TRIBUNA
marzo 2020

Información, formación y conocimiento, ¿cómo combinarlos para obtener valor?

Javier Cantos,
Profesor del master en Dirección de RRHH 4.0 de IEBS BUSINESS SCHOOL

 
Javier CantosComo profesionales en particular, y como empresas u organizaciones en general, recibimos un continuo flujo de información a través de los diferente canales a los que estamos “suscritos”: correos electrónicos, redes sociales, blogs, televisión, podcast, etc.
Una de las grandes inquietudes que tenemos hoy en día tiene que ver con la capacidad de gestión de toda esa información. ¿Somos capaces de procesar toda la información para determinar si realmente nos aporta valor? ¿Merece la pena invertir tiempo en revisar toda esa información? ¿Qué oportunidades nos podemos perder si no revisamos información que en apariencia puede ser de interés?

Para solucionar esto y no convertir nuestra mente, o nuestras herramientas digitales, en cementerios de información (síndrome de diógenes digital), podemos hacernos las siguientes preguntas:

¿Esto me va a ayudar a mejorar lo que hago en mi día a día?
¿Esto me permite evaluar una oportunidad para algo nuevo que puedo hacer en mi día a día?


Si la respuesta es positiva en el primer caso, deberías guardar esa información en tu roadmap de formación, ya sea individual o de equipo, para poder priorizar en base a todas las necesidades detectadas.

Si la respuesta es positiva en el segundo caso, deberías crear una tarea para revisar esa oportunidad a corto plazo -asignada a la persona vinculada con esa temática- y así valorar si merece la pena profundizar o no.

En el caso de obtener una respuesta negativa en ambos casos, no te molestes en guardarlo, no las vas a revisar.

Es muy común contar con numerosos marcadores en el navegador que hace años que no revisas, o guardar enlaces o artículos en herramientas como OneNote, Evernote o Google Keep que nunca más vas a volver a buscar. Es más, seguramente si recuerdas que guardaste algo de esa temática, lo acabarás encontrando antes en buscadores como Google que en tu propia “biblioteca” (por una cuestión de ordenación y etiquetado, básicamente).

Si nos centramos el primer punto, el relacionado con la formación, estamos hablando de capacitación sobre alguna nueva técnica, método o herramienta que nos puede ayudar a hacer de forma más efectiva lo que hacemos en el día a día. Para saber si algo puede mejorar lo que hago actualmente, nada mejor que tener documentados los procesos o tareas claves, es decir, gestión del conocimiento.

En este punto, nos preguntamos, ¿cómo gestionan las empresas u organizaciones el conocimiento que generan? ¿Qué relación tienen las formaciones organizadas internamente en una empresa con el conocimiento generado? ¿Cuál debería ser el resultado para formaciones sobre procesos claves en una organización?

La gestión del conocimiento es algo que preocupa, desde hace mucho, a un gran número de organizaciones, pero no se le asigna suficiente importancia en el plano corto, es decir, en el día a día.

El conocimiento está directamente ligado a dos criterios clave para potenciar la competitividad de los equipos: tiempo de ejecución y calidad de ejecución.

Muchas de las tareas que se realizan en el día a día ya se han realizado con anterioridad, pero, ¿alguien se ha preocupado de definir cómo se hace? ¿Se ha dejado claro cómo se quiere hacer? ¿De qué forma se transmite el conocimiento internamente?

Hay una conexión directa entre conocimiento, acción (entendiendo acción como tarea clave que se realiza en el día a día) y formación:




Esa conexión necesita ser alimentada de forma continua. Para poder hacer una acción de forma efectiva, primero debemos haber reflexionado sobre cómo hacerla, es decir, el conocimiento. En base a la experiencia de ejecución, es posible que se detecten necesidades de formación para mejorar de forma continua, y esa formación, si está centrada en ámbitos clave de la organización, debería generar o bien un nuevo conocimiento, o bien una actualización del existente.

Esto nos va a permitir mantener a la organización en un ciclo de mejora continua, y del mismo modo visibilizar el retorno de la inversión de forma más tangible, así como el retorno al tiempo dedicado a procesar ese flujo de información recibida.

Un ejemplo práctico de innovación sobre la gestión del conocimiento es el de la empresa Continental, que, en su sede en Barcelona, utilizan gafas con realidad aumentada para indicar el paso a paso en tareas de producción. Un asistente virtual va dando instrucciones claras y precisas sobre lo que tiene que hacer, lo que reduce el número de errores e incrementar la velocidad de ejecución.

Como recomendación final, invierte tiempo en documentar tu conocimiento clave, no solo te permitirá sentar la base de la mejora continua, sino que te ayudará a discriminar información que no aporta valor y que te resta tiempo en el día a día.
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