Software as a Service (SaaS) para Recursos Humanos

El Software as a Service (SaaS) es un modelo de implantación en el cual el proveedor pone a disposición del cliente todos los servicios necesarios antes, durante y después de la implantación, mediante el cobro de una cuota periódica. Esto incluye el hardware (servidores), el mantenimiento del mismo y el servicio de soporte ante cualquier incidencia que pudiera surgir una vez implantado el software.

Pero, ¿qué diferencia este tipo de implantación de otros modelos? La respuesta es sencilla: inmediatez, menores costes y mayor funcionalidad.

Inmediatez: Uno de los grandes diferenciadores de este modelo de implantación es que la funcionalidad del software debe ser estándar, es decir, el cliente no puede personalizar (sí configurar) la funcionalidad contenida en la herramienta. Esto permite que los tiempos de implantación se acorten enormemente.

Menores costes: A diferencia del modelo de compra de licencias al que la mayoría de compañías estaba acostumbrado en el pasado ahora pasamos a pagar por un servicio “todo incluido”. Esto hace que no estemos atados a nadie y en cualquier momento podemos elegir un mejor proveedor para el mismo servicio.

Mayor funcionalidad: Cada vez que una compañía implanta un software y lo personaliza en exceso, podría pensar que está ganando en funcionalidad cuando la realidad es la contraria. Cuanto más personalizado está el software, más difícil es dar el salto a nuevas versiones del mismo con funcionalidad adicional. Para ello habría que incurrir en nuevos costes de adaptación, lo cual no queremos.

Una vez hemos explicado a alto nivel lo que significan las siglas SaaS nos deberían venir a la mente dos preguntas:

1. ¿Está mi compañía preparada para implantar bajo el modelo SaaS?

El modelo de Software as a Service es una declaración de intenciones a nivel corporativo:
• No quiero tener que ocuparme de mantener una habitación llena de servidores (uno al menos por cada solución que utilicemos en la compañía).
• No quiero estar atado a carísimo personal especializado del proveedor de turno, el cual al final se convierten en personal de la empresa y empujan a ir donde el proveedor diga.
• Tengo la capacidad de evolucionar hacia nuevas maneras de hacer las cosas y no soy reticente al cambio.
• Quiero reducir mis costes fijos.
En el caso de una implantación de un software de Recursos Humanos esta declaración de intenciones afecta a tres actores principalmente, los cuales se deberán alinear: Dirección, Recursos Humanos y Sistemas.

2.¿Qué tipo de proveedor es el que mejor se acopla a mis características?

Muchos dirían: “aquel que haga lo que yo quiera”. En ese caso, el modelo SaaS está claramente contraindicado. Por supuesto que el proveedor intentará dar el mejor servicio posible, pero ciñéndonos a unas normas:

3.La solución no permite personalizaciones y sí configuración.

• Puede que no tenga acceso a los servidores con mi información por políticas de seguridad del proveedor del hosting.
• Los horarios para el mantenimiento de la solución será el horario laboral, salvo que se contrate un servicio específico de 24x7, que suele ser más caro.

Partiendo de que aceptamos esas premisas, pasamos a explicar algunos consejos a la hora de elegir proveedor para una solución de Gestión del Talento:

• Pensar bien dónde estamos y dónde queremos llegar: En muchas ocasiones elegimos proveedores específicos para un único proceso (formación, desempeño, compensación, etc.). Al implantar nuevos procesos nos puede pasar que la herramienta que habíamos elegido en el pasado no vale al no crecer en funcionalidad. La recomendación es elegir soluciones que contengan el máximo de funcionalidad posible (desempeño, formación, compensación, planes de carrera, selección, etc.) separada modularmente para así poder incrementar la funcionalidad, según se amplían nuestros procesos corporativos.
• Lo más vistoso no es siempre lo mejor: Profundizar en la funcionalidad de la solución a fondo para confirmar que su configuración permite adaptar nuestros procesos a la solución. No nos dejemos engañar por soluciones sólo gráficamente espectaculares.
• Lo más vistoso no es siempre lo mejor: Profundizar en la funcionalidad de la solución a fondo para confirmar que su configuración permite adaptar nuestros procesos a la solución. No nos dejemos engañar por soluciones sólo gráficamente espectaculares.
• La experiencia es un grado: Los proveedores con más años en el mercado suelen contar con funcionalidad más “probada” ya que van incluyendo en sus productos muchas de las mejores prácticas que se van encontrando a nivel mundial.
• Quién mucho abarca poco aprieta: No ser agresivo y querer implantar de golpe toda la funcionalidad que ofrece el producto si no estamos preparados. Elegir proveedores confiables, que os ayuden con su experiencia en la mejor manera de implantar.
• Preguntar a otros: Muchas veces nos olvidamos de que otras compañías han pasado por el mismo proceso que nosotros a la hora de decidir qué solución debemos implantar. Es aconsejable pedir referencias al proveedor.
• Equipo de implantación experimentado: Hay proveedores que acaban de aterrizar en el país y al contar con implantadores locales, estos aún no cuentan con la experiencia necesaria para realizar una implantación exitosa. Mire bien que el equipo del proyecto tenga experiencia contrastada en este tipo de implantaciones. Si no la tiene, exija otro equipo al fabricante aunque no sea local.
• Presencia global: Muchas de las implantaciones bajo este modelo implica a compañías multinacionales. Confirme que el proveedor está presente de manera global ya que en el futuro puede que le necesite en otros países para, por ejemplo, formar a usuarios locales.