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TRIBUNA
noviembre 2020

Oficinas Smart post Covid-19: Espacios de trabajo inteligentes en tiempos de pandemia

Ana Belén Crisóstomo,
directora de Proyectos de CHAVSA

 
Ana Belén CrisóstomoDesde que, a comienzos de los 80, George T. Doran formulara su teoría, la metodología SMART se ha extendido en todos los ámbitos de actividad como sinónimo de gestión inteligente. Como es sabido, dicha tecnología establece objetivos “S”, específicos (specific), “M”, medibles (measurable), “A”, alcanzables (achievable), “R”, relevantes (relevant), y “T”, acotados en el tiempo (time based).
Existe también, cómo no, un enfoque de gestión SMART para las oficinas y espacios de trabajo. Según este enfoque, la oficina SMART persigue la eficiencia en la forma de trabajar mediante diseños en los que primen a las personas y su bienestar.

La pregunta es: ¿en qué medida el Covid-19, y las nuevas tendencias hacia el trabajo remoto, las medidas restrictivas de seguridad en oficinas, las previsibles situaciones de cierre por contagio o la reducción de las posibilidades de socialización trastocan este enfoque SMART? ¿El coronavirus puede suponer un retroceso para las oficinas inteligentes?

Personalmente, pienso que justamente lo contrario. La pandemia plantea un nuevo concepto de oficina SMART post Covid-19: oficinas que redefinen sus objetivos adecuando sus principios a las nuevas circunstancias, creando espacios aún más inteligentes y convirtiendo las debilidades del actual contexto en grandes oportunidades para trabajar mejor y más felices.

Urge, pues, redefinir los cinco objetivos SMART en el actual contexto:


1.- Nuevos objetivos S (específicos)

La primera exigencia del modelo SMART es plantear objetivos específicos. Saber lo que queremos conseguir y adónde queremos llegar. En la oficina post Covid-19 el objetivo sigue siendo el mismo de siempre: garantizar la continuidad del servicio. Pero ahora se le añade una exigencia que se vuelve mucho más perentoria: sin menoscabo de la seguridad del trabajador en los puestos de trabajo. Continuidad y seguridad son perfectamente compatibles con un sistema de protección adecuado, basado, entre otras exigencias, en una adecuada distancia de seguridad entre los puestos, en el uso regulado de mascarillas y geles protectores, en protocolos internos de gestión y control eficientes.


2.- Nuevos objetivos M (medibles)

Lo que no se mide, no se conoce realmente. En la oficina post Covid-19, buena parte de la responsabilidad debe recaer sobre los departamentos de gestión de Recursos Humanos, quienes deben ser capaces de articular medidas eficientes de escucha para conocer el nivel de satisfacción de la plantilla en relación con la implantación de las medidas. Nada es definitivo, todo está en continuo cambio, y de esta consideración no se libran tampoco las medidas de regulación interna y el reenfoque en la gestión de los espacios de trabajo. La posibilidad del trabajo remoto o la integración de fórmulas mixtas (presencial-remoto) deben garantizar asimismo, mediante el uso de la tecnología, un adecuado seguimiento de los procesos de evaluación del desempeño y, en el caso de que así se plantee, del cumplimiento de los objetivos.


3.- Nuevos objetivos A (alcanzables)

La naturaleza de la empresa, su tipo de actividad, su estructura y su modelo de negocio determinarán su nivel de capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias post-Covid 19. No puede compararse a una multinacional especializada en servicios telemáticos con una pyme del transporte. Cada sector y tipo de empresa cuenta con especificidades que obligan a una adaptación personalizada. Una buena noticia, en el caso de España, es que la proporción de pymes y microempresas es apabullante. Lo que quiere decir pequeñas estructuras laborales, más adaptables al teletrabajo o a fórmulas de trabajo en espacios coworking, sin excesivas cargas de estructura y más flexibles y capaces de adecuarse a las circunstancias cambiantes.


4.- Nuevos objetivos R (relevantes)

A la hora de diseñar o adaptar el espacio de trabajo hay que atender a las cuestiones esenciales del negocio. Como decíamos en los objetivos específicos, nada nos puede desviar de que la principal meta es garantizar la actividad y obtener beneficios. Pero hay otros aspectos que tienen que ver también con cuestiones que atañen a la raíz medular de las empresas: la misión, la visión y los valores, esto es, lo que le otorga personalidad corporativa. Es ahí donde reside el alma de las oficinas, su personalidad, tan importante como el propio logotipo para la imagen de las compañías. Todo comunica sobre nosotros, y también, por supuesto, nuestros espacios de trabajo.


5.- Nuevos objetivos T (acotados en el tiempo)

Debemos dar tiempo al nuevo modelo de oficina SMART. La pandemia nos está enseñando a caminar sobre un suelo incierto y desconocido, en la que las conquistas serán inéditas. Pero está bastante claro que las empresas que no adapten su estructura y forma de trabajo a las nuevas circunstancias corren un mayor riesgo de perder pie y desaparecer. Lo están demostrando muchas empresas que han sabido adaptarse a tiempo, saliendo fortalecidas de esta situación. Más que acotar el tiempo, se trata de llegar a tiempo.

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