6 pasos para evitar que las reuniones sean improductivas

06/02/2019 · En una era donde las tendencias que apuntan hacia el mantenimiento de la competitividad hoy día, hablan de agilidad, rapidez de respuesta y alta productividad en el menor tiempo posible, los errores que se comenten a la hora de organizar y dirigir una reunión pueden suponer un lastre para las empresas, especialmente porque el momento actual imposibilita que se pueda prescindir de ellas. De hecho, son varios los expertos que resaltan la importancia de la colaboración y cooperación profesional, así como de la proximidad del liderazgo con su fuerza de trabajo. Algo que las nuevas tecnologías están facilitando lejos del plano presencial.

Una de las mayores reclamaciones que tienen tanto los profesionales como las empresas es la pérdida de tiempo que se produce durante las reuniones improductivas. De hecho, según un informe llevado a cabo por EAE Business School, España solo cuenta con un índice de productividad del 31,5%, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina. Es por ello que, con el fin de guiar a las organizaciones hacia una mayor eficiencia, Spaces, compañía que promueve una comunidad dinámica para emprendedores y empresas, ha revelado las principales claves a tener en cuenta a la hora de establecer reuniones realmente útiles y productivas, que eviten perder el tiempo de los profesionales:

  • Agenda. Los expertos aconsejan "preparar previamente una agenda que resuma todos los puntos a tratar" en la reunión para evitar desviarse de los temas que son importantes y establecer así una pauta a seguir.
  • Lugar y formato. Gracias a los espacios de trabajo flexible es posible contar con un espacio cerca de donde el profesional realmente necesite estar. Junto a ello, el uso de sistemas como las videoconferenciaspermiten contactar con diferentes profesionales sin desplazamientos innecesarios.
  • Puntualidad. Respetar los tiempos fijados para una reunión es imprescindible para minimizar la pérdida de tiempo y porque, en caso de no hacerse, se puede llegar a aglutinar grandes retrasos.
  • Transparencia. Es importante que los profesionales sean transparentes a la hora de exponer sus dudas y sugerencias, de manera que todo el equipo dedicado cuente con la misma información para desarrollar su parte, siguiendo la estrategia marcada.
  • Asignación de tareas. El objetivo de todas las reuniones debe ser, en última instancia, asignar tareas a los profesionales y equipos implicados para asegurar así que el proyecto seguirá en marcha por los cauces marcados y facilitar su seguimiento.
  • Informe de reunión. Seleccionar a una persona que se encargue de resumir los puntos tratados, conclusiones y acuerdos alcanzados y el listado de tareas acordadas, marcando claramente quién será el responsable de cada una de ellas y los deadlines fijados en la reunión, es necesario para asegurar su éxito. Además, servirá como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión sobre el mismo proyecto.

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