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TRIBUNA
julio 2022

¿Cómo llevar a cabo un proceso de incorporación de empleados exitoso en el nuevo entorno laboral?

Cristina Moreno,
directora de Recursos Humanos de Liferay

 
Cristina MorenoLa sociedad actual está atravesando lo que se podrían ya catalogar como los “años de mayor incertidumbre” de las últimas décadas debido a la pandemia global, la situación política mundial… En este contexto tan convulso, las empresas se han adaptado, han orientando toda su estrategia para seguir prestando el mejor servicio posible a sus clientes, para mantener su competitividad y responder a las nuevas demandas; pero siempre priorizando su activo más valioso, sus empleados.
Los departamentos de RRHH han realizado un trabajo titánico para realizar cambios muy rápidos, recordamos ahora aquellos inicios con el confinamiento, distanciamiento social, cuarentenas, etc. que obligó a una transformación en la forma de trabajar y en la manera en la que nos relacionábamos con nuestros compañeros. Se tuvieron que adaptar los modelos y programas para los empleados, buscando responder en todo momento a ese “nuevo contexto” existente, caracterizado por un constante cambio. Y además, proporcionarles ayuda y herramientas para sobrellevar una situación que, en algunos casos, podía ser muy compleja.

Tras aquella adaptación a contrarreloj hace ya más de dos años muchas empresas aprendieron que era posible una nueva forma de trabajo, los equipos demostraron responsabilidad, productividad y agradecimiento a aquellas empresas que se movieron rápido para facilitarles al máximo su trabajo en esas nuevas circunstancias. Por ese motivo, ha sido posible la flexibilización de los modelos de trabajo: remoto o híbridos para la mayor parte de sus plantillas. El proceso para los equipos existentes estaba claro, pero surgió otro reto para muchas empresas que necesitaron contratar en aquella época y siguen haciéndolo ahora con trabajadores en formato remoto, pero… ¿cómo conseguir transmitir la cultura y valores de forma remota? ¿cómo hacer ese proceso de onboarding de nuevos empleados de forma exitosa?

Desgraciadamente la pandemia ha tenido muchas caras, y mientras ha golpeado con dureza a ciertas industrias y sectores, en otros ámbitos los niveles de trabajo, contratación y negocio se han mantenido o incluso han crecido de forma exponencial. Muchas empresas hemos tenido que realizar procesos de selección, contratación y onboarding 100% virtuales, en nuestro caso el 71% de las incorporaciones de los últimos dos años han sido en este formato.

¿Qué ha ocurrido con todos esos nuevos empleados que llegan a sus departamentos y comienzan a trabajar con un contacto físico muy reducido o incluso sin él con sus compañeros y responsables? ¿Cómo lograr ese engagement tan necesario para su desarrollo personal y profesional dentro de la compañía?

Lo cierto es que ya existían empresas, antes de la pandemia, que lo hacían, menos común en España que en otros mercados, pero estas compañías que ya tenían implementadas políticas de full remote o modelos híbridos para una parte de sus plantillas, por lo que, para algunas de las empresas, nos fue relativamente sencillo extenderlo, con algunas adaptaciones para contar con programas específicos y modelos avanzados de onboarding.

Porque es esencial entender que el proceso de acogida de un empleado va mucho más allá de un pack de bienvenida o de una reunión introductoria, aunque nos sorprendería conocer el número de empresas que no cuentan con estos “básicos” iniciales y son departamentos de administración o recepción los primeros puntos de contacto el día de la incorporación. Las empresas han de lograr que la nueva incorporación se integre en su equipo con naturalidad y autonomía, sintiéndose una parte importante y valorada, un desafío aún mayor cuando todo ese proceso se hace en remoto.

En nuestro caso ya contábamos con un proceso de Onboarding muy completo que contemplaba diferentes elementos que hemos conseguido adaptar a la nueva situación de forma rápida y sencilla. En este sentido, nuestra experiencia con el Programa “Buddy”, que ya llevábamos tiempo implementando antes de la pandemia, ha sido capital. Disponer de la figura de un compañero, normalmente de un área completamente diferente a la de la persona que se incorporaba, que te ofrece su ayuda y su apoyo, responde a tus cuestiones y te orienta en lo que necesites desde un enfoque más informal, es una de las medidas que los nuevos empleados nos trasladan como más gratificantes. Y por suerte, en el contexto de pandemia este programa ha encajado a la perfección y ha dado respuesta a una necesidad primordial: sentirse cerca y parte de algo. De forma virtual, el contacto con el “buddy” ha tenido un papel, si cabe, aún más relevante que antes.

Además de este programa, otras iniciativas complementarias de onboarding ya implementadas antes de la pandemia, como las reuniones personalizadas, han sido otra piedra angular. Poder participar, de forma telemática o presencial, en un conjunto de reuniones diseñadas para esas nuevas incorporaciones con los departamentos más relevantes de la empresa, con el equipo directivo y superiores –siempre acorde al rol de cada empleado- han ayudado a fortalecer la cercanía, establecer vínculos de engagement desde el principio y reforzar el papel de cada persona dentro de la organización. El nuevo empleado se ubica, se siente atendido, escuchado y percibe desde el principio que, su papel en la empresa es relevante ya que muchas personas invierten su tiempo en explicarle el funcionamiento de la compañía desde diferentes departamentos. Estas primeras semanas intensivas de formación y de relaciones con otras áreas nos han ayudado, además a retener el talento por varios motivos; uno es que desde el primer minuto las nuevas incorporaciones sienten que están en un sitio donde las personas importan y son lo primero, no solo para las áreas de RRHH sino también para el resto de la compañía. Por otro lado, conocen a hombres y mujeres de diferentes nacionalidades, que son sus compañeros en España, y les hace descubrir que los compromisos de diversidad que muchas empresas publicitan, en este caso, son reales.

En conclusión, desde los departamentos de RRHH es importante que sigamos trabajando en el engagement de los empleados desde el primer día, incluso diría desde el momento de la contratación, y apoyemos todas las iniciativas orientadas hacia la flexibilidad, la inclusión y la conciliación. Y lo más importante, esto no debe estar solo vinculado a la pandemia, tenemos que asumir que ha surgido una nueva realidad de trabajo que nuestros equipos necesitan y buscan y que todas aquellas empresas capaces de ofrecer una flexibilidad real y que los empleados de verdad perciban que son el centro de su empresa serán las que podrán seguir adelante, captar el mejor talento y evolucionar, porque sin sus equipos, las empresas no pueden existir.
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