Revista digital
28/09/2022

Alternativas a la 'celda' de Excel

Aunque Excel pueda tener numerosas aplicaciones no quiere decir que sea adecuada para todas ellas
Casi 40 son ya los años que Excel lleva reinando entre las hojas de cálculo. Desde que en 1985 Microsoft presentase su software al mundo, su relevancia ha sido tal que ha logrado forjarse un hueco en la envidiable lista de marcas que consiguen renombrar de forma genérica al producto; así como cualquier palo con caramelo es un Chupa-Chups, cualquier hoja de cálculo, sea del software que sea, es un Excel para el consumidor.

Si continuamos repasando los méritos de la herramienta, tenemos que nombrar la auténtica revolución que supuso para algunos sectores como el financiero, el administrativo o el de los recursos humanos, que por fin encontraron una forma sencilla de optimizar varios de sus procesos más tediosos. Muy pronto se convirtió en el recurso “todista” de muchas personas y organizaciones, y es aquí cuando esta multifunción empezó a plantear los primeros problemas.

 

Cuando tienes un martillo, todo te parecen clavos

Y es que, el hecho de que Excel pueda tener numerosas aplicaciones no quiere decir que sea adecuada para todas ellas. No debemos olvidar que, en esencia, es una hoja de cálculo y que el resto de usos que puedas hacer de ella probablemente no estaban contemplados por sus creadores; Excel no se creó para ser una base de datos o para generar presupuestos, entre otras muchas cosas y, por tanto, puede presentar carencias e imprecisiones cuando la usamos como tal.

 

No sería la primera vez que un uso indebido de esta herramienta da lugar a errores garrafales que han llegado incluso a los titulares. Aunque no hace falta buscar tan lejos, seguro que en algún momento compartiste un Excel con tus compañeros de trabajo que “sorprendentemente” no se actualizó mientras lo usabais de forma simultánea. Y ahí va otra de las deficiencias de esta herramienta: aunque lo intenta, no es una buena opción para multiusuarios.

 

El fin del monopolio

Y no, que Excel no valga para todo no es ninguna tragedia. A día de hoy tienes multitud de herramientas en el mercado específicas para cada cosa, que no solo cumplen a la perfección con la función para la que fueron diseñadas, sino que te ofrecerán resultados más precisos, profesionales y con una menor dedicación en términos de tiempo. Es decir, podrías generar una factura o un albarán desde Excel y presentarlo al cliente, pero con total seguridad el resultado final no va a ser el mismo que si delegas esta función en algún software específico para ello como Holded o Jasmin.

 

Lo mismo sucede en el campo de los recursos humanos, uno de los que más ha abusado del uso de Excel en los últimos años. Aunque nadie puede negar que el software de Microsoft sigue muy arraigado entre los equipos de este y del resto de sectores, a decir verdad, lo cierto es que cada vez van calando más hondo herramientas como SAP, Libra o TalentSuite, todas ellas softwares que van desde más genéricos a más específicos y que permiten gestionar todo tipo de procesos ligados a los rrhh (selección de personal, certificación, validación del talento etc.) en tiempo real y de forma personalizada.

 

Centrándonos en softwares más específicos como el caso de TalentSuite, pueden suponer un ahorro de tiempo de más del 40%, una mejora de la usabilidad y permiten el acceso remoto a datos e históricos y la creación automática de informes, lo que supone una gran ventaja competitiva en comparación con otras herramientas.

 

¿Es entonces el fin de Excel?

Por supuesto que no, Excel no ha dejado de ser una herramienta muy útil para determinadas cosas y está aún muy lejos de caer en el olvido. De hecho, el problema nunca estuvo en Excel sino en el uso indebido que se ha hecho de ella. Es una herramienta más, no la herramienta definitiva ni la llave maestra que abre todas las puertas.

 

Y hablando de puertas, ahora sí que hay una abierta: la de la “celda” de Excel, la que nos tenía “encasillados” a este software como alternativa única. Y resulta que, al otro lado, hay todo un mundo de posibilidades y recursos en forma de herramientas específicas.

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