Eliminar 3 reuniones semanales aumenta la productividad en un 70%

La investigación de esta prestigiosa institución norteamericana no es la única que apunta en esta nueva dirección. Otros muchos trabajos también lo hacen. Por ejemplo, un estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados hagan un trabajo productivo. Además, los autores aseguran que, si bien hubo una disminución del 20% en la duración media de los encuentros laborales durante la pandemia, en número aumentaron un 13,5%. Finalmente, también se ha detectado que los directivos acabados de ascender tienen casi un tercio más de reuniones que los más experimentados

Esta idea la comparte el profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) Manel Fernández Jaria. Además, el experto señala que la relación entre las reuniones digitales y la disminución del estrés tiene muy sentido, puesto que "en este tipo de encuentros virtuales hay más concentración hacia el tema que se está tratando y son menos importantes los aspectos complementarios, como por ejemplo la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al comienzo, etc.". "El lenguaje no verbal es menos relevante a las reuniones online y esto puede contribuir a reducir los niveles de estrés que provoca la presencialidad", añade.

El experto defiende la virtualidad de las reuniones por varias razones: se concreta mucho más el objetivo, se escucha con más atención, se respetan los turnos de palabra y escucha, y se reducen las interrupciones.

Reuniones online, más efectivas, pero menos creativas

Coincidiendo con las afirmaciones de Fernández Jaria, otro estudio reciente publicado en la revista Nature, aportado por él mismo, revela varios datos muy interesantes. Los investigadores Melanie Brucks, de la Universidad de Columbia, y Jonathan Levav, de la Universidad de Stanford, concluyen que las reuniones en pantalla son muy efectivas para centrar nuestra atención, puesto que, como que estamos pendientes de la pantalla, dejamos de prestar atención a otros estímulos y, en este sentido, la efectividad aumenta.

Sin embargo, parece que esta concentración reduce la capacidad de creación y surgimiento de ideas, por lo cual los investigadores afirman que las reuniones virtuales son menos productivas en los procesos creativos. En última instancia, esto significa que, según el objetivo del encuentro, puede ser más apropiado un modelo de reunión u otro.

Otro dato revelador del mismo estudio, según el profesor, es que no hay ninguna prueba que la modalidad en línea afecte la conexión social, puesto que el contacto visual es el que tiene más fuerza en la conexión entre personas.

¿Cómo se tienen que hacer las reuniones y cuantas se tienen que hacer?

Más allá de la conveniencia de las reuniones virtuales o presenciales, y de la efectividad y los efectos específicos que tienen, "el más importante es que sean realmente necesarias y que el formato sea lo más adecuado para la finalidad perseguida", afirma Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC e investigadora del Digital Business Research Group (igiBiz). "Por ejemplo, hay el mito que las lluvias de ideas se hacen más bien en reuniones presenciales, pero, en realidad, las primeras etapas de generación de ideas dan más resultados si se hacen de manera asíncrona (sin ningún tipo de reunión). Después sí que es útil reunirse para evaluar, cribrar y perfeccionar las ideas seleccionadas", añade la experta.

Además, las reuniones en que se tiene que tratar información delicada o de alta complejidad, o que tengan como finalidad la generación de confianza, "es mejor hacerlas en persona". "En cambio, una reunión de intercambio de información se puede hacer perfectamente de manera virtual", apunta Rimbau.

No a las reuniones sorprendida y otros consejos útiles

Tanto el profesor Fernández Jaria como la profesora Rimbau coinciden en la importancia de presentar el orden del día de cualquier reunión con suficiente antelación.

Además, la experta enumera una serie de medidas que considera conveniente tener en cuenta en la hora de preparar un encuentro entre profesionales:

• Empezar las reuniones con puntualidad aunque no haya todos los participantes (no se tiene que premiar la falta de puntualidad).
• Seguir el orden del día y asegurarse que hay acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.
• Ajustar la duración a los objetivos perseguidos. También se tiene que evitar que sea demasiado larga.
• Mantener el mínimo número de asistentes posible. Incluir solo las personas el conocimiento de las cuales sea realmente necesario.
• Promover activamente la participación de todos los asistentes, especialmente los que asisten en remoto en una reunión híbrida.
• Evitar las distracciones y la multitarea durante las reuniones.
• Utilizar la tecnología necesaria, especialmente si se combinan asistentes presenciales y virtuales, puesto que es importante asegurarse que estos últimos sienten y ven todo el que pasa y pueden participar sin dificultades.

Los errores más comunes que se cometen en una reunión

Además de organizar reuniones sorprendida, el profesor Fernández *Jaria apunta otros errores que se cometen con asiduidad y que todo el mundo que convoca un encuentro profesional tendría que evitar:

• Convocar muchas personas. El más adecuado es que haya entre tres y cinco participantes.
• Fijar la reunión para el final de la jornada y en lunes. Las primeras horas del día son el mejor momento para el trabajo intenso individual, las reuniones se pueden situar perfectamente al final de la jornada. El lunes es un día excelente para tener tiempo a lo largo de la semana de cumplir los compromisos.

En todo tipo de reuniones tendremos que evitar:

• No respetar los tiempos durante las intervenciones de cada miembro.
• No tener reglas básicas que rijan la reunión.
• No prestar atención por el hecho de utilizar el móvil.
• No tener un orden del día claro. Una agenda adecuada tiene que contener entre tres o cuatro puntos.
• No concretar acuerdos o tareas al final de la reunión.
• No hacer un seguimiento de los acuerdos.