¿Demasiadas reuniones? Un estudio lo confirma

Según el estudio “Cómo gestionamos nuestro tiempo”, llevado a cabo por la consultora Workmeter, los profesionales pasan el 24% de su jornada laboral hablando por teléfono, realizando tareas administrativas o reunidos. Además, el 61% de esas reuniones son programadas de antemano y tienen una duración media de 23 minutos, mientras que el 39% restante son encuentros imprevistos que suelen extienderse 18 minutos de media.

Joan Pons, presidente y fundador de la consultora, asegura que "nunca deberíamos emplear más de 30 minutos en una reunión" y afirma que donde realmente se pierde tiempo es en los preliminares. "La gente llega tarde, el proyector no funciona, al que asiste telemáticamente le falla la conexión... Es casi imposible comenzar la reunión con menos de 15 o 20 minutos de retraso. Si eso lo multiplicas por las cuatro o cinco reuniones que tienen algunos directivos al cabo del día, el tiempo que puede llegar a perderse es enorme", lamenta en declaraciones recogidas por el diario El País.

Los expertos coinciden en que, en general, hay demasiadas reuniones y no todas ellas necesarias. La falta de confianza de los mandos en el equipo y una escasa autonomía de los profesionales están, para Pons, detrás de esta realidad.

No obstante, para Eva Rimbau, profesora de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), el problema está en que se hacen pasar por 'reunión' cosas que no lo son. "Una reunión tiene sentido cuando sirve para recabar las opiniones de las personas convocadas, pero muchas acaban convirtiéndose en un mero acto informativo".

Con el fin de ganar efectividad, Rimbau habla de la importancia de la planificación. “Se deben marcar unos objetivos, el orden del día y explicar a los asistentes por qué se les convoca y qué se espera de ellos. Si hay que discutir acerca de un documento, se les manda con antelación para que puedan estudiarlo previamente".

Después, durante la reunión, el convocante ejercerá de moderador, "centrando el tema cada vez que haya una desviación y asegurándose de que todo el mundo interviene". Finalmente, la postreunión implica "un seguimiento de las tareas asignadas a cada participante y que han quedado explicitadas en el acta", explica la profesora.

Por su parte, José Manuel Sánchez, socio director del Centro de Estudios del Coaching (CEC), indica que tan importante es lo que se dice en las reuniones como “el reparto de las sillas, el orden de intervención, el juego de miradas, las interrupciones, las preguntas y toda esa serie de acuerdos tácitos acerca de cómo se conduce la reunión, si se permite salir de la sala para atender una llamada… una serie de condiciones que dicen mucho acerca de esa cultura y esa organización", asegura.

La jerarquía en el organigrama también suele verse reflejada en el papel que asume cada participante. "Hay personas que por su rango, experiencia o capacidad de influencia captan inmediatamente el respeto y la atención del resto de la mesa cuando hablan, mientras que otras tienen tan poco peso en la organización que si intervienen la gente se pone a mirar el móvil, mantiene conversaciones paralelas o incuso se ausenta de la sala", dice Sánchez.

Las nuevas tecnologías están cambiando la manera en que los profesionales se reúnen. Herramientas como las videoconferencias, el streaming o las comunidades virtuales abren un sinfín de posibilidades. "Las herramientas de videoconferencia permiten realizar reuniones virtuales con grupos amplios, compartir la pantalla para hacer una presentación o grabar en audio o video toda la sesión para pasársela después a quien no haya podido asistir", explica Alicia Pomares, socia directora de Humannova. Un cambio de paradigma que sólo será posible si se ve acompañado por un correlativo cambio de actitud en el profesional español, muy acostumbrado a la presencia.

¿Hacia dónde se encaminan las reuniones? "Estamos en la era de buenas prácticas colaborativas y se necesita agilidad", ahonda Pomares. En consecuencia, se imponen las reuniones cortas, específicas, muy operativas y con pocas personas implicadas. Una de las últimas tendencias es realizarlas de pie, rompiendo así la clásica geografía organizacional que impone que el jefe presida la mesa.

Eva Rimbau también aconseja, en determinados casos, caminar. "Es una muy buena opción cuando necesitas buscar soluciones. Quedas con alguien para hablar, pero en lugar de irte a una sala, te marchas a dar un paseo a la calle o a un parque. Te oxigenas, eres más creativo y todo discurre de un modo más libre".