Claves para una gestión eficiente del tiempo en el trabajo

20/02/2019 · En un momento donde la flexibilidad laboral, la colaboración con profesionales que pueden estar o no presentes en la oficina, los cada vez mayores ritmos de trabajo y con cortos plazos de entrega de resultados están rigiendo el contexto actual de trabajo, saber gestionar de forma eficiente la jornada laboral se está convirtiendo en una de las claves de la productividad hoy día.

La pérdida de tiempo en reuniones productivas, las distracciones que las nuevas tecnologías generan o el gasto de esfuerzo y energía en tareas poco jerarquizadas puede hacer que la eficiencia en el trabajo disminuya. Por ello, con el fin de ayudar a los profesionales a lograr una mejor gestión de su tiempo laboral, un artículo publicado en Fast Company ha revelado cómo ser más productivos, tanto si se es un trabajador por cuenta propia, un colaborador o un empleado trabajando para una empresa.

En primer lugar, el artículo recomienda establecer distintos horarios y rutinas de trabajo, en función de las tareas a desarrollar y de los objetivos a alcanzar. De esta forma, Fast Company aconseja dividir las semanas o meses en dos tipos de trabajo –es decir, contar con un plan "A" y un plan "B"- para, de esta forma, ahorrar energía y ser más eficiente en la forma en la que se llegan a lograr los resultados buscados.

Además, se destaca la importancia de marcarse una programación fija pero flexible, donde todas las tareas estén bien definidas, desde las reuniones de trabajo, hasta los tiempos para descansar, enfocarse en uno u otro proyecto, establecer contactos etc.

En este sentido, a la hora de definir cómo será ese plan A y B de trabajo, Fast Company recomienda:

  1. Examinar cómo es la jornada actual de trabajo, identificando cuántas horas se está dedicando a cada tarea o el rol que exige asumir el trabajo en cuestión. Tras ello, hay que ver las coincidencias y si se puede marcar un tiempo o día fijo para las reuniones, reserva un momento para reflexionar o ser más creativo e, incluso, determinar si es posible fijar un horario de semana alternativo.

  2. Comunicar el nuevo plan a los agentes implicados. Es importante que, una vez distribuidas las tareas y fijadas en días y horas concretas, dicho plan de trabajo sea comunicado a clientes, compañeros, responsables, colaboradores, proveedores y líderes, de forma que todo el mundo sepa cuándo, cómo y dónde contactar y de qué manera se va a trabajar.

  3. Marcarse plazos de ejecución de tareas y consecución de objetivos. Asimismo, desde Fast Company recomiendan saber en qué momento se es más productivo y marcarse un ritmo de trabajo, así como tiempos de descanso. En este sentido, se aconseja prestar atención a estas variables durante el primer mes de prueba del nuevo programa de trabajo.

  4. Mantener la mente activa, despejada y, en definitiva, saludable. Por último, el artículo incide en la importancia que tiene saber desconectar del trabajo para después, poder enfocarse mejor en la tarea que se va a realizar a continuación. Por tanto, se recomienda “establecer en la agenda pausas y tiempos adecuados para poder moverse, relacionarse y llevar a cabo alimentación saludable”, así como que,por cada dos horas de trabajo, haya un descanso de 20 minutos.

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