Revista digital
TRIBUNA
marzo 2022

El valor de aportar más flexibilidad al trabajo híbrido

Sandra Reíllo,
Employee Workflows Specialist de ServiceNow

 
Sandra ReílloAl mismo tiempo en el que la modalidad de trabajo híbrido se extiende en las empresas, estas se afanan en acelerar su digitalización para mejorar la productividad de los empleados, estén donde estén. Los acuerdos de trabajo flexible, aupados por la pandemia, están desembocando en una completa reinvención de la forma de trabajar, donde la experiencia del empleado es ahora la que dicta las prioridades en materia de gestión de personas. Dar al empleado la posibilidad de elegir dónde y cómo quiere trabajar en función de su confort y necesidades personales forman parte de esta tendencia.
El papel de la oficina está cambiando en tanto en cuanto el grueso de los empleados deja de acudir a diario para hacerlo sólo en reuniones importantes, o cuando la participación en un grupo de trabajo en modo presencial se considere que es especialmente enriquecedora para el objetivo buscado, convirtiendo la oficina en un espacio de colaboración y lluvia de ideas. Los empleados prefieren acceder al lugar de trabajo por estas razones, pero siempre y cuando la experiencia no les cause dificultades, estrés o frustración.

Bajo este entorno, la solución Workplace Service Delivery de ServiceNow se está convirtiendo en el aliado apropiado para dotar a las empresas de flexibilidad y seguridad sus entornos híbridos. Esto se debe a que facilitan funciones innovadoras en materia de gestión de servicios en los espacios de trabajo que, no solo optimizan la planificación de los activos inmobiliarios de las organizaciones, sino que proporcionan a los empleados una experiencia móvil más ágil y sencilla para reservar espacios, así como para acceder a los servicios y gestionar solicitudes internas.

En la era del trabajo híbrido, la oficina se convierte en un centro para reuniones, trabajos de grupo, eventos corporativos, y muchos de los encuentros congregan profesionales que provienen de diferentes localizaciones. Por eso, la nueva propuesta de ServiceNow incluye herramientas que permiten reservar fácilmente diferentes espacios a la vez desde un ordenador o dispositivo móvil. Adicionalmente, y teniendo en cuenta que, sobre todo en el caso de las grandes sedes corporativas, es importante poder reservar una sala ubicada en un lugar cómodo para todos los participantes, las nuevas opciones de reserva basadas en la proximidad ofrecen un mapa donde aparecen los diferentes espacios disponibles para poderlos reservar y compartir fácilmente su ubicación con los otros participantes.


Igualmente, teniendo en cuenta que el tradicional modelo de puestos fijos en la oficina está siendo suplantado por el concepto de desk hotelling (reserva de puestos con antelación), las últimas novedades de ServiceNow también simplifican el proceso de la reserva con un solo click. Así, tras seleccionar el tipo de recurso que el empleado necesita, sea este un escritorio, una sala para grupo o un espacio de otra índole previamente configurados, el sistema sugiere automáticamente una ubicación y el interesado simplemente la confirma sin tener que añadir información adicional.


Por otra parte, teniendo en cuenta que no todas las personas pueden estar familiarizadas con las instalaciones, las nuevas opciones de orientación móvil guían al empleado para que pueda moverse fácilmente y encontrar o reservar espacios, equipos y servicios mediante un plano interactivo.

La gestión de calendarios es a veces un trabajo en sí mismo. En este sentido, también existen funciones mejoradas que agilizan esta tarea permitiendo a los empleados añadir fácilmente las reservas realizadas en Workplace Service Delivery a su calendario.

En definitiva, la reinvención constante de las formas de trabajo expone a las empresas a la incertidumbre y les exige agilidad. Conforme surgen los retos y oportunidades de un lugar de trabajo en constante transformación, ServiceNow proporciona las soluciones necesarias para que las organizaciones puedan adaptarse ágilmente y dar cobertura a las necesidades de los empleados allí desde donde trabajen.

Un buen ejemplo de esto lo encontramos un año atrás, cuando las empresas necesitaban tener un sistema digital y ordenado de gestión de vuelta a la oficina, de manera que en todo momento quedase garantizada la seguridad de los trabajadores. Así, ServiceNow desarrolló el módulo Safe Workplace, de fácil implantación, que permite la gestión óptima de los requerimientos de salud y seguridad. Por ejemplo, permite a los gestores configurar con sencillez espacios de trabajo limpios, higiénicos y que respeten el distanciamiento social; establecer turnos de trabajo y configurar horarios de higienización; ver en tiempo real las reservas de los espacios y los máximos de personas permitidos, registros de higienización para auditorías, así como el inventario de material de protección personal. Más aún, la plataforma facilita herramientas a los gestores para evaluar el grado de preparación que un profesional tiene para volver a la oficina, así como dar facilidades automatizadas para que él mismo gestione sus vacunas.

Lo que está por venir, no lo sabemos aún. Pero operar en entornos ágiles de nube será un requisito ineludible si las empresas quieren adoptar una respuesta rápida.
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