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TRIBUNA
noviembre 2022

Claves y tendencias para proceso onboarding

Iván Matarán Martín,
manager de Externalización Procesos Nómina de Atisa

 
Iván Matarán MartínAnte la creciente dificultad que tienen las empresas para retener el talento, y la competitividad en el mercado, cada vez está cobrando más importancia para las empresas seguir el método Kaizen, el cual tiene como objetivo la mejora continua de todos los procesos de la compañía, entre los cuales se encuentra el proceso de onboarding.
El onboarding es un plan para facilitar al nuevo profesional seleccionado adaptarse satisfactoriamente a la nueva empresa respecto a la cultura organizacional, compañeros, funciones, incluyendo para ello una serie de acciones.

A lo largo del tiempo ha sido llamado de muchas formas, como proceso de bienvenida, from desk to yes o welcome day, la mayoría haciendo referencia únicamente al día de la incorporación, pero lo cierto es que el proceso ha ido ganando mayor relevancia con el tiempo y aumentando las acciones a llevar a cabo, no limitándose al día en el que un nuevo profesional se incorpora.

Las empresas tienen cada vez mayores dificultades para retener el talento, estudios demuestran que un buen onboarding mejora en casi un 80 % la fidelización, y en un 70 % la productividad de los profesionales recién incorporados. Otro dato importante obtenido es que casi el 30 % de la rotación sucede dentro de los dos primeros meses de la incorporación.

Los objetivos perseguidos van relacionados con fortalecer el engagement del empleado con la compañía, y se corresponden con:

• Integrar al nuevo talento en la cultura y valores de la empresa.
• Mejorar la relación con los nuevos compañeros.
• Generar un sentido de pertenencia.
• Aumentar el compromiso con la compañía.
• Incrementar la productividad.

Para conseguir los objetivos el proceso de onboarding debe contener cuatro fases:

Fase Pre-Onboarding:

Se inicia desde el momento en el que la oferta es publicada. Es importante cuidar la forma de comunicarse con los candidatos. En esta fase es importante ir adelantando la cultura, la visión, cómo son el equipo y su responsable.

Día de la Incorporación:

En este día es crucial tener todo organizado, donde las diferentes personas que van a participar junto al nuevo profesional tengan todo listo para poder atenderle. Es clave cuidar los detalles desde su inicio, como recibirle en la entrada de la compañía a su llegada, comunicar la nueva incorporación a todos los miembros de la compañía mediante email o por red social corporativa, explicarle los valores de la empresa y su historia, el organigrama y acompañarle a ser presentado a sus nuevos compañeros de trabajo.

Muy necesario es que la empresa haya nombrado entre sus trabajadores un mentor personal que le acompañe en un periodo de unos dos meses para ayudarle en su adaptación, tanto a nivel profesional como personal. Respecto al responsable, las encuestas muestran que casi el 40 % de los profesionales incorporados piensan que su responsable directo no ha tenido un papel importante en el proceso, lo cual es preocupante. El responsable directo debe agendar en este primer día una charla con el nuevo profesional explicándole roles y funciones. Además, será importante que puedan desayunar o comer juntos en el primer día.
Algo muy habitual en el día de incorporación es hacer entrega de merchandising de la marca, pero incluso ya hay compañías que se informan previamente de sus hobbies y decoran su puesto de trabajo con los gustos de este.

Fase de Engagement:

Una vez finalizado el primer día de incorporación, la siguiente fase formativa de onboarding podrá durar hasta un año, y con un mínimo de cinco meses. En esta fase será vital conocer los productos y servicios de la compañía, conocer otros departamentos, los roles, profundizar en la cultura, la misión. También que tanto RRHH como el responsable vayan obteniendo feedback del estado del proceso mediante charlas programadas, o mediante cumplimentación de encuestas, y poder poner en marcha acciones a tiempo si son necesarias. Con la finalidad de acelerar estos conocimientos y acortar plazos del proceso, incluso hay empresas que deciden que durante los primeros cuatro o cinco días el trabajador quede exento de las tareas para las que ha sido contratado y pueda centrarse únicamente en conocer la cultura de la compañía, funciones y roles lo antes posible.

Fase de Cierre:

Una vez finalizado el proceso de onboarding, es necesario llevar a cabo una encuesta de cierre para tener el mayor conocimiento posible de áreas de mejora de cara a próximos procesos, así como felicitar al mentor personal y resto de personas que han colaborado en la integración del nuevo profesional por el buen trabajo realizado. Las intenciones de las compañías siempre están enfocadas hacía el bienestar de los profesionales incorporados, pero sin un buen plan de onboarding, planificado y con personas conocedoras e involucradas en dicho proceso dentro de la compañía, puede que el objetivo no se consiga.
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