TRIBUNA
abril 2008

La estrategia de cambio con apoyo externo en los departamentos de Formación y Desarrollo

Nuria Torrijos,
responsable del departamento de Outsourcing de Overlap

 
Nuria Torrijos¿Qué significa outsourcing o apoyo externo en los departamentos de Formación y Desarrollo? Una de las definiciones más comunes es la gestión y ejecución diaria de una función empresarial por parte de una empresa especializada ajena a la primera; la subcontratación o “externalización” de servicios profesionales para satisfacer necesidades empresariales específicas como son la gestión de la formación, logística y administración. Esta subcontratación se caracteriza por la práctica de procesos ajenos al núcleo del negocio de la empresa en cuestión. La complejidad del mercado y la gestión de las organizaciones empresariales, unidos al incremento en las expectativas sobre los resultados a obtener y la reducción de recursos en los departamentos de Desarrollo y Formación, requieren nuevas formas de afrontar los procesos de negocio para conseguir una mayor eficiencia operativa y de costes.
La subcontratación de funciones se debe valorar como una herramienta de transformación operativa para los departamentos de Desarrollo y Formación. Ésta debería ser entendida como una ventaja estratégica en la que la empresa subcontratante consigue:

● Alinear estratégicamente la función del departamento de Desarrollo y Formación con los objetivos de la empresa, al destinar a los actuales profesionales a actividades de mayor impacto, alineación estratégica y, por lo tanto, mayor rentabilidad, tras ceder a la empresa subcontratada las tareas más operativas y administrativas.

● Incrementar la eficiencia financiera y operativa de las acciones formativas midiendo el impacto en el negocio en el momento requerido.

● Mantener una continua actualización tecnológica y de procesos, apoyada en el conocimiento y en la inversión de I+D+i de la empresa especializada que lo ejecuta.

● Realizar una gestión proactiva y flexible de los procesos de Desarrollo y Formación externalizados, utilizando el número de recursos necesarios en el momento necesario.

● Administrar los presupuestos asignados al área de Desarrollo y Formación con mayor eficiencia.

La empresa subcontratante puede requerir diferentes niveles de apoyo externo a su departamento de Desarrollo y Formación, o una combinación de varios, según el tipo de función a externalizar y dependiendo de la frecuencia de ejecución y de los conocimientos del profesional que lo ejecuta. Entre los posibles niveles de alcance en el apoyo externo al departamento de Desarrollo y Formación se encuentran:

● Nivel administrativo y/o logístico: realizar la tareas rutinarias de alta frecuencia en el tiempo del proyecto, de gestión de personas y participantes, call-center a usuarios, enviar mensajes de información y recordatorio por e-mail o sms, documentación de procesos, gestión de proveedores, gestión de herramientas tecnológicas de apoyo.

● Nivel táctico: llevar a la práctica los planes de desarrollo y formación, desarrollar un calendario, dinamizar las acciones formativas, tutorizar acciones e-learning, casos prácticos o planes de acción, implantar el programa de formadores internos para conseguir el objetivo marcado.

● Nivel estratégico: apoyar al equipo directivo de la organización con la evaluación de la función de formación y planificación estratégica del departamento, diseño y estructuración de universidades corporativas/escuelas comerciales y de management, detección de necesidades de desarrollo y formación, sistemas de medida del impacto de la formación, plan de comunicación y márketing, o estudios de benchmarking.

En el momento de la subcontratación de funciones, las compañías consideran cuatro criterios esenciales, de los que la reducción de costes no es el único que influye en la decisión del proveedor. El resultado de la evaluación ponderada, según las prioridades del proyecto de outsourcing de estos criterios, contribuirá a decidir cuál es la empresa subcontratada más adecuada. El proceso de outsourcing es visto como una estrategia de cambio, comienza por la definición de objetivos, pasa por el diseño del plan de acción y concluye con los retos que se deben enfrentar al implementar una incorporación/transformación como ésta. A ello se debe que el outsourcing de funciones en los procesos de desarrollo y formación sea ya una herramienta que facilita la gestión gerencial al permitir al departamento enfrentarse a los cambios, desarrollar procesos e implantar mejoras, en especial la actuación de la cadena de valor para el departamento en la empresa al posibilitar un mejor posicionamiento competitivo en los mercados.
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