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TRIBUNA
octubre 2013

Necesitas una solución global de Recursos Humanos y no lo sabes

Alfonso Mazariegos,
consultor HR de Meta4

 
Alfonso MazariegosUn sistema global se convierte en nexo de unión entre todos los grupos de trabajo para agilizar la comunicación entre ellos
En muchos mercados, la crisis ha provocado que numerosas empresas cuyo ámbito hasta hace muy poco era local comiencen a buscar oportunidades de negocio alternativas fuera de sus países de origen. Estos procesos de expansión hacia nuevos mercados normalmente implican la apertura de delegaciones en las que, rápidamente se crea una área de capital humano que sirva de enlace entre el departamento corporativo y los empleados de la nueva sede. Si la aventura tiene éxito, la pequeña delegación empieza a crecer rápidamente junto con el departamento de Recursos Humanos, que comienza a verse desbordado.

Poco a poco la comunicación que en un primer momento es instantánea, pasa a ser semanal, mensual, semestral, anual… Y el departamento corporativo comienza a perder información progresivamente sobre la situación real de sus distintas delegaciones disponiendo en el mejor de los casos, de un reporte mensual. La gestión, que ante este escenario, se le plantea al departamento corporativo de Recursos Humanos, no resulta una tarea fácil. Lo que en un primer momento se plantea como una gran aventura en la que es necesario analizar el impacto cultural, necesidades de los desplazados, comunicación directa con el departamento de RRHH local, etc., rápidamente se convierte en un pequeño infierno en el que hay que cuadrar información de las distintas delegaciones, en formatos dispares y con una periodicidad que muy probablemente no coincida.

Si la situación descrita anteriormente le resulta familiar en su organización es un buen momento para plantearse adoptar una solución tecnológica que le permita gestionar globalmente a todos sus empleados, y que sea capaz de incorporar de manera ágil a todas sus filiales así como configurar de forma sencilla la gestión de nuevos países y asegurar la estandarización de los procesos de Recursos Humanos. Algunos de los puntos comunes a los que se enfrentan los departamentos de Recursos Humanos corporativos de las empresas multinacionales y que no tienen resuelta la gestión global de sus empleados son los siguientes:
  • Unificación de la estructura organizativa de la empresa en un único sistema. Conocer la estructura de toda la organización, las líneas de reporte, poder analizar el tamaño de una sucursal resulta imposible si no se dispone de un sistema unificado. Finalmente, las filiales se convierten en pequeños “reinos de taifas” opacos en cuanto a su organización para la empresa matriz.

  • Conocer cuánta gente trabaja para la compañía. Cuando los informes de headcount que reciben las empresas matrices son mensuales y no se explota la información online es muy probable que la información que se está manejando no sea real al cien por cien, si no una aproximación. La solución global permitiría además conocer los movimientos de empleados en tiempo real.

  • Obtener información actualizada. La empresa matriz no
    sólo necesita conocer en tiempo real el headcount de la organización sino también todo lo que tenga que ver con la gestión de los Recursos Humanos, los costes salariales, realizar análisis de la adecuación a puestos, potenciar y retener el talento… Con un sistema unificado todos los datos están disponibles y consolidados con un sólo click, y no depende de que el responsable de la delegación prepare un informe y lo remita a la central.

  • Unificar criterios de valoración de los empleados. El sistema global de Recursos Humanos permite que se pueda realizar un análisis comparativo de todos los empleados aplicando reglas comunes. Con él, no sólo se puede realizar la comparación, si no aplicar pautas diferenciadoras de acuerdo con la idiosincrasia de cada país con el que se esté trabajando.

  • Transmitir la cultura de la empresa mediante las políticas de RRHH. Un sistema global de RRHH, permite homogeneizar las políticas de Recursos Humanos en relación con la cultura de empresa, y que afecta a los procesos críticos de selección, evaluación, desarrollo y formación así como política retributiva.


    • Estos problemas corporativos tienen también su reflejo en la labor diaria de los departamentos de RRHH de las
    distintas filiales y en la ralentización de la operativa diaria de las compañías. Para subsanar estas dificultades, una solución de gestión global de Recursos Humanos facilita mucho su trabajo:
  • Ahorrar tiempo en la elaboración de los informes para la central. Dependiendo de la frecuencia con que se requieran, la oficina local puede estar destinando más tiempo a preparar estos documentos que a la gestión de los Recursos Humanos. De esta manera, los responsables locales pueden dedicarse a tareas más estratégicas.

  • Trabajar con una única herramienta en todos los ámbitos. No es extraña la situación en la que en las filiales se trabaja con una herramienta de RRHH al tiempo que se replica la información en la solución global. Con una solución única e integrada, esto se soluciona.

  • Tener en cuenta los requerimientos legales y culturales locales. Muchos proyectos de Recursos Humanos han fracasado cuando no se ha tenido en cuenta la casuística legal y cultural de un país. Por eso, muchos departamentos locales de RRHH prefieren el uso de una herramienta local, a una solución global que no les permita obtener un margen de maniobra. Por ello, resultará fundamental disponer de una herramienta global que les permita la implantación de políticas de Recursos Humanos comunes, adaptadas a las particularidades de cada región.

  • Agilizar la comunicación con la matriz. Cuanta menos comunicación existe entre los departamentos de Recursos Humanos locales con la matriz, menos claras son las directrices de trabajo y cultura corporativa, y más desviación existirá entre la forma y medición del trabajo de una localización a otra. Un sistema global se convierte en nexo de unión entre todos los grupos de trabajo para agilizar la comunicación entre ellos.

  • Conocer toda la organización. El departamento de Recursos Humanos de la filial necesita saber qué está pasando a nivel corporativo. De esta forma, podrán compartir procedimientos, cubrir vacantes, empleados y no quedarse aislado en su propia gestión.


    • Más allá de la reducción de costes que supone tener una solución unificada para toda la compañía, el principal beneficio que se obtiene es el ahorro de tiempo. Tiempo que antes se destinaba a la recogida de información de diversas fuentes, a su organización y transferencia, en el formato estipulado, desde el ámbito local al corporativo. Todo ese tiempo se puede dedicar a realizar el trabajo real de un departamento, que se traducirá en una mayor satisfacción por parte de los empleados y en un incremento de la productividad y eficacia de la compañía.
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