Sin embargo, el onboarding digital es mucho más que contratar en remoto y presentar el trabajador en la empresa: es necesario combinar y gestionar todas aquellas iniciativas que garanticen una adecuada alineación del nuevo empleado con los objetivos de la empresa, creando oportunidades de éxito para ambas partes, un win to win.
Y es que el desafío que supone incorporar talento a la organización reside en utilizar sabiamente los recursos que permitan un encaje perfecto, teniendo presente que los nuevos empleados en remoto tendrán unas necesidades distintas de aquellos que lo hagan de forma presencial. El éxito del onboarding dependerá por tanto de la detección y atención de estas necesidades.
Un estudio realizado por la Harvard Business Review, muestra la importancia de este proceso, indicando que aproximadamente un 33% de los nuevos colaboradores toman la decisión de abandonar la empresa durante los seis primeros meses tras su incorporación y un 23% lo hace antes de cumplir el primer año.
Por otro lado, según Forbes esta salida de la empresa antes de finalizar el primer año supondría un coste a las compañías de 2 anualidades de salario.
Viendo esta realidad, la consultoría de recursos humanos Inginium apuesta por que la transformación digital se acompañe de una serie de actuaciones encaminadas a gestionar la experiencia de onboardingeficazmente, de modo que los nuevos integrantes se sientan comprometidos y empiecen a aportar valor:
- Transmitir tranquilidad y seguridad desde el inicio. En el entorno actual, la seguridad y la tranquilidad se hacen esenciales para aplacar la incertidumbre surgida al empezar un nuevo trabajo de manera remota. Ello puede conseguirse con encuentros virtuales síncronos en que seamos capaces de mostrar al nuevo integrante cómo y por quién será acompañado, asegurando la resolución de inquietudes instantánea y eficazmente y, sobre todo, interesarse por su percepción del proceso asegurando su comprensión y comodidad.
- Anticipar información al empleado. Incluso antes de su incorporación efectiva es recomendable facilitar información sobre qué hace la empresa y cómo lo hace. Facilitemos un audiovisual en el que hablemos a nuestro futuro compañero de la cultura, de lo que podemos ofrecerle más allá del salario, de cómo puede desarrollarse profesionalmente. Todo ello forma parte de nuestro employer branding. Y, por supuesto, informémosle también de todo lo relativo a políticas de teletrabajo, horarios, herramientas, etc. Que la persona disponga a priori de amplia información puede permitirle analizarla a su ritmo. Es recomendable sin embargo no entregar toda de golpe sino con un criterio lógico y paulatino. De esta forma, la persona no se sentirá abrumada ni perderá foco por sobreinformación, sino que sentirá proximidad y confianza desde el principio.
- Garantizar una adecuada configuración de su lugar de trabajo. Para un correcto desarrollo profesional y para evitar la frustración del trabajador es primordial que disponga de herramientas tecnológicas adecuadas y canales de comunicación eficaces, incluso hay que proveer mobiliario adecuado en algunos casos.
- Organización del primer día. Es recomendable iniciar el primer día de onboarding con una videollamadapor parte del departamento de RRHH, el manager o la dirección e, incluso, los compañeros de equipo. Es importante crear una buena impresión y fomentar el engagement inicial. En esta reunión, además de ofrecer una cálida bienvenida, será necesario brindar toda la información sobre el proceso de onboarding, así como el itinerario y desarrollo del plan de acción de las siguientes fases y las personas a las que podrá recurrir.
- Agregar al nuevo empleado a un grupo de trabajo online. De esta forma, mediante aplicaciones como Zoom, Slack, Asana, o las propias de la empresa, se deben generar espacios para la comunicación que permitan mantener al nuevo integrante del equipo informado en todo momento, sintiéndose parte de un proyecto común.
- Acompañamiento guiado y seguimiento. Durante las siguientes semanas y para evitar el posible aislamiento, será necesario establecer un feedback bidireccional constante, así como asegurar que se estén cumpliendo las deadlines y objetivos pautados. Por ello, la incorporación de la figura de remote buddy es esencial en este proceso. Este compañero tiene las mismas funciones que un buddy de oficina, pero con la particularidad de que su interacción será vía telemática.
Otra manera de realizar este seguimiento es mediante las checklists calendarizadas utilizando, por ejemplo, la técnica 30, 60, 90. Estas son esenciales para mantener al nuevo empleado comprometido y enfocado.
Dada la distancia física, se recomienda el balance entre las reuniones de trabajo formales y las sesiones informales o ice-breakers, esenciales para la óptima adaptación del nuevo empleado y para crear una fuerte cultura organizacional digital.
- Utilizar técnicas de gamificación. Para completar toda esta experiencia del onboarding en remoto, pueden resultar interesantes las técnicas de gamificación o ludificación (utilización de elementos de juego para propósitos distintos al mero ocio, como por ejemplo el aprendizaje) mediante las que se diseñan “misiones” a completar relacionadas con el conocimiento de la compañía y sus dinámicas de trabajo. Incorporar elementos de videojuego como retos, recorridos, avatares, insignias, puntos y premios, en un entorno amigable genera emociones positivas que anclan aprendizajes y motivación en la persona que se incorpora.
La transformación digital se ha instaurado como una prioridad para acelerar los procesos de incorporación de capital humano en la empresa y es por ello por lo que los responsables de Recursos Humanos deben pensar y gestionar de forma integrada y coherente todos los procesos de gestión de personas, aportando al departamento un rol estratégico en el conjunto de la organización.
