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El sector > 27/05/2024

Aegon mejora su manera de trabajar en colaboración con Efectívitas

Smara Conde, directora de RRHH de Aegon, y Alberto Fernández, socio fundador de Efectívitas

Tras un ejercicio de escucha activa a sus personas, Aegon decidió poner en marcha una transformación organizacional para gestionar mejor el tiempo de trabajo y la manera en la que sus profesionales cooperaban entre ellos. Con la ayuda de Efectívitas, han logrado cambiar comportamientos y ser más eficientes, al tiempo que se ha reducido el estrés percibido, tal y como nos cuentan Smara Conde y Alberto Fernández.

¿En qué momento está ahora el Departamento de Recursos Humanos de Aegon?

Smara Conde (S.C.): Hemos evolucionado mucho en los últimos en los últimos años y estamos en un punto de madurez que, además, está coincidiendo con un momento en el que el Grupo Aegon nos ha identificado como un país con potencial de crecimiento, para lo que creo que el área de Recursos Humanos es estratégica. Nosotros ponemos los marcos para movilizar a las personas, que no dejan de ser el recurso más valioso de una compañía. Hemos acompañado la evolución del negocio y trabajamos para ser el mejor lugar para trabajar y que las personas que están aquí lo sientan así.

 

Y una de las características es la mejora continua en esa voluntad de ser el mejor lugar para trabajar. ¿Cómo se pone en práctica en el día a día?

S.C.: Los tres comportamientos básicos que tenemos en la organización son: estar conectados, dar un paso al frente y ser una fuerza para hacer el bien, y dentro de cada uno de ellos se engloba en detalle lo que esperamos ver respecto a comportamientos en nuestros equipos. La mejora continua, la eficiencia, la exigencia y la innovación forman parte de nuestra manera de hacer las cosas.

 

Y en ese afán de ser más efectivos recurrieron a Efectívitas. ¿Cuál es la asignatura pendiente?

S.C.: En 2021 la encuesta de compromiso nos indicó que había que mejorar en tres aspectos, principalmente: el nivel de estrés que sentían las personas en la organización, la capacidad de desconectar del trabajo y la cantidad de este percibida que tenía cada persona. Ya conocíamos a Efectívitas de un proyecto anterior con los managers de la organización y pensamos que nos podían ayudar a poner el foco en la mejora que estábamos buscando.

Alberto Fernández (A.F.): Nos invitaron a moderar una sesión con todos los managers y directivos de la compañía en la cual preparamos una serie de dinámicas para lograr un diagnóstico de la manera en que estaban trabajando. Lo hicimos con una metodología que tenemos que se llama Efectiviscore que permite analizar la efectividad y el uso del tiempo de personas, equipos y organizaciones. Con ello, elaboramos una evaluación de sus fortalezas y áreas de mejora específicas, comparando con un benchmark de compañías. Y de ahí surgió una propuesta de acciones a poner en marcha, elaborada y priorizada con el apoyo del equipo de directivos y managers. Contamos desde el principio con el apoyo del consejero delegado, lo que ayudó a reforzar los mensajes que había que transmitir.

 

¿Cuáles fueron las fases de este plan?

S.C.: El grueso de las iniciativas se realizaron en 2023, aunque desde 2021 ya se fueron poniendo en marcha acciones puntuales, pero con menor impacto. En 2022, se realizó el autodiagnóstico de los managers, con Efectiviscore, y en 2023 se extendieron las acciones a toda la compañía. Empezamos con el comité de dirección, ya que teníamos aclaro que era algo que tenía ir top down y dar ejemplo, después los managers y luego el resto de la organización.

 

¿En qué aspectos han hecho hincapié?

S.C.: En la sesión con los managers vimos que necesitábamos establecer unos marcos de colaboración efectiva para poner en valor nuestro tiempo y el de los demás, aportando herramientas con una formación específica y práctica para lograr que esta nueva forma de trabajar calase lo antes posible.

A.F.: Han sido formaciones muy prácticas sobre el marco de colaboración efectiva definido, incluyendo cuándo y cómo utilizar cada canal (email, reuniones, Teams, teléfono), en qué momento, cómo preparar una reunión para que sea realmente efectiva y sirva para tomar decisiones…

 

¿Ha habido un antes y un después en el comportamiento de las personas de Aegon tras las sesiones?

S.C.: Sí, ha habido cambios notorios. Por ejemplo, en el uso del email de manera efectiva y la racionalización en la manera de utilizar Teams en conversaciones individuales y canales. Uno de los aspectos fundamentales ha sido la gestión de las reuniones, que ha mejorado alrededor de un 20 %. La mejora de la sensación del nivel de estrés ha sido de unos 15 puntos, y la de la sensación de cantidad de trabajo que teníamos, de 16 puntos porcentuales.

Hemos aprendido que el tiempo es un recurso escaso, pero si trabajamos de manera organizada, con foco, con energía y con un lenguaje compartido entre todos, las horas laborables serán realmente efectivas. Y también hemos aprendido que cada persona tiene un momento de mayor dinamismo y concentración, que no tiene que ser el mismo para todas, y que podemos utilizarlo para las tareas más importantes.

A.F.: La idea fundamental es que se puede transformar la manera de trabajar a nivel individual y colaborativo, y con ella realizar un trabajo mejor, y de mayor impacto, optimizando, además, el bienestar de las personas.

 

Y ahora, ¿cómo mantener ese cambio logrado?

S.C.: Sabemos que es un proceso continuo, transmitiendo a todos la importancia del cambio de forma de trabajar y cómo beneficia a toda la organización. El objetivo es seguir reforzando estos hábitos en los siguientes años. De hecho, las personas que se han incorporando a la compañía con posterioridad a estos talleres tienen a su disposición un vídeo donde, como parte del onboarding, explicamos cómo es nuestro modelo.

 

¿Qué recomendaría a otras compañías para mejorar en su efectividad?

S.C.: Lo primero es que de verdad tienen que creer que es posible. Y tener el apoyo de la alta dirección para que cunda el ejemplo. Además, deben contar con un partner que sea especialista y, en este caso, Efectívitas nos ha ayudado tanto en el diagnóstico y reflexión de la situación previa como en el diseño e implantación de las iniciativas necesarias para conseguir esta mejora.

 

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