Revista digital
TRIBUNA
enero 2022

¿Coste o inversión? TCO, el valor real de la gestión administrativa de los Recursos Humanos

Raúl Sibaja,
General Manager para el sur de Europa de ADP

 
Raúl SibajaLa pandemia ha cambiado nuestra forma de vida, nuestra forma de relacionarnos y nuestra forma de trabajar. Incluso ha modificado el modelo de negocio de algunas compañías y sus costes de administración. En el nuevo escenario laboral, los responsables de RR.HH. han tenido que asumir un papel aún más relevante en el desarrollo de nuevas vías para gestionar el control de dichos costes. Seguro que ya las conocéis, pero estas tres letras son ahora más importantes que nunca: TCO (Total Cost of Ownership).
El TCO de cada compañía es único ya que está basado en factores propios de cada organización: su gasto salarial, de gestión de nómina, el tamaño y la situación de la empresa en sí o la legislación laboral del país (incluidos los acuerdos laborales en vigor). Por otro lado, y para ayudar a las empresas a mejorar su TCO y optimizar su coste de la gestión administrativa de RR.HH., creemos que las empresas deben tener en cuenta los siguientes 5 elementos: la Evolución de las Funciones de RR. HH; la Crisis Sanitaria; el uso de Tecnología Externalizada; la Regulación y Cambios Legales y la Visibilidad de los Costes de RR.HH. (visibles y ocultos).


Coste o inversión

En ADP le damos tanta importancia al TCO que hemos auditado los costes y productividad de los departamentos de administración de Recursos Humanos y Nóminas de 403 empresas en 6 países europeos: España, Alemania, Francia, Inglaterra, Italia y Países Bajos. Y para hacerlo correctamente hemos basado la metodología del análisis del TCO en la recomendada por Gartner Group que incorpora todos los elementos constitutivos de un producto manufacturado. Además, para evaluar la productividad administrativa de RR.HH. de la forma más precisa posible, hemos aplicado este enfoque al sector de los servicios de RR.HH. y hemos creado el «coste operativo total», que utiliza una fórmula que tiene en cuenta el coste total de la función y el del sistema de información de RR.HH.

Nuestro análisis ha arrojado cifras muy relevantes sobre cómo cambia el panorama entre los países seleccionados. Por ejemplo, en 2020 el coste medio de la gestión de RR.HH. en España fue de 236 euros al año por empleado – 297 si se incluyen los costes ocultos. Y en Francia fue de 445 y 558 respectivamente. También señala que los equipos de RR.HH. en las empresas de tamaño medio invirtieron casi la mitad de su tiempo (45 %) en actividades administrativas repetitivas, como la administración de nóminas (18 %) y de RR.HH. (14 %) y la gestión de ausencias (13 %).


Externalizar como palanca de rentabilidad y productividad

A los equipos de RR.HH. les resulta cada vez más difícil desempeñar sus roles de gestión estratégica, invertir en el aspecto más humano de sus responsabilidades y alcanzar los objetivos de su función principal. Dentro de sus responsabilidades podríamos hacer una separación: aquellas para la toma de decisiones y aquellas más administrativas. La externalización ofrece una solución sólida y adaptable, que permite a los equipos de RR.HH. liberar recursos y mejorar su agilidad en estos tiempos de incertidumbre y de continuos cambios. De esta forma, pueden prepararse para afrontar otras crisis o cierres y reaperturas del negocio.

Las empresas que externalizan tareas administrativas de RR.HH. pueden centrarse en su negocio principal y aumentar su productividad y agilidad gracias a la utilización de los recursos de manera más operativa. Para cualquier empresa, gestionar el software de administración de nóminas y RR.HH. de manera interna supone una inversión a largo plazo considerable. Por eso la externalización de los servicios de RR.HH. es el formato idóneo para aquellas empresas que quieren ahorrar en su TCO y aumentar el nivel de productividad.
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