Revista digital
TRIBUNA
diciembre 2022

Invertir en la experiencia del empleado en tiempos difíciles

João Carvalho,
Head Sur de Europa y África Francófona de SAP Concur

 
João CarvalhoLa satisfacción de los empleados beneficia a todas las áreas de la empresa, al igual que cada departamento tiene un papel en la mejora de la experiencia de las plantillas. Sin embargo, un área que se pasa por alto es la de la gestión de gastos, a pesar de su capacidad para mostrar la preocupación de las organizaciones por sus empleados y su voluntad de cuidar de su bienestar.
Con la crisis del coste de la vida que se está viviendo en toda Europa, la gestión de gastos está, cada vez más, bajo la lupa de los empleados, preocupados por sus finanzas. Apoyarlos mediante un proceso de gastos sencillo, reembolsos rápidos y políticas actualizadas puede ayudar a que se sientan más cuidados por sus empresas.

Un estudio de SAP Concur sobre la gestión de gastos y la experiencia de los empleados, revela que la mitad de los empleados en España, se preocupan porque sus jefes piensen mal de ellos si sus reclamaciones de gastos son elevadas y les preocupa tener problemas con la dirección si solicitan gastos de forma incorrecta.

Teniendo en cuenta estos retos hay cuatro pasos que los equipos de finanzas y de RRHH pueden seguir para mejorar los procesos y políticas de gastos y apoyar así a sus empleados en estos tiempos difíciles.

1. Utilizar tecnología como la IA y la automatización

Las preocupaciones de los empleados en torno a los procesos de gastos recaen en la presión que supone para ellos completar tareas manuales con las que no están familiarizados. Las tecnologías de automatización pueden ayudar a que los procesos sean eficientes y sencillos, logrando así una mejor experiencia y eficiencia de los empleados, además de aumentar su satisfacción.

El cambio a las herramientas digitales está en marcha, ya que el 58% de los responsables de finanzas y RR.HH. ya utilizan la IA para garantizar que todos losara garantizar el cumplimiento normativo y la optimizar la aplicación de la política. Sin esta tecnología, los equipos de finanzas y RRHH pasarían más tiempo buscando errores y comprobando el cumplimiento.


2. Pedir la opinión de los empleados

La forma en cómo las empresas responden a los retos de gestión de gastos puede ayudar a aumentar la satisfacción de los empleados y consolidar la retención del talento. Los empleados se involucran en el proceso de gastos de forma regular, por lo que los líderes empresariales deben entender cómo pueden mejorarlo solicitando opiniones. Es una forma de mejorar la satisfacción de los empleados, ya que puede ayudar a reducir el estrés en el lugar de trabajo. Solo con el hecho de hablar con los empleados, se conoce qué formación poner en marcha o qué políticas mejorar para que se sientan más a gusto con el proceso de gestión de gastos.


3. Políticas de gastos flexibles y sólidas

Las políticas de gastos deben ser claras y concretas. La versión dirigida a los empleados debe cubrir los aspectos básicos y no incluir ninguna jerga legal o corporativa, con todos los puntos expuestos claramente. También debe ser visible. Cuanto más fácil sea de entender y encontrar la política, más fácil será para los empleados seguirla y hacerla cumplir. Además, las empresas deben tener en cuenta que los tipos de gastos y los requisitos han cambiado en los últimos años con nuevas tendencias, como el incremento de trabajo a distancia.


4. Gestión del cambio digital

La tecnología, como la IA y la automatización, es crucial, pero debe combinarse con una cultura de transparencia y comunicación abierta para calmar la tensión y permitir a los empleados navegar fácilmente por el proceso de gastos, al tiempo que permite a los equipos de finanzas y RRHH administrarlos de manera eficiente.

Cualquier actualización que se haga de la política, debe comunicarse claramente para garantizar que llegue a todos los empleados. Explicar los motivos de los cambios en la política y cómo beneficia a todos los empleados, ayuda a su aceptación y cumplimiento. Es importante que haya una política a seguir, pero que los empleados en la compañía sean responsables ayuda a mantener la equidad en todos los ámbitos.

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