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TRIBUNA
marzo 2021

Outsourcing, el gran aliado de las empresas

Alicia Gracia,
Directora de byperson

 
Alicia GraciaEstá claro que el COVID-19 ha trastocado los planes de las empresas y, sin lugar a duda, está obligando a reinventarse y definir nuevos objetivos. Eso sí, con unos presupuestos más ajustados que, en ocasiones, están obligando a muchas compañías a tener que elegir y decidir a qué darle prioridad. ¿Hay que apostar por la continuidad del negocio? Sí, siempre. Pero... ¿cómo?
En estas circunstancias, se puede caer en la tentación de pensar que hay que sacrificar el bienestar del empleado a cambio de priorizar la calidad y dar un buen servicio al cliente, o al revés, sin caer en la cuenta de que ambos conceptos están intrínsecamente unidos. Peor aún, hay quien se plantea dejar de invertir en innovación a cambio de sobrevivir unos meses más. Está claro que buscan optimizar sus presupuestos, mejorar sus ratios de eficacia y eficiencia. Pero ¿logran así mejorar su competitividad? ¿Existen otros caminos para maximizar un presupuesto sin tener que sacrificar la experiencia del cliente, la atención al empleado o la I+D? ¿Es posible racionalizar el gasto y asegurar la sostenibilidad de la empresa y el negocio pensando no sólo en hoy, sino también en el mañana?

Hay un elemento clave que aúna todas esas posibilidades y no es otro que el outsourcing. Sectores como el energético, tecnológico, banca, administración pública, industrial o servicios son algunos de los que más emplean esta solución para generar valor a las empresas, reducir gastos, minimizar riesgos y disponer de flexibilidad, aumentando la eficiencia y productividad, siempre con personal cualificado para beneficio de su actividad y negocio.

Hay perfiles, como los vinculados a la transformación digital, tecnología, logística, distribución, experiencia cliente, que son actualmente los grandes dinamizadores de la externalización de servicios.

Además, en los últimos años, el sector se ha especializado y profesionalizado exponencialmente por lo que hoy contamos con empresas del sector del outsourcing que se han convertido en imprescindibles en las cuentas de resultados de las grandes compañías.


Las áreas más solicitadas

Independientemente del tamaño de la empresa, hay ciertas áreas susceptibles de una mayor externalización. El área de producción, que abarcaría servicios logísticos, reparto y distribución auxiliares a la industria y todo lo relacionado con informática y tecnología.

El área de administración, incluyendo todo aquello relacionado con control de accesos, recepción, back office, gestión financiera y contable y traducciones de documentos, son otras de las más externalizadas por las empresas.

Por último, cabría señalar todo lo asociado con el área comercial, como pueden ser los equipos comerciales, la promoción y el telemarketing.


Hay 4 puntos clave para hacer del outsourcing nuestro gran aliado:

1. Reducción de costes
2. Productividad. Focalización
3. Flexibilidad
4. Innovación tecnológica


Lo primero que tenemos que tener claro es que la externalización es una de las mejores soluciones para cualquier tipo de empresa, independientemente del tamaño que tenga. Esta externalización supone un complemento ideal que garantiza flexibilidad y respuesta inmediata ante cualquier cambio de estrategia del mercado.

Otro aspecto a tener en cuenta es que en algunas ocasiones, y por diferentes motivos, se pueden ver descuidadas o desfasadas algunas areas dentro de las organizaciones, lo que repercute de manera muy directa en la calidad que ofrecen a sus clientes. Quizás la puesta apunto de ese deterioro puede ser muy costoso. Garantizar el servicio debe ser prioritario en cualquier empresa, y contar con un servicio ágil de externalización que gracias a su especialización focalizada, invierte y trabaja por mantener los mejores estandares de calidad, con profesionales versatiles, motivados y especialmente formados, es la mejor solución


La reducción de costes

El ahorro económico que supone la contratación de un servicio de outsourcing es, sin duda, el factor más visible, aunque no debería ser determinante a la hora de seleccionar a una empresa externa especializada. Unido a esta reducción de costes, la especialización y la experiencia de la empresa en la que depositamos nuestra confianza para el desarrollo de estas tareas, supone el autentico ahorro a medio y largo plazo.

La externalización permite reducir las inversiones en infraestructuras y tecnología a través de la contratación de determinados servicios. Al evitar esas grandes inversiones, se amplía la capacidad de destinar recursos a proyectos nuevos que puedan posicionar a la compañia en un puesto clave dentro de un mercado muy competitivo.

Además, esta contratación conlleva el establecimiento de un precio fijo, por lo que podremos obtener una previsión detallada del coste del servicio.


Focalización. Productividad

Decidirse a subcontratar a proveedores externos para realizar las tareas de algunos servicios, permite que la propia compañía y su personal pueda centrarse en las actividades clave de su negocio. Además, al no consumir recursos humanos y financieros de áreas que no son estratégicas para su actividad principal, se logra un mayor rendimiento, pues se evitan distracciones innecesarias.

Poder emplear mejor los propios recursos influirá positivamente en la productividad de la empresa y aumentará su potencial de crecimiento. Contratar determinados procesos mediante proveedores externos con conocimientos específicos en esas materias, asegura un resultado de calidad.

Entre las ventajas de asignar un trabajo concreto a una empresa especializada en esa área específica, encontramos una reducción considerable del tiempo de realización de los proyectos, saltandose pasos arduos y a la vez de costes elevados, en tareas como la selección de personal, formación, o de busqueda de equipos e innovación, donde se invierte un tiempo muy valioso. Ejecutar el mismo trabajo en un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.


Mayor flexibilidad

La flexibilidad es una de las ventajas más importantes que ofrece la externalización. El poder diseñar a medida todos los proyectos según las necesidades concretas de cada compañía, es todo un privilegio.

Asimismo, confiar en una empresa externa facilita la adaptación a los cambios constantes que se producen en el mercado. Ejemplo de ello es contratarlos solo en el momento en el que se necesiten, como ocurre con aquellas operaciones que se deban llevar a cabo estacionalmente.

En esta pandemia el outsourcing ha permitido en tiempo real, aumentar, disminuir o en ocasiones prescindir, de los servicios subcontratados, por lo que la externalización ha sido una fantastica aliada, para adaptarse día a día a todos los cambios que se han ido produciendo en los diferentes sectores y mercados.


Innovación tecnológica

Para algunas empresas la innovación tecnologíca se consigue a traves del outsourcing.

La rápida evolución, el constante cambio y por ende, estar actualizado en las últimas tendencias, solo es posible a traves de empresas especializadas que tengan en su equipo a los mejores profesionales con la tecnología mas vanguardista.

De esta manera, a traves del outsourcing, todas las compañias compiten al mismo nivel independientemente de su presupuesto en I+D

En mi opinión, hay dos líneas mágicas para hacer del outsourcing un éxito:

  • Comprender la necesidad de humanizar el sector. Este punto es de suma importancia. Muchas empresas todavía ven el outsourcing como una factura, pero no hay que olvidar que detrás de esa factura hay personas con nombres y apellidos que deben de ser cuidadas y valoradas. Existe una responsabilidad subsidiaria por parte de la empresa contratista que a veces se olvida. Los objetivos estratégicos y las iniciativas de subcontratación deben provenir del escalón más alto de las organizaciones. La alta dirección debe articular las metas y objetivos de la iniciativa de subcontratación y debe comunicar, cómo el proceso beneficiará a la organización. El liderazgo ejecutivo no concluye con la firma del contrato, sino que debe continuar mientras esté vigente, poniendo los controles y las medidas necesarias para un buen desarrollo, tanto del servicio como de las personas que los realizan.


  • Comunicación y gestión de relaciones: Poner un buen interlocutor responsable de la relación con los empleados de la subcontrata va a garantizar un trabajo excelente. Esto incluye además de controlar el trabajo, asegurar el bienestar de las personas implicadas, resolviendo posibles incidencias y cambios de estrategia que surgen constantemente. La comunicación entre las partes ha de ser constante y comprender claramente su papel en el proceso. Las reuniones deben realizarse regularmente para además de valorar y analizar dicha relación de subcontratación, resolver cualquier problema o identificar areas de mejora con el fin de garantizar la satisfacción y el éxito permanente.

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