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TRIBUNA
septiembre 2012

Medir las ausencias para prevenir incidencias

José Manuel Villaseñor,
director general de Cezanne Software Ibérica y Latinoamérica

 
José Manuel VillaseñorLas ausencias laborales son una enorme carga para las empresas. Así lo demuestran diferentes estudios publicados en varios países. Si bien, la crisis económica y financiera por la que estamos atravesando, ha suavizado ligeramente las cifras, lo cierto es que España sigue superando la media europea también en lo que a absentismo laboral se refiere.
Siendo así, resulta sorprendente que, a día de hoy, sean todavía pocas, las empresas que ponen en marcha iniciativas para medir las ausencias de sus empleados y evaluar los gastos que les supone, tanto en términos financieros, como en términos, digamos, más prácticos. Entre los motivos por los que no se han establecido objetivos orientados a solventar este problema en la mayoría de las organizaciones destaca el hecho de que, muchas de ellas suelen ver “incómodo” todo lo relacionado con el tema de las ausencias. Más preocupadas por respetar los términos que estipula la Ley, tienden a rehuir conversaciones “difíciles” con los empleados, especialmente, si se sospecha que los motivos de las ausencias pueden ser ilegales.

Ayudar a los administradores a abordar este “campo minado” y lograr el equilibrio necesario para apoyar a aquellos empleados que realmente tienen un problema de salud y adoptar una postura firme con aquellos que pueden estar mintiendo, es uno de los objetivos clave que deben tener en cuenta las entidades para no perder el foco.

En todo caso, antes de abordar el tema de las ausencias, es necesario disponer de una idea clara, tanto del panorama general de la empresa como de las tendencias y/o “puntos calientes” que puede haber. Es decir, antes de nada, hay que tener la información precisa sobre la mesa, teniendo en cuenta que las implicaciones de los niveles altos de absentismo son a veces tan profundas como algunas de las secuelas financieras más evidentes. Esto es así, básicamente porque si la gente está fuera de sus puestos de trabajo, la empresa se verá obligada primero, a contratar empleados temporales para cubrir las bajas y, segundo porque es muy posible que se pasen por alto algunas fechas importantes, será incapaz de responder de forma satisfactoria y oportuna a las demandas de sus clientes y es más que posible que la motivación de los empleados se desplome al tener que sobrellevar la carga de trabajo adicional de los compañeros ausentes.

Los directivos deberán mantenerse a la expectativa sobre los niveles de ausencia de su organización. Esto podría ayudarles a determinar si en la empresa existe o no, un problema de absentismo, real y en todo caso, tener ese conocimiento, le permitiría saber si las cosas se “podrían hacer mejor”. En este sentido, analizar las ausencias permite detectar también la existencia de determinadas tendencias, es decir, si por ejemplo los lunes por las mañanas falta más gente, si hay momentos particulares del año en los que las cifras de absentismo aumentan, y también, si hay algunas áreas más sensibles que otras.

Por regla general, las ausencias no son lo que parecen, por lo que es necesario, analizar las causas para llegar al fondo de la cuestión. Por ejemplo, si hay un alto nivel de ausencia en un determinado equipo de trabajo, lo normal no es pensar que los empleados están mintiendo sino que este hecho podría ser un indicativo de la sobre carga de trabajo a la que deben hacer frente estos trabajadores y que, les genera un nivel de estrés muy alto.

Las ausencias que se producen en un pico estacional, podrían indicar también que se necesitan más recursos para cubrir, precisamente la carga de trabajo adicional que se genera en ese momento particular del año o que, quizá los períodos de vacaciones no se están gestionando correctamente en un determinado departamento, por lo que los empleados que se “ponen enfermos”, en realidad lo hacen, porque saben que sus vacaciones no se aprobarán en esos momentos.

Controlar los niveles de absentismo, aporta una visión más clara sobre las posibles razones que subyacen de las mismas y hace que adoptar medidas para abordar el problema, sea mucho más fácil. Una de esas medidas podría ser, simplemente, la realización sistemática de entrevistas en la reincorporación al trabajo. Esto serviría de base para tratar con el personal los asuntos relacionados con lo que podría esconderse detrás de un nivel inaceptable de “enfermedad” Por supuesto, esto quiere decir también que, en el peor de los casos, el manager dispone de una posición mejor para invocar procedimientos disciplinarios, si proceden.

Cuando se comienza a medir el absentismo, nos damos cuenta de que, a menudo, van surgiendo determinados patrones. Algunas de las tendencias más comunes que observamos es que los jóvenes suelen tener períodos de ausencias más cortos, pero más frecuentes que las personas mayores, que los obreros, generalmente, suelen tener niveles de absentismo más altos que los oficinistas, que estos últimos suelen presentar índices más altos de enfermedades provocadas o relacionadas con el estrés que los trabajadores manuales o que las ausencias no autorizadas son más comunes entre los trabajadores que se acaban de incorporar a la empresa. Los empleados más veteranos conocen mejor las normas de la organización y permanecen con frecuencia, dentro de lo estipulado.

También se observa que el absentismo tiende a aumentar cuando se hacen demasiadas horas extras o cuando se cambian con frecuencia los patrones del puesto de trabajo. Además, es probable que la ausencia sea mayor en los grupos de trabajo que son más grandes porque es menos probable que se detecte.

En todo caso, nuestra experiencia ha demostrado que la intervención temprana de los directivos y la buena comunicación con los empleados, son algunas de las estrategias más exitosas para abordar las ausencias. Por lo tanto, la clave está en asegurarse de que los managers están informados sobre cualquier patrón que pueda estar saliendo a la luz en sus equipos y debatir sobre la mejor manera de abordar la cuestión, para actuar en consecuencia. En definitiva, es imprescindible asegurarse de que se dispone de toda la información necesaria y de la confianza suficiente para discutir de forma proactiva y constructiva sobre las ausencias de los empleados.

Las soluciones de gestión de recursos humanos de Cezanne Software facilitan todo el proceso, desde la recopilación de información, su análisis, evaluación y gestión, hasta la elaboración de propuestas orientadas a mejorar la relación entre empleados y empleadores.
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