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TRIBUNA
noviembre 2013

De la universidad a la oficina flexible

Francisco Vázquez Medem,
presidente de 3g office

 
Francisco Vázquez MedemEl paso a la universidad es un salto grande, por muchos aspectos. Estoy seguro de que todos recordáis el primer día que entrabáis por la puerta, gigante por cierto, o eso me parecía a mí. Algo caótico. Multitud de gente perdida, listados repartidos en miles de tablones de anuncios, aulas abiertas en las que da miedo entrar, pasillos y escaleras interminables, … Al tercer día, aunque el ambiente sigue siendo similar, ya está todo bajo control, o casi, la puerta no es tan grande y entrar en las clases no da tanto miedo.
Empieza la libertad e independencia del universitario pero aparecen elementos nuevos como la madurez y la responsabilidad. Aquí comienzan las similitudes con el mundo de la empresa, nadie te va a decir si tienes o no que ir a clase, eres tú quién decides. La productividad se mide con los resultados, no con el control de si estás o no presencialmente o jugando al billar en la cafetería más cercana.

Las empresas más vanguardistas han adoptado también está fórmula para medir la productividad de sus empleados, por objetivos y resultados y no por horas de trabajo delante de una mesa, que está comprobado que no es el ambiente más propicio para sacar lo mejor de cada uno, profesionalmente hablando. Se instaura el trabajo flexible, de forma natural. Cada individuo elije dónde y cómo trabajar. En empresas con varias generaciones dentro de los equipos de trabajo, permite que cada uno elija su propio estilo para conseguir los objetivos. De esta forma, los universitarios que acceden a su primer puesto de trabajo trasladan los mismos hábitos que tenían en la universidad a la empresa.

Para que esta flexibilidad sea viable, es necesario contar con unas infraestructuras y medios adecuados. La disposición espacial de la universidad desde tiempo atrás, está siendo imitada por muchas empresas en Europa, bajo el concepto de flexible office. Empresas como Microsoft, Kellogg, Nokia, Telefónica, … son un claro ejemplo de ello. Los estudiantes tienen libertad de elección de espacio y tiempo según la necesidad que tengan en cada momento.

Además de las aulas en las que asisten a diferentes clases, cuentan con biblioteca con infinidad de libros de consulta, laboratorios para experimentar, salas de estudio donde concentrarse, zonas abiertas de ocio para momentos distendidos y de relax, salas de proyección, zonas wifi, aulas en las que realizar trabajo en equipo, cafetería, gimnasio e incluso taquillas para poder guardar sus equipos o enseres más personales. Permanentemente conectados y siempre acompañados de medios tecnológicos que permiten a los estudiantes aprovechar al máximo su tiempo y rendimiento, siendo de esta forma más competitivos. Esto es fundamental.

Los propios universitarios, ya licenciados, entienden este mismo modelo a la hora de trabajar en una empresa y así lo exigen y practican. Cuentan con medios tecnológicos que les permiten ser productivos dónde y cuándo ellos eligen según sus prioridades (oficina, casa, aeropuertos, hoteles, ….). Lo apropiado sería que fueran las propias empresas las que faciliten estos medios a sus trabajadores. De hecho cada vez es más habitual que esto ocurra. Las empresas que no caminan con las últimas tecnologías, no pueden sobrevivir.

Otro aspecto que la empresa está adoptando, y que resulta imprescindible para un modelo de trabajo flexible es acondicionar el espacio a esta nueva situación. Los despachos estancos tradicionales están obsoletos. Está demostrado que en las empresas el 50% de los puestos de trabajo permanecen vacíos la mayor parte de la jornada laboral. La mejor forma de rentabilizar el espacio es adaptarlo a las necesidades reales de los profesionales que los utilizan, como en la universidad.

Diseñar espacios que propicien el trabajo en equipo, zonas en las que trabajar concentrado sin interrupciones, espacios de colaboración, espacios de ocio y relax en los que fluyan las ideas y la creatividad, zonas que favorezcan las conversaciones y la comunicación interna entre distintos tipos de empleados y departamentos, y porque no también, cuando la presencia no es realmente necesaria, lugares fuera de la oficina para seguir trabajando de forma productiva. Incluso los taquilleros, tan característicos de las universidades, se han puesto de moda en las empresas.
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