La pandemia pone a RRHH en el centro de la digitalización

Al inicio de la charla, titulada “Liderando la transformación digital desde los RRHH. El mix entre RRHH e IT para empoderar a los empleados”, el HCM Solutions de Wolters Kluwer, Agustín Pérez, afirmó que la pandemia ha dado un gran impulso a todas las políticas de digitalización de las compañías: “Tanto las empresas más grandes como las más pequeñas han tenido que acelerar sus políticas de digitalización y poner al servicio de sus profesionales las herramientas digitales necesarias para que puedan seguir desarrollando su trabajo”. A modo de ejemplo, Agustín Pérez explicó que “en Wolters Kluwer hemos puesto a más de 18.000 personas de todo el mundo a desarrollar su trabajo desde sus hogares. Nosotros partíamos con la ventaja de que todo lo que hacemos estaba en el mundo digital, pues teníamos todas las herramientas pensadas para este mundo y gran parte del camino de la digitalización recorrido, pero no pensábamos que este viaje se iba a digitalizar de esta manera y el impacto que tendría en el mundo real”.

Las empresas estaban preparadas

Esta reflexión del HCM Solutions de Wolters Kluwer dio paso a un análisis previo de la situación de la digitalización en las compañías. De este modo, el director de Sistemas de Bosch Iberia, Juan Antonio Relaño, inició el debate explicando que la compañía había iniciado el proceso de digitalización, hace ahora un lustro, con el cambio de ordenadores fijos a portátiles para fomentar el teletrabajo, pero admitió que “no estábamos preparados para algo como esto”. “Teníamos sistemas para poder trabajar desde casa, pero a partir del decreto del estado de alarma y el consecuente confinamiento nos encontramos con una serie de problemas que nos llevó a hacer multitud de formaciones online para enseñar tanto el manejo de las herramientas tecnológicas, como la eficiencia en el trabajo en remoto”. A lo que la directora de Recursos Humanos de Bosch Iberia, Verónica Rodríguez Lagarcha, añadió: “Ya teníamos el concepto de teletrabajo, pero visto como un día a la semana, intentando facilitar la conciliación laboral y familiar. Pero la COVID-19 llegó de repente y nos llevó a flexibilizar los horarios y ofrecer apoyo emocional”. Por este motivo, “creamos un café virtual para desconectar del trabajo puro y duro y explicar las inquietudes que podían surgir”.

En una situación similar se encontraba Aegon. Tal y como comentó Pedro Higueras, CIO de la compañía aseguradora, “llevábamos, desde 2016, inmersos en un plan de digitalización y habíamos empezado por la instalación de todas las plataformas colaborativas, teníamos un 60% de los profesionales con portátiles y con la posibilidad de trabajar desde casa. Un punto importante que nos permitió estar preparados es que, como negocio muy regulado, teníamos nuestros planes de continuidad de negocio. Y en enero, al ver lo que estaba sucediendo en China, introducimos en nuestros planes de continuidad la posibilidad de una situación de pandemia”.

Por su parte, la HR manager de Aegon, Catherine Minardi, destaca como clave del éxito el trabajo en tranformación digital y cambio de mindset que la aseguradora inició hace cinco años. “En el 2019, teníamos a casi un 40% de la plantilla en teletrabajo, con lo que cuando llegó este tsunami estábamos bastantes preparados”.

La crisis provocada por la COVID-19 ha puesto en el centro de la gestión a los departamentos de IT y RRHH

Un punto, el cambio de mindset y cultural necesario que también destaca como elemento clave de la transformación Loly Alejandro, Global IT and Shared Services Leader, South Europe de Procter&Gamble. “En P&G estábamos preparados a nivel tecnológico, lo que cambió fue la cultura y los estilos del empleado. No existe transformación digital por los sistemas, la transformación digital adquiere sentido por el cambio cultural y por empujar otras formas en el trabajo y en los procesos de negocio. Ahí es donde la COVID-19 nos ayudó a dar el empujón de cinco años. A cambiar la forma en la que trabajamos y quitarnos el miedo. Fue una oportunidad maravillosa para poner en valor todas las tecnologías que teníamos disponibles”.

En este punto, Manuel Alejandre, Country HR manager de Spain&Portugal de Procter&Gamble, destacó que la cultura y los valores de la compañía fueron dos factores clave que les ayudaron a manejar el cambio.” P&G se fundó en 1837 y, a pesar de nuestra larga trayectoria, somo vistos como una compañía innovadora, diversa y que desarrolla el liderazgo. Una empresa sobrevive, porque tiene una cultura de abrazar el cambio, ve el cambio como oportunidad para innovar de manera diferente y resolver de forma nueva las necesidades del consumidor. Esto ha llevado a las personas a tener una mentalidad de crecimiento, ver el cambio como una oportunidad para innovar y desarrollar nuevas habilidades”.

La humanización ante la digitalización

Lo que es una realidad es que la crisis provocada por la COVID-19 ha puesto en el centro de la gestión a los departamentos de IT y RRHH que, preocupados por el bienestar de sus colaboradores, han trabajado intensamente para cubrir los efectos negativos que podían provocar la incertidumbre ante la pandemia, como el hecho de trabajar sin contacto físico con los equipos.

De este modo, Catherine Minardi, de Aegon, explicó que la compañía puso en marcha el proyecto “Pulse”. “A las pocas semanas de estar confinados, todo el equipo de RRHH y el CEO de la compañía nos pusimos a llamar a las 460 personas que forman parte de Aegon. Esto nos ayudó a palpar la sensación de nuestros equipos y saber qué cosas echaban en falta y qué podíamos hacer para anticiparnos al nuevo escenario. De ahí salieron muchas acciones e iniciativas que todavía están en marcha como “Aegon te cuida”, donde hemos buscado ese espacio para el apoyo psicológico para toda la plantilla, talleres de resiliencia emocional, etc.”. “Lo fundamental de estas iniciativas fue mantenernos conectados no solo a nivel táctico y operativo, sino también a nivel humano”.

Durante la charla surgió el debate sobre la necesidad de adquirir nuevas herramientas específicas para la función de Recursos Humanos

Por su parte, Juan Antonio Relaño, de Bosch Iberia, explicó que la compañía fomentó la creatividad de las personas para buscar solución a los problemas que llegaban a consecuencia de la COVID-19.  Por ejemplo, “desarrollamos e implementamos una app de trazabilidad de casos y posibles contactos porque la planta de Bosch en Madrid ha estado trabajando durante todo el tiempo”. Además, para fomentar la comunicación, la compañía creó nuevos canales de soporte. “Tenemos un BoschTube donde ponemos videos, con un ánimo pedagógico, pero también de acompañamiento, hemos introducido los eventos online que, con el paso del tiempo, han evolucionado en eventos híbridos para dar una sensación de cercanía”. Se trata de acciones que, en opinión de Juan Antonio Relaño, potencian “el sentimiento de pertenencia y el contacto. No es como el trato humano, pero seguiremos trabajando con RRHH para acercar a las personas lo máximo posible”.

En cambio, Loly Alejandro, de Procter&Gamble, afirmó que, a pesar de la pandemia, la exigencia se ha mantenido al mismo ritmo que el resto de los años. Nos hemos comprometido a abrazar el cambio digital al nivel necesario para apoyar al empleado como prioridad y poner al consumidor en el centro. ¿Qué ha cambiado? El reto de mantener el proceso de producción, asegurar que ningún proceso se haya interrumpido y no haber tenido ninguna brecha de ciberseguridad”.

A lo que Manuel Alejandre, Country HR manager de Spain&Portugal, añadió: “Los indicadores de engagement y la identificación con la compañía está en máximos, por el papel que ha jugado RRHH a la hora de cuidar y acompañar a la gente”. “Añadiría el manejo de la comunicación corporativa y la comunicación desde RRHH, nuestros empleados recibían mucha información sobre la COVID-10 desde los medios de comunicación, pero confiaban en las comunicaciones corporativas y de RRHH como punto de referencia para saber cómo se tenían que proteger”.

¿Nuevas herramientas digitales?

Aunque las tres compañías presentes en el webinar disponían de la tecnología necesaria para afrontar una situación excepcional de trabajo en remoto, durante la charla surgió el debate sobre la necesidad de adquirir nuevas herramientas específicas para la función de Recursos Humanos. En este punto Pedro Higueras, CIO de Aegon, comentó que “los criterios de elección de tecnología no han cambiado, siguen siendo los mismos”. “Lo que ha cambiado son las herramientas de colaboración -añadió Pedro Higueras-. Han experimentado un cambio importante porque herramientas como Teams o Zoom, entre otras, que permiten colaborar dentro de un departamento, han trascendido y se han puesto a nivel de compañía. Eran herramientas que estaban huérfanas y el departamento de RRHH las ha adoptado como herramientas propias”.

Por su parte, Loly Alejandro, Global IT and Shared Services Leader, South Europe de Procter&Gamble, opinó que “la tecnología o la obsesión por invertir en las últimas tecnologías nunca debe ser la prioridad. Primero, porque no somos una compañía tecnológica y, segundo, porque no estamos obsesionados en almacenar millones de datos sino en aplicar la tecnología justa y necesaria para agregar productividad, eficiencia y valor”.

En este punto, el director de Sistemas de Bosch Iberia, Juan Antonio Relaño, hizo hincapié en los aspectos de seguridad: “Qué duda cabe que, cada vez, tenemos más dispositivos conectados a la red y, evidentemente, cuánto más pequeño sea el dispositivo más posibilidades hay de que sea una puerta de entrada que nadie ha reparado en ella”, aseveró.