Liquidación de los gastos de viaje: ¿antes o después? Le ponemos el cascabel al gato

Ni el importe por kilometraje ni el de las dietas están reguladas por ley, sino que dependen de los convenios colectivos o de la normativa fijada por cada empresa. Según el Informe de kilometraje 2022 realizado por Tickelia, la solución experta en gestión de gastos de empresa, este último año el importe medio del kilometraje fue de 0,23 euros.

No obstante, el Real Decreto 439/2007 del Reglamento del IRPF sí estipula las cantidades que están exentas de este gravamen. En el caso del kilometraje este importe está fijado actualmente en 0,19 euros por kilómetro; mientras que para las dietas se establecen distintas cantidades en función de si hay que sumarle la pernoctación y de si el desplazamiento se realiza dentro o fuera de España: según el caso, estas exenciones pueden ir desde los 26,67 a los 91,35 euros.

Si la empresa destina a estos gastos una cantidad superior al importe exento del IRPF, el trabajador deberá tributar y cotizar por la diferencia.

Pero ¿cómo se pueden gestionar los gastos en transporte y dietas para que el empleado no tenga que adelantar dinero de su bolsillo y que, al mismo tiempo, la empresa no avance más efectivo del necesario?

Abonar por anticipado los gastos de viaje

Existen diversos modelos para liquidar el kilometraje y las dietas a los empleados con movilidad: desde la liquidación y pago en nómina a posteriori tras la justificación de gastos, la asignación de una cantidad fija o el uso de las tarjetas corporativas con límites diarios, entre otros.

Lo ideal es disponer de una solución para la gestión integral de los gastos de empresa como Tickelia, que automatiza el conjunto de procesos de pago, reporte, autorización, liquidación y contabilización de gastos.

El secreto de herramientas  innovadoras como Tickelia, es que facilitan el cumplimiento de la política de gastos corporativa mediante la configuración de flujos de aprobación multinivel, así como límites y restricciones según el importe y tipo de gasto.

Para gestionar el kilometraje, las soluciones como Tickelia permiten configurar rutas establecidas para trayectos habituales, o bien indicar el punto de partida y de destino desde la App instalada en el Smartphone del empleado, con lo cual (gracias a la integración de Google Maps) se puede calcular el número exacto de kilómetros a recorrer y el coste total del desplazamiento.

Tickelia dispone de un sistema de solicitud de anticipos en movilidad que, una vez aprobado, proporciona el pago automático mediante transferencia SEPA, de forma que el empleado no tenga que adelantar su propio dinero para llenar el depósito del vehículo. Después del viaje, el sistema compara el anticipo con los gastos totales y se efectúan las compensaciones correspondientes.

Utilizar medios de pago inteligentes

Los medios de pago corporativos más innovadores, como la Tarjeta Visa Tickelia, son una opción infinitamente más ventajosa para ambas partes que el uso de dinero en metálico o la tarjeta particular del empleado.

Pagar con esta tarjeta, tanto en su modalidad física como virtual, supone una gran comodidad para el trabajador, que, además, goza de la tranquilidad de saber que no superará las cantidades autorizadas por la empresa, ya que la Tarjeta Visa Tickelia permite establecer límites diarios, e incluso, configurar restricciones por franjas horarias o tipo de gasto. Por supuesto, esto también proporciona tranquilidad y seguridad para la compañía.

Tickelia dispone además de tecnología OCR para digitalizar los tiques y facturas durante el viaje, de modo que el reporte de gastos se hace sobre la marcha con solo tomar una fotografía del tique desde el Smartphone del empleado y subiéndola a la App de Tickelia. A partir de ahí, la solución digitaliza la información del gasto, y, gracias a la homologación por la Agencia Tributaria, no será necesario conservar el original en papel.

Y lo más importante, con la Tarjeta Visa Tickelia el empleado no tendrá que adelantar ni un solo euro para realizar su viaje, mientras la empresa mantendrá en todo momento el control sobre los gastos realizados.