colaborativo con nuestros clientes, donde la comunicación y honestidad estén presentes en cada una de las reuniones de trabajo conjuntas, es la clave del éxito. Cuando ambas partes comparten un objetivo común, todo es fácil. El cliente está en el centro de todo.

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