Revista digital
El sector > 08/01/2021

La firma electrónica, una aliada para los departamentos de Recursos Humanos

La firma digital permite hoy en día niveles de inmediatez y seguridad muy altos 



La actual situación de crisis derivada de las medidas de contención del Covid-19 ha obligado a muchas empresas a emprender un camino de no retorno hacia la digitalización. Las compañías han tenido que acelerar e incluso reinventar sus planes de negocio para hacer frente a la conocida como nueva normalidad. Por ello, a partir de ahora, la automatización de ciertos procesos resulta clave para optimizar el rendimiento, tanto de las empresas como de los propios trabajadores. Entre ellos, es evidente que el departamento de Recursos Humanos desempeñará un papel primordial.

El teletrabajo ha llegado para quedarse y los procesos de selección ya se están llevando a cabo de forma telemática, convirtiéndose en una forma habitual de gestionar las nuevas incorporaciones. En estos casos, entra en juego un factor clave y decisivo como es la firma electrónica.

La firma electrónica permite validar procesos que hasta ahora solo se podían realizar de forma presencial. Además, el contactless se sobrepone al uso del papel y genera nuevos beneficios como un control exhaustivo y una trazabilidad de la documentación. Es por ello que la plataforma de firma electrónica está basada en la generación y custodia de evidencias electrónicas, en la entrega certificada y firma de documentos garantizando la máxima seguridad en todo el proceso, superando incluso a la validez que supone la firma manuscrita. 

El contactless se sobrepone al uso del papel y genera nuevos beneficios como un control exhaustivo y una trazabilidad de la documentación

Por todo ello, actualmente el uso de la firma electrónica se convierte en un valioso activo por el que están apostando la gran mayoría de las empresas para sus equipos de Recursos Humanos ante la no presencialidad de sus trabajadores, ya que a través de un consentimiento en remoto se pueden agilizar numerosos procesos. Ya son muchos los profesionales de este sector que están comprobando de primera mano cómo reduce los costes de su departamento y el tiempo que dedican a papeleo administrativo. Esto les permite focalizarse en tareas que aporten valor añadido a la empresa. El ejemplo de los contratos es muy ilustrativo en este caso. Un contrato laboral firmado de manera tradicional podría tardar en cerrarse hasta una semana, mientras que con la firma digital el trámite se reduciría a cuestión de segundos.

 

Adaptación y flexibilidad

Otra de sus ventajas es el gran poder de adaptación y flexibilidad, ya que la presencia física ya no es imprescindible y es posible realizar cualquier acción en cualquier momento, lugar y a través de cualquier tipo de dispositivo. Con estos sistemas, se evitan además un gran número de fraudes que se podían producir con el uso del papel. Con la seguridad digital todo ello se elimina, asegurando una fiabilidad de los datos.

Asimismo, grandes corporaciones y agencias de trabajo temporal utilizan ya esta tecnología como elemento diferenciador respecto a la competencia, aportando valor con la máxima seguridad digital y garantía jurídica. Este es solo un ejemplo más de las múltiples aplicaciones de la tecnología, que ya permite enfocar y redefinir las prioridades de nuestras corporaciones.

En España, la tasa de penetración del teléfono móvil es del 96 %, según el Informe de Ditrendia Mobile en España y el Mundo 2019. Esto explica que 32,6 millones de usuarios naveguen diariamente por internet a través de su smartphone. En una sociedad hiperconectada resulta difícil de entender los motivos de aquellas organizaciones que se siguen resistiendo al cambio para adaptarse a unas tendencias ya consolidadas. La burocracia tradicional está condenada al olvido. La firma digital permite hoy en día niveles de inmediatez y seguridad muy altos, evitando desplazamientos con gestiones que se pueden realizar de forma remota

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