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TRIBUNA
marzo 2017

Eficiencia en la Gestión de Personas

Armando Peralta,
CEO de Estagiranet

 
Armando PeraltaLa gestión administrativa de las personas en la empresa es normalmente eficaz, pero sigue siendo una asignatura pendiente hacerla realmente eficiente.
¿Cuánta carga administrativa supone la gestión de plantillas numerosas con alta rotación? Normalmente demasiada, pero no se pone el foco en cómo resolverlo, lo importante es pagar en plazo y forma a los trabajadores y cumplir con las Administraciones Públicas; es decir, ser eficaz.

Evidentemente, estamos ante una tarea higiénica, si no se cumple adecuadamente tenemos un problema grave, y no es un factor diferenciador significativo, por lo que en muchos casos, queda fuera del radar de los objetivos de mejora.

Sin embargo, es posible ganar en eficiencia y obtener interesantes retornos optimizando la Administración de Personal.

Es vital entender algo obvio, pero que no se está llevando a cabo. Evitar la duplicidad de registro de datos en diferentes aplicaciones.

Todo empieza en el reclutamiento y selección, y hoy ya es gestionado en internet, por lo tanto, la información la registra el candidato y ya son bits en el origen.

Pero si el proceso “no se ve” con el aplicativo con el que le voy a formalizar el contrato, tenemos un problema.

Lo mismo sucede al cumplir con los requisitos de Prevención de Riesgos Laborales; puedo tener soluciones de e-learning, pero de nuevo si no se ven el ERP de gestión de personal, volveré a registrar a mano datos que ya fueron bits en el origen.

Cuando finalmente formalizamos el contrato puede que sea tarde, así que hemos informado del alta en Seguridad Social a mano en el Sistema RED, puede que ya hayamos registrado el mismo dato tres veces en tres aplicativos distintos.

Ahora empezaría la rutina de impresión y firma de documentos. Ese trabajador con el que contacté inicialmente por internet y que ya me dio sus datos, finalmente va a venir a la oficina a firmar multitud de documentos de los que se llevará una copia y que la empresa custodiará otra.

No es eficiente porque sencillamente no hacemos transversal la tecnología que utilizamos, y no es un problema tecnológico, es que no entendemos el proceso de manera transversal.

El registro de información ha de ser único y a ser posible lo debe realizar el candidato a futuro colaborador. ¿A caso creemos que alguien en Iberia está picando los datos que el cliente ha registrado en el proceso de compra de billetes?, ¿o que Amazon dedica personal a replicar datos de pedidos a mano?

Son los sistemas los que han de conectarse y compartir los datos para hacer cada uno su parte. Y hemos de evitar la generación de papel, utilizar la firma electrónica, las comunicaciones certificadas, los portales de empleado.

Hay que poner en el radar de mejora de procesos a la gestión de personas, porque seguimos trabajando como en el siglo XX, pero utilizando más herramientas tecnológicas.
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