Revista digital
TRIBUNA
febrero 2014

Los tres pilares de la gestión del cambio

Carmen Crespo,
responsable de Change Management de 3g office

 
Carmen Crespo“Todo cambia, nada permanece”, es lo que decía el filósofo francés Jean Jacques Rousseau allá por el 1.700. Y ciertamente, nada permanece estable por mucho tiempo.
El mundo empresarial se suma a este movimiento natural de las cosas. Las empresas están adaptándose continuamente a las nuevas exigencias del mercado y posicionándose entre la competencia. En consecuencia, los CEOs y los Comités de Empresa, toman decisiones que conllevan cambios en la cultura, la forma habitual de trabajar, los espacios, etc.

Pero las empresas están hechas de personas y las personas somos reacias al cambio. Nos gusta quedarnos con lo que ya conocemos o sabemos hacer y rechazamos de manera automática todo aquello que altere nuestros hábitos, aunque nos digan que va a ser para mejor.

La resistencia que ofrecen las personas no les permite adaptarse y evolucionar, y de rebote hace que la Organización en general sea menos ágil. La implementación de cualquier medida se vuelve menos eficiente, el retorno a los niveles de productividad lento, el clima laboral se resiente y la carga de trabajo aumenta por todos los problemas que surgen.

Es aquí donde entra en juego la Gestión del Cambio, todo un plan de acción enfocado a minimizar esta resistencia y a incentivar el apoyo de las personas, a conseguir una transición más rápida y sencilla. Para ello un plan de Gestión del Cambio tiene que construirse sobre tres pilares fundamentales: Visión Global, Trabajo en Equipo y Comunicación.

Uno de los primeros pasos a dar cuando hacemos un Plan de Gestión del Cambio, es realizar una planificación detallada de todas las acciones que se van a acometer independientemente de si afectan a los espacios de trabajo, a la tecnología, a la formación, etc. Por eso es tan importante la Visión Global del proyecto y no perder de vista que como en un engranaje, todas las piezas están entrelazadas pero también llevan un orden. No se puede poner en marcha una acción sin tener en cuenta cuando ocurrirán las demás.

Enmarcar además la planificación en un calendario permite que el hilo conductor de los acontecimientos sea más detallado y que éste se visualice fácilmente dentro de los tiempos previstos para abordar las distintas fases del proyecto.

El segundo pilar sobre el que se construye un buen Plan de Gestión del Cambio es el Trabajo en Equipo. Pero con esto no solo me estoy refiriendo a la colaboración entre consultores y profesionales que lideran el proyecto, si no a todos los empleados.

Para que las personas apoyen el cambio, tienen que sentir que son parte del plan, que lo que opinan es importante y que tienen un papel activo en todo el proyecto. Trabajar de manera conjunta como un equipo que busca alcanzar la misma meta.

Es cierto que siempre existirán unos principios que no son negociables, decisiones respecto del cambio que toma el Comité de Dirección en base a su criterio y competencia como principal responsable de la empresa y estratega. Pero a parte de estos principios no negociables, es esencial contar con la opinión de las personas desde el comienzo del proyecto hasta la adopción definitiva del cambio, involucrar al mayor número posible de empleados de manera directa e indirecta a través de los Agentes del Cambio. Es mucho más fácil adoptar un cambio si uno piensa que ha tenido que ver algo en él y en la manera en que se hizo.

Y por último he hablado de la Comunicación como pilar básico, ya que es la principal herramienta de la Gestión del Cambio y debe gestionarse desde el inicio del proyecto. No hay nada que levante más muros que la desinformación y la rumorología.

Es cierto que hay veces que no se pueden proporcionar ciertos datos por exigencias de confidencialidad o seguridad, y otras veces porque aún no se han tomado determinadas decisiones o quedan flecos sueltos, pero es mejor decir eso que no decir nada. En cuanto la gente percibe el ocultismo, entiende que se está tramando algo malo y siempre se va a poner en lo peor. A partir de ahí empiezan los rumores, los mensajes confusos, incluso la información falseada. Este es el caldo de cultivo perfecto para que surjan resistencias que luego serán muy difíciles de derribar.

La Comunicación además ha de ser multidireccional. No se trata únicamente de informar, si no de dar la oportunidad a las personas de expresar opiniones, dudas, sugerencias… Muchas veces nos sorprende comprobar que se nos pasaron por alto detalles o ideas y que para otros resultan obvias. Por otro lado, si no dejamos que nos cuenten y si no escuchamos … ¿cómo vamos a identificar posibles problemas ni de dónde vienen?. No olvidemos que la Gestión del Cambio trata de prevenir problemas más que de solucionarlos, si no abrimos vías de comunicación ascendente la prevención se hace muy difícil.

Cuantos más canales de comunicación se abran y cuantos más mensajes se envíen, más fácil será alcanzar nuestro objetivo de minimizar resistencias.

Un proyecto de cambio, de la índole y magnitud que sea, si no lleva pareja la Gestión del Cambio, se enfrentará a numerosas dificultades y su adopción final no será completa.

Un plan de Gestión del Cambio que no esté construido sobre estos tres pilares, Visión Global, Trabajo en Equipo y Comunicación, estará avocado al fracaso.

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