TRIBUNA
abril 2019

Máquinas de fichaje vs. apps online: ¿Qué sistema adoptar para garantizar el registro de la jornada?

Carlos Quintana,
escritor y analista de tendencias B2B y SaaS de BeeBole Control Horario

 
Carlos QuintanaA partir del 12 mayo de este año, todas las empresas españolas estarán obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. Se trata de una nueva ley que deja al mundo empresarial con varias preguntas por resolver: ¿Cuál es la forma más efectiva de llevar a cabo el registro de jornada laboral?, ¿son las máquinas de fichaje la mejor opción para cumplir con la nueva ley?, ¿cómo se puede realizar un control de presencia efectivo en un mundo en donde la fuerza laboral móvil no deja de crecer? A continuación algunas consideraciones.
Objetivos y estipulaciones de la nueva ley

A pesar de que la nueva ley haya venido con una buena dosis de presión para las empresas españolas que deberán en menos de dos meses optimizar (o incluso adoptar) sus sistemas de registro de jornada, el Real Decreto Ley 8/2019 del 8 de marzo representa una buena noticia para los trabajadores del país.

De acuerdo con el escritor jurídico Luis Javier Sánchez, el objetivo de la nueva ley es el de “recuperar muchas horas extras que no se pagan ni cotizan a la Seguridad Social, porque no se contabilizan y mejorar el descanso de los trabajadores”.

Pero exactamente, ¿qué tendrán que hacer las empresas españolas? El Real Decreto Ley 8/2019 reforma el apartado 9 del artículo 34 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores de una manera muy clara diciendo que las empresas tienen la obligación de garantizar el registro diario de jornada, “que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente”. Además de eso, la nueva ley estipula multas que podrían llegar hasta los 6.250 euros para aquellos que no cumplan con el nuevo decreto.

Debido a lo anterior, las empresas españolas tendrán que apresurarse a tomar una decisión con respecto al tipo de sistema de control de horario que piensan implementar para acatar la nueva ley. Veamos cuáles son las opciones.

Comparación: Máquinas de fichaje vs herramientas online / apps.

En líneas generales, las empresas pueden llevar el registro diario de la jornada laboral a través de los siguientes sistemas: máquinas físicas instaladas in situ y aplicaciones online.

Con respecto a los aparatos físicos, son muchas las empresas que todavía usan las tradicionales máquinas de fichaje a través de las cuales los empleados de una empresa pasan una tarjeta (smart cards y tarjetas de banda magnética) para registrar el momento en el cual entran y salen de sus trabajos. Sin embargo, en los últimos años la tecnología ha permitido popularizar el uso de máquinas de fichaje basadas en lectores biométricos (huella dactilar) y de radiofrecuencia (tarjetas de proximidad/RFID).

Por otra parte, están las apps y herramientas online que se basan en tecnología en la nube a través de las cuales los empleados de una empresa pueden registrar sus horas de trabajo desde cualquier lugar usando dispositivos como ordenadores, tabletas y móviles incluso sin tener que estar en un sitio con conexión a Internet.

Decidir qué sistema adoptar depende de muchos elementos. A continuación revisaremos algunas de estas variables determinando cuál de las soluciones que mencionamos antes se acomoda mejor a cada una de estas variables.

Facilidad de adopción para tus empleados

La adopción de tecnología que lleva a cabo una empresa es una moneda de dos caras. Por un lado, hay que considerar los retos que dicha adopción supone para los empleados de la compañía. Por otra parte, es necesario evaluar los desafíos que la empresa tendrá que enfrentar cuando adquiere una nueva solución tecnológica.

Con respecto a la adopción por parte de los empleados, no hay duda que la simplicidad que ofrecen las máquinas de fichaje es obvia. Los empleados no necesitan adoptar realmente nada cuando se trata de pasar por un torno o apoyar su huella dactilar en una máquina de fichaje biométrica para registrar la entrada a la oficina.

Sin embargo, vale la pena preguntarnos algo: Considerando que vivimos en la era del smartphone y las apps móviles, ¿qué tan complicado puede ser para alguien acceder a una app y hacer clic en un botón (en este caso para fichar)? Si lo miramos desde dicha perspectiva, sería irrisorio suponer que la adopción de una app online para fichar podría convertirse en un dolor de cabeza para tus empleados.

Con respecto a la adopción de máquinas de fichaje desde el punto de vista de la empresa, la cosa cambia un poco y hay que tener en cuenta factores relacionados con costes, privacidad, inteligencia de negocios y la proyección y características de la empresa.

Por el momento, en términos de la facilidad de adopción de nueva tecnología para tus empleados podríamos decir que las dos grandes soluciones del mercado responden a dicho elemento de manera eficaz.

Ganador: Máquinas de fichaje (con ventaja minúscula sobre las apps online)


Inversión y costes

El dinero es un asunto fundamental para cualquier empresa y con respecto a dicha variable las diferencias entre las soluciones de registro de jornada que hay en el mercado se distinguen considerablemente. Si bien las máquinas de fichaje pueden implicar una adopción más sencilla, estas máquinas requieren de una gran inversión inicial.

Para entender esto mejor basta señalar el modo en el cual cada solución genera costes para la empresa. Mientras que el coste de las aplicaciones online corresponde a lo que se paga por las cuotas mensuales, las máquinas de control de horario suponen una inversión inicial única de miles de euros que debe cubrir la máquina, el software, las licencias para cada empleado y la instalación.

Considerando que la mayoría de apps “en la nube” generan costes por número de empleados y los precios oscilan entre 1 a 10 euros por empleado, dichos costes son mucho menores cuando se comparan con la inversión inicial que suponen los ficheros y lectores físicos. Además de ello, el coste mensual de las apps cubre actualizaciones de software, mantenimiento, backups y soporte mientras que son muchas las soluciones físicas que no incluyen dichos gastos. En resumidas cuentas, cuando se trata de dinero las apps online seguramente ofrecen buenas posibilidades de ahorro.

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Privacidad y protección de datos

El registro de jornada y el control de presencia son variables que inevitablemente tocan la esfera privada de las personas. Si bien es cierto que el registro de la jornada ayuda a contabilizar correctamente las horas extras trabajadas y sirve de ayuda para controlar problemas como el absentismo, la idea de control afecta el ámbito privado de las personas.

Este asunto es particularmente complejo cuando se trata de fichadores biométricos que requieren la identificación de las personas a través de sus huellas dactilares o incluso del reconocimiento facial y que como indica la nueva ley deberán guardarse al menos 4 años. De hecho, la Ley de Protección de Datos impone protocolos especiales de protección para este tipo de datos y hace indispensable que se demuestre claramente la necesidad y el uso que la empresa hará de dichos datos. Además de esto, es necesario obtener el consentimiento expreso de cada una de las personas que usarán dicho sistema de control de horario.

Ganador: apps online (de lejos con respecto a la tecnología biométrica)


Inteligencia de negocios

De acuerdo con el Data Warehouse Institute, la inteligencia de negocios es el proceso que nos permite transformar datos en información y conocimiento con el cual podemos construir estrategias empresariales sólidas. De hecho, los beneficios que se obtienen de la inteligencia de negocios son enormes a nivel de la gestión del crecimiento empresarial, control de costos y desempeño organizacional.

La gestión de recursos humanos es uno de los campos en donde la inteligencia de negocios le da una buena manos a las empresas ayudándoles a realizar un sinnúmero de cosas que van desde gestionar los sueldos en función del rendimiento real y revisar las necesidades de la plantilla hasta adecuar las competencias para cada perfil profesional y prever fenómenos como el absentismo.

Considerando lo anterior, un sistema de control de horario que se limite a registrar la entrada y salida o el inicio o final de jornada no da muchos más datos en términos de inteligencia de negocios. Por esta razón, si tu organización gira en torno a estrategias comerciales basadas en inteligencia de negocios, seguramente sería bueno adoptar una solución de registro de jornada que te ayude a gestionar tu capital humano de manera más completa.

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Perspectivas hacia el futuro

Según un reciente estudio elaborado por IDC y Telefónica sobre la movilidad y la ultramovilidad en España, se estima que “el porcentaje de trabajadores móviles llegará a alcanzar más de un 70% del total de la fuerza de trabajo del país en el 2020”. En otras palabras, nos dirigimos a un mundo de trabajadores en remoto o bien con movilidad por las características del negocio o el contrato, y a un mundo de conciliación (poder trabajar algunos días desde casa).

Teniendo en cuenta este contexto, la pregunta del millón es la siguiente: ¿Qué harán todas esas empresas que en 2019 se gasten una millonada en sistemas de fichajes físicos in situ? Es más, la pregunta que te debes hacer si tienes en tus manos la decisión de elegir un sistema de registro de jornada es la siguiente: ¿Cuáles son las perspectivas de movilidad que ves en tu empresa hacia el futuro?, ¿vale la pena incurrir en una inversión como la de una máquina de control de horario física si tu negocio cada vez se está volviendo más móvil?

Por otro lado, es importante señalar que este tipo de preguntas no son solo relevantes para aquellas empresas que todavía no tienen un sistema de registro de jornada. Las preguntas relacionadas con la movilidad de la fuerza de trabajo son indispensables hoy en día para todas las empresas. De hecho, si ya cuentas con un sistema de control de horario deberías preguntarte si dicho sistema se ajusta al futuro y el modo de operar de tu empresa.

Por ejemplo, si el fichaje físico es parte esencial de la gestión de tus recursos humanos pero la movilidad se está convirtiendo en un factor importante de los procesos productivos de tu empresa, puedes actualizar tu sistema de registro de jornada adoptando una app online que se pueda integrar con tu máquina de fichaje a través de una API. En resumen, se trata de que analices bien el aspecto de movilidad potencial de tu empresa y la proyección futura que ves en tu negocio.

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Características de tu empresa

Siguiendo con lo anterior, es fundamental que tengas presente la importancia de adquirir una solución que responda a las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si tienes un pequeño taller y todos los empleados trabajan en la sede, seguramente una máquina de fichaje podría ser una buena opción para ti, siempre y cuando no estéis interesados en inteligencia del negocio. Si por el contrario, tu empresa acepta el teletrabajo, o la conciliación y movilidad son una de las características que define la forma de trabajar de tu empresa, entonces seguramente las apps online son tu mejor apuesta.

De forma parecida, si la gran mayoría de tus empleados trabaja in situ pero los contratistas externos abundan en tus proyectos, podrías considerar la opción de optar por un modelo mixto que le añada a la presencia física de una máquina de control de horario, una app que te permita monitorear tu fuerza de trabajo móvil y que ofrezca facilidades de integración (por ejemplo con API).

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Conclusión

Como puedes ver, la decisión de adoptar u optimizar una solución de registro de jornada diaria para tu empresa necesita de una buena consideración de factores. A pesar de la validez que puedan tener las dos grandes soluciones del mercado, es indudable que las apps online son una solución ideal y contrastada para aquellas empresas que tengan como prioridad la movilidad y la inteligencia de negocios.

Lo cierto de todo es que una vez que hayas hecho un buen análisis de los procesos de producción y proyección de tu empresa así como de todas las variables que hemos mencionado a lo largo de este artículo, seguramente sabrás cuál es la solución más apropiada para cumplir con el registro de jornada obligatorio.
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