Learning Offices: la oficina de proyecto al servicio del área de formación

Los beneficios que esta externalización supone para la entidad son entre otros:

• Acceder a un expertise técnico (una bolsa de profesionales multidisciplinares) en la medida que el desarrollo del proyecto los vaya precisando en cada tarea específica.
• Reducir los costes derivados de la gestión global de la formación.
• Liberar recursos humanos internos de tareas que aportan menos valor a la organización, para que puedan centrar sus esfuerzos en aquellas que sí son estratégicas.
• Escalar las inversiones derivadas del proyecto: se van adquiriendo según el proyecto va creciendo.
• Mejorar el control de un conjunto de actividades y funciones muy especializadas.
• Disminuir el tiempo de respuesta para dar una solución adecuada a una necesidad manifiesta.
• Mejorar el foco de atención del departamento de Formación, externalizando aquellas funciones no propias de la organización.
• Alinear la función formativa con la estrategia de la organización.
• Otros

Si entendemos que en un proceso de formación concurren diferentes fases, la oficina de proyecto puede intervenir (en algunos casos de forma conjunta con la organización, y en otros por delegación de ésta) en todas ellas, y ofrecer así un servicio integral, o bien participar sólo en algunas a convenir (opción outsourcing integral, o selective outsourcing).

Constitución de una oficina de proyecto
El equipo de profesionales de una oficina de proyecto:

• Es un equipo estable de personas, externas a la organización, pero que están orientados directamente a ella.
• Dispone de perfiles multidisciplinares en función de las tareas a realizar.
• El volumen del equipo y su dedicación concreta dependen del volumen de tareas asociadas (permitiendo una escalabilidad en función del crecimiento del proyecto).
• Los perfiles tienen una amplia experiencia y competencia en la realización de las funciones y tareas que la empresa exige a sus colaboradores.

La relación entre empresa – cliente y oficina de proyecto se vehicula a partir de un equipo de trabajo conjunto (project team), contando con un responsable directo por ambas partes, y haciendo un seguimiento permanente, para garantizar el correcto funcionamiento del proyecto, en toda su extensión. Este equipo es el que debe establecer las normas y premisas de funcionamiento del equipo de la Learning Office, para alinearlas con las propias necesidades de la organización.

Funciones y tareas principales de la oficina de proyecto
A nivel estratégico, es crucial que la oficina de proyecto se convierta en un partner de confianza con el que la Dirección de Formación y la Dirección General puedan trabajar para alinear los objetivos formativos con los estratégicos y de desarrollo corporativo y organizacional. Entre otras tareas, la oficina de proyecto a nivel estratégico da su apoyo a:

• Definir las líneas estratégicas y planes de acción vinculados con los objetivos de negocio y de desarrollo corporativo de la organización.
• Vincular al interlocutor con las unidades y áreas funcionales de la empresa, para el impulso de proyectos e iniciativas vinculadas a sus objetivos.
• Gestionar el “cambio de cultura” de la organización, como resultado de la introducción de nuevas modalidades y formas diferentes de trabajar.
• Planificar el conjunto de acciones y actividades a impulsar.
• Analizar los indicadores y ratios clave para el seguimiento de la actividad.
• Dar apoyo en los aspectos de comunicación y difusión, tanto del proyecto como de las iniciativas que correspondan (de forma interna y externa).
• Establecer los criterios de calidad y protocolos de relación que deben facilitar la contratación de proveedores.
• Definir el modelo de formación y aprendizaje, tanto a nivel pedagógico, como a nivel académico, como a nivel tecnológico.
• Realizar el análisis y tratamiento de la información obtenida (know how).
• Impulsar la creación de un banco de recursos internos y externos (documentos, revistas, webs…).
• Otros

El nivel táctico - operativo representa el eje central del trabajo de la oficina de proyecto, dado que contempla la ejecución de las tareas cuotidianas a desarrollar, y que configuran el “día a día”. Así encontramos aspectos como:

• Crear y documentar normativa, protocolos de funcionamiento, instrumentos de evaluación, etc. necesarios y congruentes con el modelo definido a nivel estratégico.
• Realizar un seguimiento ordinario (logístico y funcional) del conjunto de la actividad programada.
• Ejecutar el seguimiento de las actividades formativas y de los participantes de cara al acompañamiento de los mismos, así como la elaboración de informes y status report.
• Administrar los recursos asignados a la oficina de proyecto (personas, dedicaciones y tarifas).
• Formar a los agentes motores del aprendizaje: tutores, dinamizadores, e-formadores, etc.
• Producir los contenidos propios que complementen, orienten, apoyen a los participantes en su proceso de inmersión formativa.
• Gestionar la relación con proveedores.
• Realizar la consultoría y asesoramiento interno, para definir y diseñar acciones de formación y aprendizaje que den respuesta a necesidades, etc.
• Elaborar outputs del conocimiento.
• Otros.

Este tipo de tareas son especialmente significativas en el caso de que exista una comunidad virtual, entendida como una solución formativa de alto valor para las organizaciones que quieren externalizar la práctica globalidad de sus procesos de formación. En este caso, además, las tareas asociadas suelen ser: coordinación de las acciones formativas programadas; gestión de contenidos; dinamización de espacios; atención a usuarios: resolución de incidencias.

El nivel tecnológico, cada vez más presentes en las Learning Offices, representa el ámbito que se dedica a convertir las tecnologías de la información y la comunicación, así como sus diferentes recursos, herramientas, etc., en herramamientas útiles (en términos de procesos de formación y desarrollo), transparentes para el usuario (con el menor nivel de aprendizaje asociado), pero que permitan una actividad formativa más eficaz y significativa. Lógicamente la tecnología debe responder a las necesidades y especificidades generadas por los niveles anteriores.

Más allá del mantenimiento de sistemas, la gestión de servidores, copias de seguridad, debe anticiparse a futuras necesidades, así como ofrecer asesoramiento y acompañar en el diseño de nuevos desarrollos y aplicativos.

Debe ser, por tanto, un ámbito no tan sólo técnico en el sentido tecnológico, sinó también un ámbito innovador, desde la perspectiva de aportar nuevas soluciones, nuevos instrumentos, nuevas herramientas que den respuesta más eficiente a necesidades en términos de formación y aprendizaje.