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TRIBUNA
febrero 2013

Una docena de razones para implantar un sistema de gestión de RRHH

David Muñoz,
director de Consultoría de INTEGRHO ENTER SYSTEMS

 
David MuñozConceptos como Capital Intelectual y Gestión del Conocimiento son ahora de uso cotidiano. Agradan porque tienen que ver con las personas, con su inteligencia y con sus conocimientos.
Y si antes eran términos que gustaban, ahora más. Gustan, porque quienes deben lidiar en su día a día con la toma de decisiones que afectan a personas, lo hacen ahora respectando nuevas necesidades del mercado y nuevas formas de entender el management que, progresivamente, se van introduciendo en nuestro país.

Ahora más que nunca se impone gestionar de manera eficaz el intelecto y nuestro conocimiento.

En este sentido, el desarrollo de eficaces herramientas tecnológicas, cada vez más extendidas, las convierten en un complemento sobre el que apoyar el intangible más valioso de las empresas: nosotros, lo que somos, personas.

Si todavía no se ha decidido por el uso de una de estas herramientas aquí le dejamos una docena de razones que le ayudarán en la toma de su decisión.

1. La función de un Departamento de Recursos Humanos debe integrarse en la estrategia de la Empresa, concediéndosele la misma importancia que a otras disciplinas. El primer paso es disponer de un software para la Gestión del Talento y el Desarrollo de los Recursos Humanos, al que le pedimos ayuda para optimizar el desempeño de nuestros empleados y para implantar nuestras estrategias de desarrollo y de fidelización del talento.

2. Las plataformas para la gestion del talento permiten a la organización disponer de una visio_n completa y global de las necesidades de toda la organización y, sobre todo, de las necesidades del negocio.

3. Dentro de su estructura, los diferentes software de gestión de RR.HH están diseñados de forma modular. Esto permite no solo su implantación de forma progresiva sino también la utilización sólo aquellos módulos que mejor se adaptan a las especiales características de cada empresa y a sus verdaderas necesidades. Un software completo nos ofrecerá una suite de soluciones para planificar la formación, gestionar la estructura de la organización y una completa información sobre las personas, realizar evaluaciones de desempeño, análisis de puestos, desarrollar el sistema de prevención de riesgos y salud laboral o gestionar los procesos de selección de la manera más sencilla.

4. El software elegido debe satisfacer las necesidades multi-sectoriales de la empresa, con una tecnología idónea para trabajar en Internet e integrarse con el resto de soluciones empresariales externas: ERPs, Business Intelligence, Gestio_n Documental... Y debe ser suministrado también bajo tecnología Cloud Computing. Esto ayuda a prestar más atención a lo que de verdad importa (las personas) y menos a aquello que no aporta valor (complicadas herramientas tecnológicas, caras y difíciles de mantener, etc.)

5. El proceso de implantación que un software de estas características requiere nos obliga a pensar en las 3 “Rs”: Reestructuración, Reingeniería y Reinvención. Siempre es bueno Replantearnos cómo tener una estructura mejor, situarnos en el camino de lo mejor y en el de lo diferente.

No compre nunca un software que no se acompañe de una metodología que garantize:

• Obtener al final los servicios y funcionalidades acordadas desde el principio.
• Respetar los tiempos de implantación, considerando hipótesis y restricciones de Proyecto y mediante la gestión de la incertindumbre
inherente a este tipo de procesos.
• Mantener el coste negociado y pactado en el contrato firmado en el
momento inicial por el Cliente.

6. La implantación de un sistema de gestión de los RR.HH. en una empresa es un proyecto que entraña una cierta complejidad, sobre todo en las empresas de mayor dimensión. Se trata de proyectos con componentes técnicas, humanas y organizativas, que requieren una adecuada gestión para conseguir alcanzar unos buenos resultados. La responsabilidad del proyecto debería recaer en un directivo de la organización con suficiente capacidad para gestionar todos los aspectos implicados en el proyecto.

7. La selección del producto es un aspecto clave, pero la componente principal del proyecto es de carácter organizativo y por tanto el responsable de proyecto debe ser alguien que conozca bien la organización y no un experto en tecnologías. Si se cuenta con una persona que cubra los dos perfiles, sería óptimo. De no ser así, la responsabilidad de la definición y seguimiento del proyecto debería recaer en el ámbito de la organización, del lado de los departamentos que utilizarán el sistema.

8. En primer lugar, la empresa deberá definir un responsable del proyecto de implantación del sistema de gestión. Se requiere una persona con suficiente conocimiento de la organización y con capacidad para resolver los posibles conflictos y diferencias de criterio que con seguridad surgirán a lo largo del proyecto. Resulta también importante definir los usuarios clave “key users”, que son las personas de los distintos departamentos que tendrán un papel más relevante en todo el proceso de parametrización del sistema. Por otra parte el departamento de sistemas deberá participar de forma continuada en el proyecto y si cumple el perfil, su responsable debería ser el responsable del proyecto en su conjunto.

9. Cada vez es más difícil hacer las cosas sólo; nos necesitamos los unos a los otros. Un sistema eficaz debe incluir un fa_cil proceso de incorporacio_n de datos desde otros sistemas, pudiendo efectuar mu_ltiples cargas totales o parciales. Pero cuidado, cerciórese de que, tras la implantación, no existe dependencia del fabricante…

10. El uso de aplicaciones recientes le ofrecerá la posibilidad de desarrollo y soporte remotos, aportando una dra_stica reduccio_n de costes, en contraposición a las utilidades ‘no tan modernas’, que ofrecen escasa funcionalidad y requieren de mucho coste para mejorarlas.

11. Cuando una empresa se plantea la implantación de un nuevo sistema de gestión, se abre un proceso que no está exento de dificultad. La selección implica escoger un producto y un proveedor. En algunos casos se trata de temas no vinculados, cuando se trate de productos que se implantan a través de una red de “partners”. En otras ocasiones el proveedor y producto no pueden separarse, puesto que es el propio fabricante del producto el que se encarga de la implantación. El proceso recomendado pasa por la búsqueda de posibles soluciones (a través de la propia WEB), y la pre-selección de las que a priori puedan ser posibles candidatos. A estas soluciones se les solicitará documentación que permita un primer análisis, para poder seleccionar una lista acotada (short list) de proveedores o soluciones. Dichas soluciones deberán analizarse de forma individualizada, con presentaciones enfocadas hacia la problemática de la empresa, en las que deberían participar los principales directivos. La decisión final dependerá del nivel de cumplimiento de los criterios y del peso relativo que éstos tengan para cada empresa; referencias, entorno tecnológico, funcionalidad, facilidad de uso, presupuesto, etc.

12. El mantenimiento de un sistema de gestión es fundamental. El mantenimiento tiene dos componentes; por una parte la tecnológica, haciendo que el sistema conviva con todos los productos informáticos adyacentes, tales como la base de datos, sistemas operativos, herramientas de correo electrónico, anti virus, software de comunicaciones, etc. Adicionalmente el sistema debe contar con las actualizaciones periódicas que deberían incorporar nuevas funcionalidades, tanto las de carácter legal, como otras de carácter general fruto de la innovación que el proveedor hace sobre el producto. Cuando una empresa implanta un sistema de gestión, debe prever una partida presupuestaria para el contrato de mantenimiento y también para los servicios que permitan seguir mejorando la funcionalidad de forma continuada.
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