La mejor tecnología para optimizar la gestión del tiempo en las empresas

Y no es esta la única disfunción que pueden padecer las compañías por lo que respecta al incumplimiento de las obligaciones horarias por parte de la plantilla. Los retrasos en la entrada, el cambio de turnos no comunicado o el solapamiento de los días libres pueden ser igualmente conflictivos para el día a día de las empresas. No sorprende, así, que estas estén actualizando sus protocolos de gestión del tiempo y que la tecnología y los softwares de gestión del tiempo tengan una importancia capital en dicho proceso.

Control horario, todo queda registrado

Una de las principales preocupaciones de los departamentos de Recursos Humanos se encuentra en la gestión de los datos referentes a horarios, ausencias y el calendario laboral en general. Se trata de información sensible y que, en caso de no quedar debidamente registrada, puede ocasionar trastornos operativos e incluso problemas legales a las empresas. Paralelamente, el riesgo de dispersión de la información está también sobre la mesa, aspecto que lleva a muchas compañías a apostar por programas que permiten el acceso centralizado a los datos y que, además, actualizan automáticamente esta base.

El control horario de los trabajadores debe enfocarse, por tanto, como un recurso orientado a promover mayores niveles de eficiencia, productividad y compromiso en la plantilla. Unos objetivos que deben alcanzarse, además, sin comprometer la privacidad de los empleados y sin que estos se sientan permanentemente observados, definiendo con claridad tanto los horarios como las condiciones específicas para los trabajadores.

El cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y bienestar laboral asegura a las empresas que cualquier decisión relacionada con una mala praxis por parte del trabajador se adoptará con plenas garantías legales. En este sentido, resulta más interesante apostar por sistemas que permitan la elaboración de informes con validez jurídica, un recurso que aporta tranquilidad a la empresa y seguridad al empleado.

Una necesidad adicional en las empresas actuales es que los recursos tecnológicos se adapten a cualquier modelo de gestión del tiempo, incluyendo el teletrabajo, los horarios flexibles o la existencia de diferentes horarios simultáneos entre la plantilla. Y si la información generada puede integrarse en otros sistemas de la empresa, se optimizan considerablemente los procesos internos.

Gestión de turnos y vacaciones 

Muchas empresas siguen trabajando por turnos, lo que implica que en una misma plantilla pueden coexistir horarios muy distintos, hasta el punto de que algunas jornadas laborales comienzan cuando finalizan las de otros compañeros. En consecuencia, una gestión ineficiente de este aspecto puede generar ciertos trastornos organizativos a las empresas.

Otro foco habitual de conflictos relacionados con los turnos de trabajo radica precisamente en la asignación de horarios a los trabajadores. Aunque la mayoría de empresas y/o departamentos aplican criterios objetivos para el reparto de los turnos de trabajo, no es infrecuente que surjan problemas por supuestos agravios comparativos.

Ambas problemáticas pueden resolverse con un gestor de turnos que los reparta de manera automática aunque siguiendo las indicaciones previamente introducidas por la empresa, de tal manera que resulta compatible con cualquier modelo laboral. De igual modo, siempre es más útil que tanto los empleados como los departamentos y managers puedan comprobar en cualquier momento la distribución de horarios.

La administración de días libres, ausencias y vacaciones es el tercer capítulo de la gestión del tiempo en las compañías y, al igual que en los dos casos anteriores, es un aspecto que puede generar tensiones en la plantilla y disfunciones en el día a día de la empresa. En este sentido, es bastante común que la demanda de días de vacaciones se concentre en determinados periodos del año, hasta el punto de que muchas empresas se ven obligadas a decidir qué peticiones se aceptan y cuáles no.

Un software de vacaciones ayuda a cubrir este trámite sin que ningún trabajador se sienta perjudicado ni se comprometa la continuidad de la actividad de la empresa a lo largo del todo el calendario laboral. No hay que olvidarse de respetar los criterios previstos por los convenios colectivos ni de planificar los periodos de descanso con cierta antelación. Una función muy útil en esta línea es el recuento de días libres pendientes por trabajador.

La comodidad de una app de gestión del tiempo

El software de gestión del tiempo simplifica todo lo relacionado con la administración horaria aplicando los principios de inmediatez, acceso remoto, sencillez de manejo y centralización de los datos generados. Todas estas ventajas operativas se mantienen e incluso suman otros beneficios logísticos en la app de gestión del tiempo, una herramienta que ha ganado protagonismo con el despegue de nuevos modelos de gestión laboral.

La aplicación asegura a los empleados la posibilidad de registrar toda la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, una opción que encaja a la perfección con el teletrabajo o con las medidas de flexibilidad horaria y/o conciliación laboral y familiar. El tratamiento de los datos es 100% seguro y el trabajador cuenta con la ventaja añadida de recibir notificaciones y recordatorios para cumplir correctamente su jornada laboral.

El software de gestión del tiempo de Bizneo HR reúne tres grandes programas (control horario, gestión de turnos de trabajo y gestión de vacaciones y días libres) que reúnen todas las funcionalidades necesarias para responder a los posibles problemas a que se enfrentan las empresas. Todo ello con un enfoque integral y un diseño ágil y sencillo tanto para los empleados como para los responsables de los equipos.