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18/07/2019 Cada vez son más las empresas que apuestan durante la época estival por la denominada jornada intensiva, un modelo de racionalización de horarios cuyo objetivo es facilitar la conciliación laboral y personal durante el verano, al mismo tiempo que mejora el descanso y la gestión del tiempo de los empleados. Se trata de un modelo de jornada que tiene grandes ventajas, como son una mayor productividad, implicación y motivación, pero que también implica que las tareas se tengan que realizar en menos tiempo, además de la consecuente redistribución de la plantilla. Por estas dos razones, la organización efectiva del horario de trabajo durante el estío se vuelve una de las prioridades a desarrollar por parte de los departamentos de Recursos Humanos.

“Para evitar que la época estival afecte al rendimiento, es imprescindible poner a disposición de los trabajadores herramientas que les ayuden a mejorar su productividad, ayudar a nuestros empleados a distribuir sus tareas y cargas, así como también reforzar la comunicación entre los equipos y desarrollar técnicas de planificación efectiva para rentabilizar mejor el tiempo en el trabajo”, indica Ana Romeo, directora de Recursos Humanos de Cigna España y embajadora Humans 4 Health by Cigna.

En este sentido, la experta indica que "saber diferenciar lo urgente de lo importante y tener la capacidad para priorizar es esencial". Además, hay que tener en cuenta que cada persona tiene sus propios picos de productividad y, por ello, también es clave "conocerse y utilizar esto para la distribución de nuestro esfuerzo como empleados”, afirma Romeo.

De esta manera, algunas acciones que se pueden poner en marcha durante el verano y que ayudarán a los empleados a ser más productivos durante esta época son:

Ofrecer formación en las principales técnicas existentes en gestión del tiempo

Se trata de unos mecanismos de organización que ayudan a invertir mejor el tiempo y aprender a priorizar. Algunas de las más conocidas son la 'técnica pomodoro', que consiste en dividir la jornada laboral en pequeños tramos de 25 minutos, evitando las distracciones y haciendo descansos entre ellos de entre 3 y 5 minutos, los cuales puden ampliarse hasta los 15 y 20 minutos por cada cuatro pomodoros o bloques de 25 minutos trabajados.

Otra opción es aplicar la 'técnica eisenhower', que implica la creación de un cuadro de tareas que diferencie lo urgente e importante de lo que no lo es; o la 'técnica kanban', una metodología que se basa en crear un cuadro donde mostrar el estatus de la tarea en todo momento, y en la que se puede aplicar el 'esquema GTD' (Getting This Done), que ayuda de deteminar en un lista los pasos a seguir en cada tarea, o la 'técnica Seinfeld', que se basa en elaborar un gran calendario y trazar un cronograma con las tareas para cada día, tratando de alcanzar siempre la meta.

Fomentar la flexibilidad y redistribución del trabajo

Según el último estudio de Cigna, ‘360 Wellbeing Survey 2019: Well and Beyond’, el 25% de los empleados que sufren estrés lo achacan a que tienen demasiada carga laboral, la primera causa según el estudio. Por ello, estos meses en los que el volumen de trabajo desciende, es un buen momento para fomentar la flexibilidad laboral y para llevar a cabo una redistribución del trabajo. "Esto facilitará que, en septiembre, cuando aumente la carga laboral, se retome la actividad con las pilas cargadas y el ánimo necesario para emprender nuevos proyectos", apuntan los expertos de la compañía.

• Promover la comunicación interna

Una comunicación fluida entre el equipo hace más fácil saber en qué tarea se debe estar en cada momento, si hay algo urgente que haya que reforzar entre más empleados, si se puede dejar para otro momento o eliminarlo de la lista de pendientes.

• Controlar la temperatura

La temperatura ambiente en la oficina durante el verano es clave para el confort de los empleados. Según el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, la temperatura óptima en los puestos de trabajo debe encontrarse entre los 23 y los 27 grados, mientras que el RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios) recomienda 23-25 grados.

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