Revista digital
TRIBUNA
mayo 2020

Comunicación interna en tiempos de Covid-19: Cómo mantenerse cerca estando separados

Pia Borges de Sanctis,
People Partner (HR BP) de Signaturit

 
Pia Borges de SanctisLa situación actual de Estado de Alarma ha obligado a la mayoría de de empresas al teletrabajo, pero 2 meses y medio después, nos preguntamos ¿cuándo terminará? ¿volveremos a la oficina? E incluso nos llegamos a plantear si este sistema podría prolongarse para siempre.
Para algunos de nosotros, la transición ha podido ser más suave al contar ya con trabajadores en remoto a tiempo completo o parcial, pero para otros compañeros y empresas, la situación se ha presentado como un desafío al no estar preparados para ser 100% digitales de la noche a la mañana.


Así en mayor o menor medida todos hemos tenido que adaptarnos al contexto actual, tratando de adelantarnos a lo que la compañía, los empleados y los clientes podían necesitar. Y para conseguir esto la comunicación interna resulta fundamental, pero ¿cómo mantenernos cerca cuando estamos más lejos que nunca?


Lo primero es lo primero: establecer el terreno

Para nosotros en Signaturit, los primeros días de teletrabajo los vivimos como una simple extensión de de nuestra "Política de trabajo desde casa". Sin embargo, sabíamos que por mucho que pareciera una simple prolongación, teníamos que pensar en cómo la situación afectaría nuestras dinámicas y las formas en que nos comunicamos, para tratar de mejorarlas desde el principio.


Lo ideal habría sido decir que lo teníamos todo controlado desde el principio, pero la verdad es que hemos estado aprendiendo de nuestros errores y también hemos mejorado en el camino, ¡y todavía lo estamos haciendo!


Sin embargo, una cosa que teníamos claro desde el principio fue que queríamos basar nuestra estrategia en el equilibrio entre la confianza y la comunicación activa. Partíamos de la confianza en el equipo ya que sabemos que nuestros empleados están comprometidos con los mismos objetivos de la empresa y son responsables de su propias tareas, y son activos para implementar las soluciones y métodos más adecuados para ellos.


Con respecto a la comunicación activa dado que la situación nos priva de esos momentos informales y naturales de compartir experiencias, alentamos a todo nuestro equipo a hacer un esfuerzo adicional y comunicar esos detalles que dan el contexto adecuado para comprender cómo van ellos y sus tareas, también como una forma de compartir las mejores prácticas, creando un ambiente de colaboración donde podemos crecer sin ego.


Como consecuencia directa de esto, cada empleado es aún más consciente de lo que se espera de ellos (definición de objetivos), cómo les va (retroalimentación continua) y qué proyectos se avecinan en el camino (liderazgo proactivo).


A nivel de equipo, las reuniones diarias han ganado más importancia, y además de mantener nuestras reuniones mensuales de toda la compañía, cada departamento todos los lunes envía en un email sus aspectos más destacados de la semana pasada y los principales objetivos de la actual.


Qué y cómo

Dependiendo de lo que se necesita comunicar, es aconsejable utilizar un canal u otro. Cuando se trata de comunicación informal, yo recomiendo un chat interno -slack-. Para una comunicación un poco más formal, los correos electrónicos y un software interno para empleados es la mejor elección. Y cuando se trata de más información oficial, como políticas de trabajo remoto y demás, utilizamos correos electrónicos certificados, la firma electrónica de documentos y sistemas de gestión de documentación legal.


Adaptación: conozca a su equipo

Cómo adaptar todo lo explicado a sus principios de comunicación y a sus equipos depende de cómo esté organizada una empresa.


Por ejemplo, en un entorno dinámico y joven, las redes sociales, los chats grupales y los memes divertidos pueden ser útiles; mientras que en un entorno intergeneracional de forma tradicional, las comunicaciones por correo, intranet y manager directo podrían funcionar mejor.


En este sentido, se vuelve más importante ver la dinámica de su equipo e identificar los canales de comunicación que tienen más probabilidades de acercarse a ellos.


Para esto, es muy importante aprovechar al máximo las herramientas de su empresa, adoptando sus funcionalidades y ventajas, e identificando si hay oportunidades para complementarlas con algún recurso popular.


Como ejemplo, uno de mis amigos me contaba cómo en su empresa, un centro de subcontratación con más de 4000 empleados de varias edades y de toda España, además de usar las herramientas de chat interno y videollamadas, intranet y estrategias de correo, ahora han adoptado grupos de Facebook como una forma efectiva de alcanzar e interactuar con sus empleados.


Otra compañía en la industria de Alimentos y Bebidas, con también más de 4000 empleados en España, decidió que su propia intranet y tableros de anuncios (físicos y digitales) serían los principales medios de comunicación, e incluyó cartas del CEO local y del CEO global sobre contexto delicado


Apuesta por tu gente

Confía en ellos. No solo cuando se trata de realizar sus tareas y alcanzar resultados, sino apostar por su responsabilidad para transmitir información: los managers tienen una conexión directa con sus equipos y pueden ayudar a la empresa a transmitir el mensaje. También es una buena idea, dependiendo del mensaje que necesita ser transmitido, confiar en esos "influenciadores" que también podrían ayudar mientras lo hacen.


Además, aliente sus comentarios, preguntas y comparta sus preocupaciones. En estas circunstancias inusuales, los asuntos no relacionados con el trabajo tendrán un impacto directo especial en sus empleados, así que trate de tenerlo en cuenta. Y nuevamente, confíe en sus Gerentes y Socios Comerciales de Recursos Humanos para comprender y encontrar juntos una solución.


A pesar de todo, establecer las reglas, la dinámica y las expectativas de sus estrategias de comunicación es lo que mantendrá a su equipo más cerca, impulsará la comunicación de una manera efectiva y hará posible responder a situaciones inesperadas que puedan surgir.


No existe una mágica fórmula, pero una combinación de hechos a tener en cuenta al planificar cómo comunicarse con su equipo, confiando en la comunicación diaria, la adaptación, el aprendizaje y la capacidad de cambiar cuándo algo podría mejorarse es lo que lo hará posible. para llegar a ellos y mantenerse cerca incluso cuando están físicamente separados.
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