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TRIBUNA
marzo 2004

Por qué y cómo conocer los costes de la formación

Jesus García,
autor del libro Los costes de la Formación de FC Editorial

 
Jesus GarcíaEs fácil y generalizado que la formación se justifique aduciendo que es una inversión más de las que se hacen en las empresas, pero en muy pocas ocasiones es, realmente, tratada así, ya que se desconoce su rentabilidad y amortización, tal y como se exige al resto de las inversiones que se llevan a cabo.
Esta circunstancia puede considerarse como constituyente de la asignatura pendiente de la formación, ya que si normalmente no se determina lo que realmente son sus costes, todavía más excepcional es que se cuantifiquen sus beneficios.

El conocimiento de los costes es totalmente factible, y su complejidad estará en concordancia con la necesidad de precisión requerida, que dependerá de la finalidad por la que se ha decidido su obtención. La cuantificación de los beneficios presenta mayor problema, e incluso en gran parte de los casos, es imposible en la práctica, ya que los efectos de la formación pueden ser intangibles, a muy largo plazo o tangibles difícilmente valorables de forma económica.

No obstante, lo que es en general la evaluación de la formación ha dado un paso de gigante en su aplicación por aquellas empresas que realmente incluyen a la formación dentro de su planificación estratégica. Dichas evaluaciones se basan normalmente en el modelo de cuatro niveles, a saber: reacción, aprendizaje, conducta y resultados de las acciones formativas, desarrollado por Kirkpatrick, y que cada empresa o responsable de formación ha ido ajustando a lo que ha estimado que son sus necesidades.

La realidad en cuanto a las evaluaciones es que la mayoría se quedan en el primer nivel, algunas llegan al segundo, muy pocas al tercero y son excepciones las que buscan conseguir el cuarto. ¿Pero, realmente, para justificar la inversión en formación es necesario demostrar su rentabilidad, como se hace para una máquina, para una instalación o para gran parte de los servicios? Las acciones formativas se deben ejecutar porque previamente se han detectado unas necesidades, y se ha considerado que éstas pueden ser satisfechas mediante la formación, para lo cual se diseña una acción a la que se marcan unos objetivos y se dota de un presupuesto. En principio, el éxito o fracaso de la acción estará en si se han conseguido los objetivos, pero también en el cumplimiento de su presupuesto.

El conocimiento de los costes de la formación tiene un gran interés y aplicación para el responsable de formación, ya que hace posible valorar el esfuerzo realizado para conseguir aquellos objetivos que se han marcado, así como para también otros objetivos, como hacer reconocer el esfuerzo realizado por la empresa en sus Recursos Humanos, tanto a los propios trabajadores como a sus representantes, actuar haciendo un esfuerzo equitativo, ajustado a las necesidades entre los distintos colectivos de la organización, determinar y analizar cada uno de los costes que se producen, permitiendo introducir mejoras y justificar la inversión realizada. El coste de la formación ha de ser estimado por el responsable de formación o bajo las directrices marcadas por éste, pues es él el que ha de definir los conceptos a considerar y cómo se apliquen. Por ello su cálculo se debe basar en una metodología que garantice la aplicación de criterios homogéneos y equitativos, lo cual será posible mediante la aplicación de un proceso genérico que permita incluir la gran diversidad de datos e interpretaciones que se presentan, para elegir posteriormente lo que se considere necesario.

Al referirse a los costes de formación, tal y como debe reflejarse en el Plan, cabe distinguir entre los costes de un curso de formación, los de una acción formativa (que estará constituida por varios cursos), y los del Plan de Formación de la empresa. De esta forma, con su seguimiento, es posible realizar una evaluación presupuestaria, tanto del plan de formación en general como de cada uno de los cursos y acciones, una vez que hayan sido ejecutados.

La metodología aplicada permitirá que en los costes de formación se puedan diferenciar los costes directos e indirectos, tomando como base, tal y como su nombre indica, su posibilidad de imputación; es decir, si se producen o no como consecuencia directa o indirecta del desarrollo de los cursos y acciones. Así, por ejemplo, el coste del formador externo que podría ser necesario contratar para impartir un curso, será un coste directo, mientras el salario del responsable de formación y su equipo será indirecto, ya que correspondería a la totalidad del Plan. Posteriormente éste podrá ser imputado a cada curso o acción mediante un criterio preestablecido de proporcionalidad.

La metodología a utilizar permitirá obtener los costes de formación. Quizás, la escasa importancia que se ha dado hasta ahora al conocimiento real de los costes de formación, se deba al alto porcentaje de las subvenciones recibidas por las empresas respecto al total invertido, habiéndose convertido en prioritario deducir solo aquellos gastos que son considerados justificables.

¿Van a estar preparadas y concienciadas muchas empresas para invertir en formación, el día que se puedan acabar o recortar sensiblemente las subvenciones? ¿Van a seguir manteniendo estas empresas los niveles de inversión en formación? Si los directivos creen en la importancia de la formación y reconocen sus beneficios, también es necesario que sean conscientes de sus costes, de forma que si un día es necesario incrementar sensiblemente la aportación de la empresa, estén preparados para ello.
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