10 factores imprescindibles para iniciar un proyecto global de RRHH

02/11/2020 · Embarcarse en un nuevo proyecto para la implantación de una solución de Recursos Humanos, puede ser tan emocionante como complejo, ya seas un Director de Proyectos con un gran conocimiento técnico o un Director de Recursos Humanos con una dilatada experiencia de gestión en este ámbito. Sin embargo, resulta inusual encontrar esta combinación de recursos humanos, proyectos y habilidades en el caso específico de implementaciones de soluciones tecnológicas de RRHH en la nube, teniendo en cuenta además que estos proyectos se pueden complicar todavía más en el caso de compañías multinacionales, que tienen aplicaciones globales y locales

Muchos de los que participan en proyectos de implantación de RRHH globales, aportan fuerza en un área, pero sienten que están poco preparados en otras.

A través de la guía de Meta4, elaborada por Betsy Kolkea, consultora de recursos humanos de la compañía, comparten sugerencias prácticas sobre cómo orientar e implantar una solución tecnológica global de recursos humanos y anticipar algunos de los potenciales obstáculos que podrás encontrarte para, de esta forma, poder planificarte en consecuencia.

10 factores claves a tener en cuenta

1. Definir los objetivos

La demostración de la implicación directa con los objetivos del negocio suele ser un requisito previo para obtener el visto bueno de los máximos responsables de la organización y llevar a cabo la implantación de una solución de RR.HH.

Los costes y recursos involucrados exigen que se justifique de forma clara los futuros beneficios y se cuantifique el retorno de la inversión que supondrá la implantación de esta solución para la compañía.

Sin embargo, a pesar de que la definición de los objetivos es uno de los principales requisitos de cualquier proyecto, en ocasiones puede resultar complicado hacerlo correctamente, cayendo en el error de sobrevalorar o desestimar determinados aspectos.

2. Define el alcance

Por lo general, resulta conveniente definir el alcance funcional de nuestros proyectos de recursos humanos, es decir, qué funcionalidad implantaremos.

Lo más común es definir con claridad las prioridades, que se centran en el Core HR y portal del empleado en primer lugar, dejando en un segundo plano otros módulos adicionales como la evaluación del desempeño, los planes de carrera, la formación o compensación.

Sin embargo, y especialmente en el caso de las implantaciones de una solución global de recursos humanos, se suele dedicar menos tiempo a considerar y describir el alcance del proyecto en otros términos, como el geográfico o temporal.

3. Identifica los retos

Definir tus objetivos te permitirá ver las oportunidades que puedes llegar a obtener en un futuro. Pero para ello, deberás también contemplar los riesgos y desafíos que pueden obstaculizar o retrasar los resultados, y tomar medidas más críticas para superarlos.

Por lo tanto, es probable que consigas el éxito de forma más rápida y eficaz si primero te obligas a considerar de manera realista cuáles pueden ser tus mayores desafíos.

Plantéate preguntas como: “Para que mi visión se lleve a término, ¿cuáles son los tres desafíos más importantes a los que probablemente nos enfrentaremos? ¿Qué factores tienen la mayor posibilidad de desbaratar nuestras ambiciones?”. Y para poder resolver estas cuestiones, plantéate estas otras: “¿Qué acciones puedo tomar para solucionar esto? ¿Cómo puedo asegurarme de que estas acciones sean efectivas?”.

4. Busca y selecciona a un proveedor tecnológico

Piensa en una relación a largo plazo, donde la integridad y la confianza aumenten con las interacciones. Lo ideal es plantear una verdadera asociación, con comprensión y escucha mutuas, y donde sientas que su perspectiva es importante e influyente. Esto es especialmente importante en el caso de soluciones Cloud, en las que el proveedor es el encargado del mantenimiento y evolución funcional y tecnológica de la plataforma.

¿Cuáles son los planes de futuro de tu organización para la expansión o diversificación? ¿Está tu proveedor de tecnología preparado para acompañarte en este viaje?

5. Forma un equipo

Desde el momento inicial, debes prestar especial atención a tu equipo de proyecto para asegurarte de que vas a contar con los profesionales adecuados. Es posible que aún no hayas formado el equipo o que ya tengas pensando a quién quieres seleccionar para trabajar contigo.

Un equipo bien formado y bien liderado, será uno de tus principales ventajas para alcanzar el éxito. Cuando un equipo de trabajo está en armonía se desarrolla un sentido de diversión, recompensa y realización.

Además, los proyectos de implantación de soluciones tecnológicas de Recursos Humanos requieren una combinación de habilidades. Puede resultar útil identificar a aquellos perfiles que consideres críticos dentro de tu equipo para asegurar que se cubran todas tus necesidades

6. Consigue el compromiso de los promotores del proyecto

Es más probable que puedas elegir a los miembros de tu equipo que a sus promotores. A menudo, son cargos y puestos senior los que tendrán que apoyar un proyecto de este tipo.

Lo cierto es que contar con altos directivos como patrocinadores del proyecto puede aportar grandes ventajas, ya que pueden utilizar sus influencias, redes y recursos para ayudarnos a cumplir nuestros objetivos.

Y en este sentido, resultará tan importante conseguir apoyos a nivel global como a nivel local. Para ello, es recomendable dedicar un tiempo a conocer cuáles son los intereses e inquietudes de estos posibles apoyos, de la misma forma que conocer qué beneficios pueden aportar al proyecto.

7. Trabaja con tus futuros usuarios desde el principio

El éxito de un proyecto depende, principalmente, de cómo lo asuman quienes se van a ver afectados por el cambio. Y al gestionar un proyecto de implantación de soluciones de RRHH, deberás tener en cuenta a tus usuarios.

A menudo resulta fácil olvidarse de ellos debido a la cantidad de tareas y procesos que compiten por tu atención: la gestión de los presupuestos y planes del proyecto, la configuración de los miembros del equipo, etc. En este sentido, para que la experiencia de usuario sea óptima, deberás tenerlos en cuenta desde la implantación, ya que hacerlo a posteriori podría suponer un mayor coste.

Para evitar esta situación, es recomendable dedicar tiempo a identificar tus grupos de usuarios clave, tener en cuenta sus perspectivas, definir el recorrido que realizarán y decubrir cuáles son sus preferencias y problemas.

Una forma de involucrarlos desde los primeros pasos de la implantación puede ser establecer y trabajar con pequeños grupos de estudio que puedan ofrecerte un feedback al inicio del proyecto, reduciendo de esta forma el llamado “user 2.4 blindness” o invisibilidad del usuario, es decir, no tener en cuenta al usuario a la hora de diseñar un proyecto.

8. Evita errores de estimación planificando los aspectos financieros

Siempre tendremos presente el presupuesto que tenemos disponible asignar para el software, el equipo del proyecto, los proveedores de servicios técnicos, etc.

Sin embargo, es habitual excluir aquellas partidas necesarias para la migración de los datos, acordar qué procesos van a cambiar y cómo van a hacerlo, o para gestionar otros cambios que conlleve el proyecto.

Haz especial hincapié en estas áreas, que a veces olvidamos, y asigna y reserva recursos y fondos para ellas, así como asignaciones de contingencia para garantizar que estén bien dotadas de recursos.

9. Planifica el proyecto cubriendo aspectos tangibles e intangibles

Los grandes bloques en los que se basa la planificación de un de proyecto de implantación de una solución global de Recursos Humanos tienden a incluir aspectos críticos como la selección de software, la contratación, el lanzamiento interno, la especificación de requisitos, la configuración, la validación, la aprobación, la prueba piloto y la implantación.

No obstante, todos estos aspectos no tienen en cuenta el cómo gestionar los cambios en los procesos o la importancia de la cultura corporativa para asegurar la aceptación por parte de los profesionales involucrados.

Un aspecto a tener cuenta, sobre todo a la hora de implantar una solución en la nube, es que con toda probabilidad implicará medidas específicas relativas a la transformación digital de la organización y a la forma en que se ejecute.

10. Toma el mando de la dirección y gestión del proyecto

Sin duda, tendrás tus propias preferencias personales y organizativas para la gestión de proyectos y las estructuras y tácticas de administración que mejor se adapten a tu propio contexto.

Tener la capacidad de influir sobre la elección de quién liderará el equipo es una gran ventaja para la implantación de un proyecto global de RRHH. Con la perspectiva que te aporta esta visión global, dispondrás de un criterio más asentado para defender tus propuestas y hacer frente a las voces discrepantes.

 

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