Revista digital
TRIBUNA
abril 2005

Secretarias, empresa y formación

Carmen Mur,
consejera delegada de Manpower

 
Carmen MurEn España, la oferta de formación continua es extensa y completa, a pesar de lo cual no acaba de cuajar en el sector del secretariado.
En un país dominado por las pymes, en la gran mayoría de los casos esta situación no corresponde a un desinterés empresarial. Simplemente, muchas compañías no tienen la capacidad para dedicar grandes recursos a la inversión en formación continua de todo su personal, incluyendo el administrativo; si deben decidir qué parte de la plantilla elegir para adjudicar estos recursos, con toda probabilidad serán los departamentos dedicados a la producción y quizá gestión financiera los seleccionados.
Por otro lado, en comparación con otros países europeos, España utiliza un horario laboral extendido, tanto en número de horas reales de trabajo, como en su ubicación dentro del día. Es usual que los trabajos comiencen a las 9 o 9.30 de la mañana y finalicen entre 7 y 8 de la tarde, con un paro para comer en el mediodía que oscila entre una y tres horas. Horarios que no propician en absoluto la realización de cursos o cursillos de perfeccionamiento o aprendizaje de nuevos conocimientos.

Es cierto que, cada vez más, se establece cierta flexibilidad (una media hora, por regla general) para el momento de la entrada al trabajo, y algunas empresas permiten acortar el largo descanso del mediodía, con la contrapartida de salir también antes. Pero las secretarias, y muy particularmente las asistentes de dirección son a menudo rehenes de un horario laboral extendido. Los directivos a cuyas órdenes trabajan suelen comprometer la comida del mediodía con clientes o contactos; en muchas ocasiones, su horario sencillamente difiere del resto del personal, ya que prefieren aprovechar el relativo descanso de llamadas telefónicas o reuniones internas que se produce precisamente cuando llega el atardecer para despachar más tranquilamente la correspondencia, asuntos de última hora e instrucciones para el día siguiente con su secretaria personal.

El resultado es que, una vez la secretaria ha ganado el puesto de trabajo gracias a sus aptitudes y conocimientos actuales, al quedar desprovista de la posibilidad real de un aprendizaje continuado, poco más que aquello podrá aportar en el futuro a la empresa que le ha dado empleo.

La situación no deja de ser paradójica, porque existe una razón de peso para que el empresario desee– y se aproveche– de una formación continua para sus secretarias.

Tras la introducción de nuevas tecnologías en la oficina, la recomposición de las actividades del secretariado es un hecho. Ordenadores, centralitas inteligentes y otros avances han sobrepasado el nivel de “nuevo utillaje” para entrar en el de “nuevo entorno de trabajo”, cuya característica principal de identificación no es una mayor eficacia, sino su capacidad y realidad de constante transformación, traída por unos avances tecnológicos imparables. Y es precisamente esta característica, la de una transformación continuada, casi forzosa, una de las principales claves cuando el empresario planifica las inversiones en formación.

Paralelamente a esta renovación de funciones, se ha producido una renovación de las características de las secretarias que resulta digna de mención. Como es natural, a la reconfiguración del equipamiento ha correspondido la del aprendizaje que realizan –particularmente las especializadas en alta dirección– en el uso de esta nueva maquinaria, pero también en otras capacidades no expresadas de forma explícita y que, gradualmente, van formando parte consustancial de sus deberes. Hoy día, se esperan habilidades y capacidades muy distintas de estas profesionales que diez años atrás.

Esencialmente, este cambio se ha generado por dos causas.

Primera: las posibilidades de mejorar el nivel de rendimiento de cada nuevo instrumento de trabajo se multiplican y, consecuentemente, aparecen nuevas exigencias curriculares. Un ejemplo sería la creación de presentaciones audiovisuales Powerpoint, útiles para preparar la documentación de conferencias a nivel interno o ante clientes, distribuidores y otras audiencias. Las secretarias suelen hacerse responsables de estos documentos y, aparte del dominio técnico necesario para aplicar sonido, animación e introducción de vídeos a las diapositivas que producen, se espera de ellas una alta capacidad de síntesis y habilidad para un uso efectivo del diseño y el color.

La segunda causa tiene sus raíces en una expectativa de productividad. Liberada parcialmente de tareas rutinarias, la profesional actual se responsabiliza cada vez más de labores de coordinación y gestión (por ejemplo, el control de proveedores y la organización de algunos eventos). Así, la secretaria de alta dirección se ha convertido en realidad en una profesional multivalente.

La situación del mercado laboral también ha elevado en ocasiones el nivel de conocimientos del secretariado en general. Encontramos en la profesión a jóvenes que han cursado estudios de Derecho, Biología y una variedad de otras disciplinas.

La clase empresarial, como es lógico, puede congratularse de todo ello: dispone de profesionales más preparadas sin tener que realizar un esfuerzo extra. Sin embargo, la fácil disposición de este personal con capacidades superiores genera, con excesiva frecuencia, el escaso interés de muchas compañías en proporcionar los recursos para que las secretarias sigan aprendiendo los procedimientos y técnicas más punteras.

Sin embargo, no podemos olvidar que la constante transformación tecnológica a la que he aludido comportará nuevas necesidades de conocimiento. Ha llegado por tanto la hora de que tanto pequeñas y medianas como grandes empresas apuesten por una formación continua y de un más alto grado para estas profesionales. Tanto en este nivel, como en cualquier otro de la empresa, la inversión en formación es siempre una apuesta de futuro.
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