¿Sueñan los androides con ovejas eléctricas?

Como empresa experta en externalización de servicios de nómina sobre la plataforma de SAP Successfactors (plataforma Emplea360), nuestro departamento de BPO (Business Process Outsourcing) nos estaba reclamando soluciones que les permitieran afrontar procesos de carga masivos: altas, bajas y cambios organizativos, en clientes de gran volumen. El uso de la tecnología RPA ha sido la solución idónea.

Mediante el uso de tecnologías de robotización, hemos conseguido optimizar procesos y ofrecer a nuestros clientes un servicio de mayor calidad, disminuyendo de forma radical tanto los tiempos de introducción de datos en el sistema, como los errores propios de un proceso manual y todo ello con un ahorro muy importante de términos de tiempo y costes.

El concepto es sencillo, pero las aplicaciones que ofrece a un departamento de Recursos Humanos son infinitas. Un robot informático funciona como lo haría un usuario que ejecutase el proceso desde su puesto habitual de trabajo. Lógicamente, el robot carece de la imaginación y capacidad de improvisación de un usuario real, pero puede trabajar de forma incansable y desasistida, repitiendo cualquier proceso sujeto a reglas concretas que se puedan modelizar e incorporar a su lógica de proceso.

En Integra, disponemos ya de procesos específicos sobre Successfactors: altas, bajas, cambios organizativos, cargas de incidencias, y otros

Para ilustrar el funcionamiento del robot, tomaremos un ejemplo concreto; pensemos en nuestros sistemas SAP y SAP Successfactors y un proceso de alta masiva de empleados en Empleado Central: la lista de altas a realizar se le suele proporcionar al usuario real en un fichero, típicamente un Excel o un CSV. Ese fichero podría llegar al usuario por correo electrónico, o bien estar accesible desde un gestor de contenido. El usuario debería abrir el fichero, tal vez lo imprimiría, accedería a su sistema Successfactors y comenzaría a cumplimentar los campos de la pantalla de altas según la información del fichero. En la pantalla de altas habría desplegables, campos de texto, controles de entrada de los datos: verificar si el número del DNI de un empleado es correcto; potenciales accesos a otros sistemas: con información complementaria a la ofrecida en el fichero de altas; etc. El proceso supone que el usuario debe acceder a varias aplicaciones, abrir y cerrar ventanas o esperar el refresco de campos de entrada de datos que pueden cambiar en función de la información que se les proporcione a otros campos. Pues bien, un robot informático basado en tecnología RPA podría realizar todo este proceso de forma desasistida tal y como lo haría un usuario real.

Simular al usuario real

Los procesos batch tradicionales (por ejemplo, los famosos batch-input de SAP) permiten trabajar contra un sistema concreto, pero no permiten reproducir de forma integral un proceso de negocio que requiera acceder a múltiples sistemas basados en tecnologías diferentes, tal y como lo haría un usuario real. Los procesos RPA permiten simular el comportamiento del usuario real y también pueden lanzar procesos batch, o incluso trabajar combinando ambos comportamientos.

Hemos visto cómo la tecnología RPA nos permite simular el comportamiento de un usuario real de forma sencilla y eficiente, pero hasta el momento nos hemos basado en la premisa de que el robot trabaja sobre un fichero de entrada normalizado. ¿Sería el robot capaz de interpretar formatos de entrada no normalizados?

La respuesta es que sí, mediante el uso de inteligencia artificial. La tecnología RPA nos permite implementar modelos complejos en los que el robot se alimentará de varias fuentes de información y trabajará con formatos no normalizados. En este escenario, el robot interpretaría los datos, extraería la información relevante y procedería a ejecutar el proceso de alta.

Elementos fundamentales

En Integra, trabajamos con UiPath, una empresa de origen rumano que, tras una entrada exitosa en el mercado norteamericano, lidera actualmente el software de las soluciones RPA:

La solución tiene tres elementos fundamentales:

• • UiPath Studio: plataforma de desarrollo,
• • Orchestrator: permite la gestión sincronizada de varios robots,
• • Robot: el robot propiamente dicho, cada robot en ejecución simula el trabajo de un usuario real.

En Integra, disponemos ya de procesos específicos sobre Successfactors, como: altas, bajas, cambios organizativos y cargas de incidencias (proceso de FDI), pero nuestro departamento de Innovación sigue trabajando en la modelización de nuevos procesos de negocio, especialmente en el área de administración de personal y nómina.

Cada vez es más patente el uso de tecnología de vanguardia y el liderazgo del departamento de Recursos Humanos en la Transformación Digital de las empresas del siglo XXI. Si quieres saber si los androides sueñan con ovejas eléctricas, probablemente en Recursos Humanos te puedan dar una respuesta n