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TRIBUNA
octubre 2013

Cómo hacer tu equipo de trabajo más productivo

Emma Page,
manager de Evernote Business Accounts EMEA

 
Emma PageHace poco leí un artículo de Daniel Epstein, un emprendedor en serie que ha fundado nueve empresas y que tiene una opinión sólida sobre la productividad. Destaca que la mera búsqueda de la productividad no necesariamente te conduce a conseguir tu objetivo inicial. Epstein utiliza una metáfora del alpinismo para ilustrar sus palabras. Considera que centrarse en conseguir estar en forma, dedicando cada instante y los recursos disponibles para alcanzar la meta de escalar una montaña tan rápido como nadie lo ha hecho antes, puede lograrse. Sin embargo, la cuestión más importante es preguntarse si estás o no subiendo la montaña correcta.

Hoy en día, muchos equipos y empresas ponen todos sus esfuerzos en ser más productivos, pero a veces pierden de vista la dirección que están tomando. En los últimos años se ha producido un cambio hacia una mayor movilidad, provocado por la posibilidad de trabajar cuándo quieras y desde dónde quieras, lo que hace sentir a los trabajadores más productivos. No obstante, los equipos que trabajan a distancia se enfrentan ante su propio desafío. Por una parte, necesitan tener acceso a la información relevante a través de dispositivos móviles. Por otra, también precisan en muchas ocasiones de una total transparencia para poder tener una visión general de lo que está sucediendo en otros proyectos dentro de la empresa.

Desde una perspectiva tecnológica, en Evernote hemos observado como en el caso de los trabajadores flexibles la forma de trabajar en cada proyecto y sus tareas difieren notablemente de una persona a otra. Trabajar desde de un dispositivo móvil exige que los empleados (al menos el 90% de las veces) tomen decisiones por sí mismos sobre cómo hacer las cosas. Esto se traduce en un entorno mixto dentro de los equipos de trabajo y departamentos, y es algo a lo que deben hacer frente las herramientas de productividad. En muchos casos, el empleado también decide qué tipo de herramientas son las mejores para cubrir sus necesidades y ser lo más productivo posible.

Para las empresas, esto significa que ahora tienen que hacer algo más que organizar un equipo para trabajar en pro de un objetivo común de la manera más eficiente. También deben reunir las diferentes herramientas y plataformas que los empleados y departamentos utilizan. Tomemos como ejemplo una organización de ventas. Habrá gente que se reúna con los clientes y recopilen gran cantidad de información, sobre todo a través de los dispositivos móviles. En muchos casos, esta información se queda aislada en el departamento de atención al cliente. Esto puede suponer un problema si un cliente es tratado por otro equipo dentro de la misma empresa y no tiene acceso a dicha información.

En muchos casos, la empresa no va a ser capaz de proveer sistemáticamente una atención al cliente de primer nivel o, peor aún, perderá un tiempo valioso poniendo en común internamente la distinta información existente en torno al estado actual de este cliente. ¿No sería mejor si en este tipo de situaciones la información pudiera compartirse de una manera fácil y eficaz?

Aquí en Evernote tenemos una opinión clara sobre el asunto. Nosotros, como Daniel Epstein, creemos que la productividad por el bien de la productividad no necesariamente conllevará a lograr el objetivo original, especialmente en un entorno de trabajo. Como él mismo dice, hay que asegurarse que se está subiendo la montaña correcta.
 
Las personas se organizan de multitud de formas diferentes, tanto en la vida personal como en la profesional. Sin embargo, para nosotros, esto no debería afectar a la productividad de la empresa o del individuo. Una base central del conocimiento debería proveer tanto a la empresa como a la persona de la información que en última instancia les hará más inteligentes, más productivos y, en el ejemplo del equipo de ventas, les permita ofrecer un servicio mejor y más eficiente para el cliente.


Construimos Evernote Business el año pasado para llenar este vacío en nuestra empresa. Queríamos reducir el tiempo que los empleados empleaban buscando información relevante sobre los proyectos en los que estaban trabajando. Con esta herramienta permitimos compartir información de forma más rápida y eficiente para que así se pueda emplear más tiempo en aquellas situaciones que requieran la presencia física de los trabajadores. Entonces, ¿cómo haces que tu equipo sea más productivo? 
En mi opinión está claro. Utilizando la metáfora de Epstein, dedicar menos tiempo a centrarse en trabajar duro para escalar una montaña o lograr un proyecto, y más tiempo al trabajo inteligente para subir la montaña correcta.
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