Executive assistants, posiciones estratégicas que contribuyen al éxito del negocio

¿Ha cambiado mucho el perfil de Executive assistant en los últimos años?

Juana Molina (J.M.): A nivel empresarial, el rol ha evolucionado a pasos agigantados. Hoy son considerados/as “asistentes ejecutivos/as”. Forman parte de los comités de dirección, manejan información sensible y confidencial y están al tanto de las decisiones estratégicas y de las grandes operaciones empresariales que se llevan a cabo. Son un pilar fundamental para los ejecutivos de primer nivel. Trabajan a la par de ellos, intentando que estos/as sean más eficientes. Organizan la vida personal y profesional de los ejecutivos/as y son el nexo de unión entre la dirección y el resto de los empleados. Hoy son posiciones estratégicas que contribuyen al éxito del negocio aportando valor.

Raquel Berneburg (R.B.): Las personas que ocupan este tipo de posiciones han tenido que adaptarse rápidamente, como cualquier otro profesional, al crecimiento tecnológico y a la transformación digital. Aunque ahora muchos de los directivos/as a los que reportan son autónomos en la gestión de ciertas tareas, aportan valor en otras muchas funciones. Para ello se requieren mayores competencias y una constante actualización.

¿Dónde está la dificultad para hallar estos perfiles?

R.B.: Este tipo de vacantes se consideran posiciones de confianza, y el feeling y encaje es fundamental para que la dirección se sienta cómoda delegando y confiando en su mano derecha, pero también es importante que el/la Executive assistant se sienta pleno/a en su trabajo, con total autonomía. Lograr el “perfect match” entre directivo-assistant es imprescindible. La identificación y valoración de las soft skills también es muy importante, ya que son consideradas las competencias que permiten a las personas integrarse con éxito en el entorno profesional y muy válidas para lograr enfrentarse a retos diariamente. Lo habitual es que para este tipo de posiciones se requieran competencias lingüísticas avanzadas, siendo imprescindible la fluidez completa en inglés y muy valorable el dominio de otros idiomas.

¿Qué características y habilidades se les requieren a estos profesionales?

J.M.: Dominio de uno o varios idiomas. Buen conocimiento y manejo de herramientas ofimáticas. Además, vocación de servicio, discreción y confidencialidad, resiliencia y flexibilidad, sensibilidad y mano izquierda, sentido de la urgencia, orientación al detalle, habilidad de diferenciar lo urgente de lo importante. La detección del tipo de carácter que puede ser compatible con el directivo/a y el equipo. Capacidad de anticipación. Capacidad para adaptarse a situaciones cambiantes.

¿Cuál es la formación que necesitan estos perfiles?, ¿Existen titulaciones específicas para esta área?

J.M.: Normalmente, para este tipo de vacantes se exige y se valora muy positivamente la formación vinculada con el mundo empresarial: ADE, Empresariales, Formación Profesional en Administración, Traducción e interpretación, etc. Adicionalmente, hoy en día son muy valorables los estudios en secretariado internacional o management assistant, encontrando centros especializados en ello. También se valora muy positivamente la formación vinculada con protocolo, organización de eventos y relaciones institucionales.

Se trata de un rol asociado tradicionalmente a mujeres. ¿Esto está cambiando al igual que está pasando a la inversa en otro tipo de profesiones?

R.B.: Aunque a día a de hoy estás posiciones en más del 90 % de los casos son ocupadas por mujeres, en la actualidad cada vez nos encontramos con más hombres que les apasiona el soporte ejecutivo y se preparan y forman para ello, así como empresas que valoran que el talento no es una cuestión de género, sino de las habilidades y competencias de cada persona a nivel individual.

¿Los/as Executive assistant son los grandes olvidados de la empresa o son los líderes en la sombra?

R.B.: Debido a la evolución y profesionalización del rol, hoy son un pilar fundamental para los ejecutivos/as, intentando que estos sean más eficientes consiguiendo optimizar y maximizar su tiempo. Trabajan en la antesala del poder, a veces en la sombra, sin un reconocimiento claro en la compañía. Valen más por lo que callan que por lo que dicen, pero no hay duda de que son profesionales imprescindibles y partners de confianza de los ejecutivos.

¿Qué retos de futuro tienen estos profesionales?

J.M.: Se está produciendo una clara profesionalización del rol, siendo cada vez más importante la formación complementaria y la demanda de perfiles con conocimientos del sector, sobre todo porque de este modo pueden aportar más valor a la compañía.
Debido al aumento de la inteligencia artificial, las nuevas tecnologías y la cada vez más frecuente automatización en los puestos de trabajo, los/as Executive assistant deben aportar mucho más que un simple soporte administrativo para que la productividad de las organizaciones y la eficiencia de los directivos/as a los que reportan sean cada vez mayores.

R.B.: A día de hoy, se exige a este tipo de perfiles que sean profesionales innovadores con la capacidad de implementar nuevas ideas. Con la presencia de este tipo de profesionales, las empresas pretenden que los ejecutivos/as puedan maximizar su tiempo y ser más eficientes, ya que, en un entorno profesional como el actual, tan sumamente acelerado y cambiante, los perfiles de soporte a nivel ejecutivo deben de convertirse en expertos/as en la gestión del tiempo y de la priorización.