TRIBUNA
febrero 2019

Onboarding, algo más que una buena acogida

Urszula Felba,
Business Consulting lead de Sopra HR Software

 
Urszula FelbaSi recorremos nuestra trayectoria profesional y pensamos en los cambios de trabajo, de puestos, de sedes... ¿Qué recuerdos nos traen? ¿Con qué tipo de onboarding nos hemos encontrado? ¿Y a cuántos de ellos les daríamos una nota excelente?
Obviamente, el proceso de “acogida” ha evolucionado mucho a lo largo de los últimos años. No obstante, aún queda mucho por perfeccionar. Ya son muchas las empresas que disponen de un onboarding mejorado, estandarizado, estructurado, y a menudo con el apoyo de una herramienta digital. Gracias a ello, las nuevas incorporaciones comienzan su aventura con un correcto proceso de acogida. Sin embargo, a menudo “el correcto” no es suficiente. Vivimos en la época de la lucha por el talento, de frecuentes cambios de trabajo, de altas expectativas por parte de los candidatos. Según los informes, el 25% de las nuevas incorporaciones se marchan a los tres meses de haber sido contratados, solo 24% de los nuevos empleados se sienten socializados con los compañeros de trabajo y aproximadamente el 80% de los trabajadores a nivel mundial no se siente comprometido con su empresa. Un proceso de onboarding excepcional, completo y bien adaptado a la organización puede dar unos resultados excelentes y mejorar estos datos. Crear un fuerte vínculo entre empresa y empleado a lo largo de los primeros meses reduce considerablemente la tasa de rotación, aumenta la satisfacción, la motivación y la confianza del trabajador, mejorando su rendimiento y fomentando su desarrollo profesional.

La introducción de un nuevo proceso de onboarding supone un cambio cultural para la empresa. Es por eso que primero debemos concienciar y preparar a la propia organización. El director general debe ser el principal patrocinador de la iniciativa y, junto con los managers, promover esta nueva práctica. La preparación, entre otros, consiste en concienciar a los empleados sobre la figura del buddy o mentor –un “ángel de la guarda”– que responde a las preguntas, comparte información, introduce los hábitos, la cultura y a los compañeros de la empresa. Otro proceso preparativo muy importante está relacionado con los responsables, ya que serán ellos los que guiarán al empleado a través de todo el proceso de onboarding marcando los hitos, los objetivos, observando y evaluando el desarrollo, recibiendo y proporcionando el feedback, detectando las necesidades formativas y actuando como guías. Para cumplirlo, el manager tiene que estar concienciado y preparado para su rol. La figura de RRHH también tiene una importancia alta ya que debe ir recogiendo el feedback durante el transcurso del tiempo para poder detectar los fallos, mejoras e ir perfeccionando el proceso en base a la información proporcionada por los nuevos empleados.

No hay que olvidar que el onboarding cuenta con las tres fases: pre-onboarding, onboarding y off-boarding y en cada una de ellas es importante distinguir y aplicar los aspectos organizacionales, funcionales, sociales y culturales. A menudo, el proceso empieza y termina centrándose solo en la parte organizacional. Tras proporcionar al empleado la información básica y necesaria relacionada con la administración y logística, algunas empresas finalizan el proceso. El segundo aspecto, funcional, es imprescindible para que el trabajador pueda rendir correctamente. Aquí se tiene en cuenta la formación y las reuniones periódicas con el responsable a lo largo de los meses, estableciendo y revisando los objetivos y proporcionando un feedback continuo. Respecto a la parte social, trata de conocer el equipo de trabajo, los compañeros de distintos departamentos y sedes, los clientes, los proveedores para ir socializándose, hacer amigos y desarrollar la red de contactos. La cuarta pieza, el onboarding cultural, deja asomarse a los nuevos empleados detrás de la cortina. El buddy o los compañeros les introducen en la cultura mostrando los valores y misión de la empresa de forma tangible, explicando las reglas, respondiendo a las preguntas e inquietudes, siendo su apoyo y fuente de confianza.

Por último, el onboarding no dura ni un día y ni una semana, ni se limita a un rápido recorrido por la empresa. Tratamos de personas que necesitan tiempo para adaptarse, entender la nueva empresa, su funcionamiento, cultura. Necesitan estar bien informados y guiados para ganar la confianza y motivación y poder rendir bien. Un onboarding excepcional puede durar incluso dos años marcando los típicos hitos de un día, una semana, uno a seis meses y uno o hasta dos años.

¿Es así como se realiza el proceso en mi empresa? ¿Qué mejoras podría aplicar? Merece la pena echar una pensada ya que un onboarding memorable es más que una acogida, es el comienzo de un compromiso y una experiencia única del empleado que debe marcar su trayectoria profesional
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