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24/03/2020 El trabajo en remoto con servicios de videoconferencia se ha multiplicado por cuatro en la última semana, las redes IP están experimentando incrementos de tráfico cercanos al 40% y el uso de la voz móvil ha aumentado en un 50%. Pero para Paradigma Digital, multinacional española especializada en la transformación digital de las empresas, la clave para ser productivos en un entorno de teletrabajo pasa por elegir bien el canal adecuado para cada tipo de comunicación.

“La situación en la que estamos sumidos estos días debido al coronavirus va a suponer un antes y después en la forma de trabajar de las empresas. Desde el punto de vista de la productividad, la solución no es hacer por videoconferencia lo que antes eran reuniones presenciales, sino ahorrarnos reuniones innecesarias y hacerlas más eficaces. Debemos darnos cuenta de que el problema no está en si las personas trabajan desde su casa o desde la oficina, sino en la forma en que las empresas están organizadas. De esta forma, para que el teletrabajo nos lleve a aumentar la productividad, hay que cambiar muchas otras cosas en las compañías y en las personas.”, señala José Ignacio Herranz, responsable de Innovación de Paradigma Digital.

Entre los hábitos que Paradigma recomienda a organizaciones y empleados, según su propia experiencia destacan los siguientes:

1. Escribir bien es la clave de la productividad empresarial. Porque una cosa es tener una idea, y otra muy distinta es saber explicarla a otras personas que no tienen nuestro contexto ni nuestro conocimiento. La mala comunicación genera más trabajo y por eso, con algo tan sencillo se podrían minimizar largas cadenas de emails y ahorrar miles de reuniones. El lenguaje escrito debe ser un ejercicio reposado que requiere de pensar y sintetizar antes de construir las frases.
2. Las reuniones son necesarias, pero deben ser la última opción, no la primera. Es muy importante reservar tiempo de calidad sin interrupciones y, aún más importante, respetar el tiempo de calidad de los demás. La comunicación escrita y asíncrona, que no requiere de la sincronización de agendas, es, por tanto, fundamental en un entorno de trabajo remoto.
3. Preparar las reuniones. En las reuniones hay gente que tiende a decir lo primero que se le pasa por la cabeza y a no respetar los turnos de palabra. Si previamente se realiza un envío de notas o temas a tratar, objetivos que se persiguen y se invita a enviar previamente ideas, se puede ahorrar mucho tiempo y la reunión será más eficiente.
4. Dar más autonomía a los equipos. Es muy típico en organizaciones jerárquicas que las personas en la parte alta de la pirámide hagan perder mucho tiempo al resto de la compañía. No se delega la responsabilidad en los equipos, los directivos quieren estar en todas las decisiones y no se transmite la información de manera transparente. Esto supone problemas terribles de comunicación que se ven agravados por el teletrabajo.
5. El teletrabajo no significa estar siempre online y disponible. La necesidad de estar el 100% del tiempo online produce muchas interrupciones, y en ese escenario, las empresas no van a ganar productividad con el teletrabajo. Las urgencias, las interrupciones, son inevitables a veces, pero son producidas por una mala organización, por lo que no se pueden aceptar como algo natural y hay que tomar medidas para minimizarlas. El “ASAP” (As Soon As Possible) es el veneno de las empresas y redunda en un trabajo mediocre.
6. Elegir el canal de comunicación adecuado.  A veces puede ser más cómodo realizar una llamada para solucionar una necesidad inmediata, pero pensamos sólo en nuestra necesidad y no en que supone una interrupción para la otra persona. Es necesario valorar la urgencia real de respuesta, la complejidad de la información y la interrupción que vamos a generar en la otra persona y en función de ello elegir el canal ¿Chat en tiempo real? ¿Reunión presencial? ¿Videoconferencia? ¿Email? ¿Documento compartido?... La clave está en transmitir el mensaje adecuado por el canal adecuado en el momento adecuado.
7. Uso de espacios colaborativos de trabajo para la información que quieres que quede registrada. La información de las conversaciones en reuniones, llamadas telefónicas y chats se autodestruye en la mayoría de los casos; por el contrario, lo que queda escrito en espacios colaborativos permanece y está actualizado siempre con la última versión.
8. Crea equipo. Uno de los peligros del teletrabajo prolongado, sobre todo si la empresa no está acostumbrada, puede ser la sensación de aislamiento y la disminución del sentimiento de pertenencia, que puede incidir en la desmotivación. La clave está en utilizar herramientas que permitan incrementar la cercanía, planificar reuniones sincronizadas, resúmenes semanales y sobre todo poner iniciativa con preguntas que demuestren el interés por cada miembro del equipo.
9. Crea tu propia rutina de trabajo. No solo tenemos que cambiar cosas en las empresas: a nivel individual tenemos que demostrar que somos lo bastante responsables para realizar nuestro trabajo como para no tener la necesidad de contar con un jefe observándonos. Es muy común que trabajando desde casa solos las personas entremos en una especie de estado de concentración en el que se olvida el tiempo y el espacio. Es importante no olvidarse de los descansos, de la comida, del final de la jornada, etc.
10. Cuida el espacio de trabajo. Conviene tener un espacio en casa adecuado para trabajar, cómodo y sin interrupciones. Es importante por tanto generar un entorno para el teletrabajo en casa y, además, construir rutinas propias que sirvan para mantener separado el espacio de trabajo del de ocio.

“Debemos ser conscientes de que el teletrabajo debe servir a un objetivo mayor que es mejorar la productividad y que no es solo una cuestión de herramientas que nos sirvan para hacer online lo mismo que hacíamos presencialmente, sino que hay que cambiar ciertos hábitos, tanto en las organizaciones como a nivel personal”, concluye Herranz.

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