Oficina en rotación, lo mejor del trabajo en remoto y presencial

En su rol de moderadora, Costanza Vannutelli, head of UtopicSchool, abrió la charla explicando que: “La oficina en rotación es un nuevo modelo de uso de la ofi cina que responde a la situación actual que estamos viviendo, en el que muchas empresas están implementando modelos híbridos y distribuidos de trabajo”. Ante esto, Utopicus ofrece soluciones de ofi cinas fl exibles que permiten a las organizaciones hacer frente a las necesidades de espacio que surgen en la actualidad. En este sentido, la directora de Negocio de Utopicus, Áurea Rivela, destacó que: “El modelo de trabajo de Utopicus es bastante nómada. Al disponer de tantas ubicaciones diferentes, los profesionales nos movemos de un espacio a otro en función del trabajo que tengamos que realizar”. Se trata “de tener la sensación de que el espacio se adapta a ti y no a la inversa, porque es el profesional quien elige el espacio de trabajo según sus necesidades”.

Casos de éxito

En esta nueva edición de Inspiring Workplaces, los asistentes al webinar pudieron conocer cómo los modelos de trabajo de Adevinta, HomeDoctor y Zurich Spain les permitieron trabajar en remoto, así como volver gradualmente a las oficinas. Ya en el año 2017, Zurich Spain implantó su política de teletrabajo. Desde entonces, “la totalidad de los empleados tenía un portátil para trabajar desde casa y trabajábamos en un modelo híbrido al 50 %, casi siempre guiados por temas individuales de conciliación, pero también por necesidades de equipo como mantener una reunión de cocreación, la resolución de un problema complejo, una visita o nuevas incorporaciones en el equipo”, comentó Santiago Ínsula, head of HR Zurich Spain. Esta forma de trabajar propició que la compañía se adaptara al confi namiento con rapidez y facilidad.

“Ahora, hemos modernizado el modelo híbrido que teníamos anterior a la pandemia y en septiembre volveremos de forma gradual a la oficina optimizando lo mejor de los dos mundos: el virtual y el presencial”. En cuanto al espacio de trabajo, en 2017, Zurich Spain también realizó obras en sus ofi cinas bajo un concepto de smartworking. “Eliminamos todos los despachos y creamos espacios diáfanos sin puestos asignados. Les llamamos ofi cinas rotativas porque teníamos entre un 30 % y un 50 % de personas trabajando desde casa, había menos puestos que personas y así podíamos funcionar”, matizó Santiago Ínsula.

La oficina en rotación es un nuevo modelo de uso de la oficina que responde a la situación actual que estamos viviendo

Una situación similar ha experimentado Adevinta Spain. Antes de la pandemia, la multinacional rediseñó sus ofi cinas en espacios abiertos sin despachos ni puestos asignados. Tal y como explicó el head of Workplace de Adevinta, Diego Calvo Cueto, “trabajamos con una metodología de empoderar, alinear, hacer foco y compartir conocimiento”. Se trata de una cultura empresarial que está muy alineada a la concepción del espacio de trabajo. “Siempre hemos funcionado con un modelo de puestos no asignados y una oficina organizada en un sistema de barrios y en plantas muy parecidas para quesea fácil mover a los equipos de diferentes áreas”. Un sistema que ahora, cuando los empleados han decidido voluntariamente volver a las ofi cinas, ha demostrado ser robusto. En este sentido, Calvo comentó que la reapertura de las oficinas fue sencilla y solo tuvieron que hacerunos reajustes como, por ejemplo, “nos inventamos el vagón del silencio, una zona de tranquilidad”. “Ahora tenemos pequeñas transformaciones que requieren solo un poco de imaginación y que nos permiten probar soluciones que seguramente se quedarán cuando defi namos definitivamente el modelo híbrido”.

Precisamente, la eliminación de los despachos en los nuevos sistemas de trabajo es uno de los puntos que lamenta Juan Láriz, founder de HomeDoctor, al afi rmar que con la masiva utilización de las videollamadas se genera mucho más ruido. Además, Láriz, desde su puesto de fundador, comentó que: “En el 90 % del tiempo, gestiono temas sensibles que requieren privacidad”.

HomeDoctor presta servicios médicos desde grandes hospitales de España y esta dispersión les ha llevado a apostar por los espacios que ofrece Utopicus para sus empleados. “Tenemos una área principal en pradera, donde está ubicado el contact center de atención al cliente, el equipo de logística, el equipo de middle management de desarrollo de negocio, contabilidad y parte del área de marketing. Paralelamente, tenemos otra área de dirección con más privacidad y otras salas de atención de enfermería”, explicó Juan Láriz.

En este sentido, Áurea Rivela resaltó que a raíz de la pandemia están notando una mayor demanda de información por parte de empresas que buscan nuevas soluciones de espacios empresariales. “Tenemos el reto de adaptarnos a empresas que van creciendo y tienen miedo a perder su identidad como organización al estar en un espacio de trabajo flexible, pero esto es una falsa creencia porque gracias a nuestro amplio abanico de servicios, es difícil saber si estás en una ofi cina compartida o en tu propia sede”, resaltó.